正确的商务电话礼仪技巧

了解如何在电话上变得专业。

您是否曾经打电话给公司或组织并不得不与非专业员工打交道？也许他们像您是朋友而不是有价值的客户一样与您交谈，或者让您搁置，再也没有回来完成通话。无论在什么情况下，都要面对一个专业的，没有良好电话习惯的人，这都是令人沮丧的经历。

另一方面，您可能是新员工，并且不确定在新工作中应如何接听电话。也许想到有人在您的办公桌前给您打电话会引起溃疡，而您只是想知道如何处理该电话。

以下提示应提供有关如何以专业方式接听电话的基本指南。无论您是保留它们作为自己的提醒，还是将它们作为微妙的提示发送给其他人，拥有一个游戏计划只要说出“ Hello”就不会有任何伤害。

1.张开嘴

在接听工作电话之前，您应该做的第一件事是确保您的嘴巴没有食物或饮料。我们都经历过噩梦般的电话，试图帮助我们的人听起来像是刚从三明治中咬了一口。尽量不要让别人经历那种经历。

如果可能，将零食或午餐保存在指定的休息时间，这样您就不必在接听电话之前将食物food在肚子里。如果您无法休息一下，请在接听电话之前确保已完全吞下食物。

2.为通话做好准备

您是否曾经打电话给某人并因为他们不准备帮助您而立即被搁置？这是令人沮丧的经历，因为我们总是希望一个人接听电话时做好准备。

准备帮助某人的最好方法是安排您的工作空间。请确保您有序且触手可及的所有必需论文。另外，请确保您的计算机屏幕在可见范围内，并且必要的计算机应用程序已启动并正在运行。

事先整理好材料可以节省您宝贵的时间，并让您在客户致电时立即帮助您。

3.限制分心和对话

如果您在工作中接听电话，则您的整个精力应该放在与您通话的人身上。如果您将注意力转移到周围的人和谈话上，则有可能错过一些可能需要帮助客户的重要细节。

如果您周围有什么事情必须参加，请礼貌地问电话上的那个人是否可以保留或您可以给他们打电话。当电话上的人仍然可以在电话上听到您的声音时，请避免开始边聊。它不仅令人困惑，而且很粗鲁。

4.思考时不要喧Make

这是我们许多人没有完全意识到的习惯。有一刻有人问一个问题，下一刻我们正在发出“嗯”的声音或在思考答案的同时单击我们的舌头。问题在于，噪声比我们想象的更容易听见。另一端的人被迫“听”我们的想法。

要避免的另一件事是在通话时嚼口香糖。虽然看起来很安静，但不难听到有人通过电话大力咀嚼和弹出口香糖。

5.使用正确的介绍

拿起电话的那一刻，您应该避免对自己是谁以及为客户可以做什么感到困惑。开场常常为通话进行打下基调。如果您的态度友好友好，乐于助人，通常人们会比您回答脾气暴躁时更愿意与您一起工作。

接听电话时，请尝试在简介中包括以下元素：

贵公司的名字
你的名字
您工作的部门
询问您如何提供帮助

这样，人们将大致了解与谁交谈以及是否需要转移。它还扩展了您准备好并愿意帮助他们的想法。

6.听您的来电

在工作中接听电话的很大一部分实际上是在听来电者对您说的话。在通话开始时花一点时间询问呼叫者的名字，并在对话中不时使用它。当他们告诉您时，这不仅表明您关注了您，而且还建立了您与客户之间的联系。

除了获得呼叫者的姓名之外，您还应该确定他们正在呼叫的问题。解决问题后，请务必询问您如何帮助他们解决问题。即使您认为您知道他们要说什么，也请确保在他们描述问题时不要切断客户。给他们一个发言的机会，然后制定解决方案。

7.使用“保持”按钮之前征求许可

不可避免的是会有电话打来，您必须让人们停下来尝试解决问题。只要以负责任的方式进行保留，就没有错。

您应该做的第一件事是询问呼叫者是否可以保留呼叫。通常，这也是一个很好的时间来解释