目录:
Kaitlyn Baker通过Unsplash.com
有时，在业务中，您简直无法避免写一封有坏消息的信。但是，您可以尝试以与收件人保持良好关系的方式写信，并以最简单的方式打破坏消息。您不想烧毁任何业务桥梁，因此写一封有效的坏消息确实对您有利。
写信时应重点关注的目标
- 最小化对关系的损害：坏消息不应定义关系。
- 说明这个决定是公正合理的：想象一下自己，然后尝试提供最好的解释。
- 清楚而坚定地指出坏消息：
- 开口应有一个缓冲器，以最大程度地减少对关系的损坏。使用正面的或中立的开口来保持信誉。
- 正文应包括帮助读者从您的角度看待它的原因。您想证明自己既公平又合理。对坏消息要清楚而坚定，但也要简短，积极和低调。
- 结束语应包含适当的善意姿态，并可能是解决读者问题的潜在方法。
坏消息商业信函示例#1
这封信直率而礼貌。作者提供了拒绝该职位的绝好理由，但也为以后的关系敞开了大门。最后，作者还提供了一种可能的解决方案。
坏消息商业信函示例#2
这份糟糕的通讯掩盖了霍奇斯女士订购的炒锅无法通过升级为更好，更大的炒锅获得的事实。同样，它的语气是如此积极，以至于读者可能不会意识到她订购的整套商品还没有按时到达，因为其中的两套将在以后到达。这份糟糕的时事通讯根本没有关注负面消息，而是以积极的方式传达了自己的信息。哈里·菲比（Harry Figby）还通过将即将进行的销售和活动告知霍奇斯女士，从而扩大了建立未来关系的机会。