如何向公司提出有效投诉：分步指南和示例信

撰写投诉信

当一家公司对我们的产品不满意时，我们所有人都会去过那里。购买有缺陷的产品，劣质产品或根本没有超出您的期望的物品应始终得到解决。有时，一家餐馆可能会为您提供您所期望的食物（不是头发，有人吗？）。

人们通常对产品或服务感到满意，但有时公司可以例外或完全让您失望。

收到有问题的产品或服务员的待遇不佳，应该引起注意！这样的问题可以很容易地解决-通过投诉信或电子邮件。

如何撰写措辞强烈的投诉信：摘要

这些步骤中的每一个都在下面完整描述。

脚步	你需要说什么	示例-产品
第1步：确保将其发送到正确的位置	部门和公司的地址在左侧。亲爱的先生/女士，您好！	亲爱的先生/女士或亲爱的布雷克先生/女士：
步骤2：以正确的语调开始信	您于_date_在_store_购买了产品。提供其他相关信息，例如参考代码，保修详细信息，保证和食品的有效期。	我最近于2020年9月12日在贝克斯巷的超级商店购买了尺寸为1.5mx 2m的柔和的薰衣草窗帘。窗帘的参考代码为338J。
步骤3：有效说明问题	产品或服务出了什么问题？要简短，准确和简洁。确切提到产品出了什么问题。	窗帘在外缝处有裂痕，这非常明显，并且无法固定而不损坏织物。
步骤4：提出解决方案	说明您希望如何解决该问题，请问该如何修改？可能是退款/维修/更换/服务/优惠券/免费产品的变更	为了解决这个问题，我想全额更换上述窗帘类型。
步骤5：随附或附加相关和必要的文件	您可能还提到其中包含相关文件，即：担保，收据	请在随附的收据中找到必要的详细信息和1年保修。
步骤6：设定时间限制	给出适当的响应时间。	如果您可以在6月6日到6月15日之间的任何时间发送替换邮件，我们将感到高兴。
步骤7：写出坚强的结局	最后，您希望他们能解决问题并退出。	我有最大的信心，您将寄出替代品并修正问题。此致….

如何撰写有效的投诉书

第1步：确保将其发送到正确的位置

您需要的第一件事是

您所在国家的公司总部地址，以及
您将其发送到的部门。

起初可能很难找到写信的地方，因为公司可能没有显示他们的基础非常有效的地方。您更有可能在以下位置找到他们的联系信息：

产品随附的保修或保证页面
他们的网站。单击包含相关信息的“联系我们”或“关于我们”链接
产品本身。食物和饮料通常在包装上有联系方式，因此请务必检查！您会惊讶地发现这些信息位于最容易的地方。

找到他们的地址后，请务必检查您将信件发送给的相关部门。对于诸如餐厅之类的小型服务，没有必要，而对于大功率公司（例如，Unilever或Pepsi），则需要一个部门。该公司将在其网站上指定将您的信函发送到何处，无论是技术，客户服务等。

步骤2：以正确的语调开始信

一旦找到了讨厌的地址并准备好发送，就可以开始写信了！

您需要做的第一件事是将发件人的地址放在右上角，而您的地址放在左上角。这是出于形式上的考虑，通常会给您的信件增添趣味。
接下来，如果您不知道客户服务代表是谁，请写信给尊敬的先生/女士。如果您要写信给经理或首席执行官，请写信给亲爱的先生/女士…..

然后，您开始写这封信的实际正文，这将成为所有阅读本书的人的关注中心！

首先说您在任何日期在任何商店购买了商品。对于食品，请注明有效期和商店代码。对于其他任何事情，这都是相关的。例如：我最近在2014年11月19日在超市购买了2升百事可乐Max瓶。该瓶的有效期为2014年11月30日，瓶颈上的代码为113A。
假设您一直期望那家公司和那一天的最高质量，那么您的期望就被削弱了，例如：我一直非常重视TechnoPC，并信任您的每一台笔记本电脑。我进入超级商店购买了具有相同期望的笔记本电脑，但我的笔记本电脑使用经验认为该说法不正确。

步骤3：有效说明问题

下一部分是最重要的，因为它准确提到了您使用产品或参加服务时发生的情况。

请说一下您打开包装时产品所处的状态以及它到底有什么问题。如果您无法确定内部出了什么问题，请说它无法正常工作，公司会对其进行调查，例如：我发现相机无法正常工作。每次打开相机电源，相机都会进入照相馆。这不允许我拍照，因为它只允许我进入画廊。
如果您在谈论服务，请说出您访问期间发生的情况，例如：当我以“ Lizze”的名义与美发师约会时，她花了30分钟与朋友交谈，而我最终等待了很长时间。很久！

传达正确音调的提示：

始终保持冷静。不要生气，您有权利去做，但是可以想象当天客户服务团队收到了多少投诉。读者可能会感到沮丧，对您感到恼火，然后将其丢弃，将其视为虚假或垃圾邮件。
保持简明扼要，不要用无关紧要的陈述来乱动您的信，例如说这是浪费金钱，您遭受了多少痛苦或它是什么不良产品。他们只是想知道什么地方出了错并解决，他们通常甚至连字母的一半都读不到，只读了关键句子。
说出产品或服务出了什么问题时，请尽可能准确。这将为公司节省大量时间。

如果您有任何投诉，请不要犹豫！那就是客户服务的目的。去吧！

步骤4：提出解决方案

在本节中，您将说出解决此问题要采取的措施。您可以向公司提出多种选择，包括：

产品退款
可用于其任何范围的代金券
要维修的产品
改变他们的服务，例如提供更多优质的食物，提高卫生水平或改变员工的态度。
食品券

示例：我想全额退款，因为我想购买备用相机。

假设您要再次购买该产品，将来会是什么样，例如：我希望其他客户不会再遇到此问题，并且我将始终从您的产品中获得最高质量。

步骤5：随附或附加相关和必要的文件

如果您想附上任何图片（特别是电子邮件），担保，保修页面或收据等参考页面，则需要在信中提及。

说有随附的保修/保证/收据。

例如： “请在附件中找到我的原始收据的副本，以及闹钟的保修页面和有关序列号的信息。”

如果您有损坏的产品要维修，请务必同时提及。

示例：请同时找到我在信中提到的故障相机。

步骤6：设定时间限制

为什么要设置时间限制？好吧，公司每天收到几十封信，即使不是几百封。可能需要6周到3个月的时间才能收到公司的答复，如果您要维修，则需要更长的时间。现在，这是一个漫长的等待！

由于积压，大多数公司会在您发送信件大约2周后查看您的信件。为避免他们将其扔到后燃炉上，可以在需要响应时设置时间范围。现在好极了。

示例：在8月16日至8月30日之间的任何时间，我希望您能尽快答复。这将不胜感激。

步骤7：写出坚强的结局

您可以通过说希望解决此问题来结束您的来信，如果您不知道他们的名字，请真诚地与您签名；如果您知道他们的名字，请真诚地与您签字。

示例：我希望这个问题能够得到解决，并且我完全有信心您将对此问题进行修正。

寄出您的来信，您应该在规定的时间内得到答复。

写投诉信的理由

许多人忽略了一种产品，因为它们根本不做任何事情而使他们失望。作为消费者，您有权要求退款或换货。撰写申诉信有效的一些原因如下：

如果产品线中有任何可能对他人造成更大危害的故障产品，将通知公司。通过与他们联系，他们可以了解故障原因并防止其再次发生。
公司不愿看到不满意的客户，因此您很有机会更换或退款产品。
对于饮料和食品，您可以免费获得优惠券，甚至免费获得产品，而不是替代产品！公司总是坚持这些以使您高兴。
餐馆或其他提供服务的公司可能会引起工作人员的注意，这些工作人员可能无法正常工作。
如果有什么不对劲，那就快点！您已为该产品或服务付款，因此您应该拥有高质量的产品。永远不要对此保持沉默，因为您将很快解决问题！

以下是对智能手机故障的投诉。

威廉，公共领域，通过Pixabay

智能手机故障的样本信

尊敬的先生/女士，

我最近于7月17日在伦敦贝克街的超级商店购买了三星Galaxy S5智能手机。保修有效期为一年，包装盒上的参考编号为SSF319。

智能手机出了故障，您的产品让我非常失望。智能手机始终显示菜单屏幕，但不允许我访问应用程序或打开新窗口。屏幕保持冻结在菜单屏幕上。

我要求您尽早在最好的时间范围内修理手机。

请随函附上手机随附的保修单以及商店购买时给我的收据。您将在这些文档中找到所有必需的参考代码。

我希望在7月27日至8月10日的时间内收到答复，我希望电话能够完全维修并正常运行。

我希望这种情况不会再次发生，也不会影响其他客户。如果问题得到解决，我将继续成为您的客户。我希望这个问题将得到解决，我对此充满信心。

此致，

苏珊·威尔斯（Susan Wells）

餐厅服务差的样本信

尊敬的先生/女士，

我写的是7月26日星期三在Taco Hut的令人失望的经历。作为你的常客，我很不高兴地说，我在你的餐厅最可怕的经历。

当我订购炸玉米饼时，工作人员完全无视我的订单，从而完全延迟了该过程！当我问他们可以点菜时，他们吃了，但是非常敏捷和粗鲁。一个叫“ Emma”的职员下了订单，但这不是我最初订购的。她不会改变顺序，我只能吃我最初不要求的食物！

我认为员工需要改变对客户的态度。我希望他们能正确地做他们的工作，并且友好和乐于助人。他们的活泼态度和“呃，另一个顾客”的态度应该消失了。一家成功的餐厅的唯一途径就是要有乐于助人的友好员工。

修改问题后，我将继续成为您的客户。如有更改，请通知我。

此致，

苏珊·威尔斯（Susan Wells）。

最好的投诉方式是：信件还是电子邮件？

很难决定是写电子邮件还是写信。两者都有优点和缺点，但是如果您手写手写字母，通常是首选。这是因为公司将更加重视您，并可以更快地将维修/更换邮件邮寄给您。

但是，某些公司（例如Apple）没有可写信给您进行维修的有效地址，因此您必须通过电子邮件将其发送给相关部门。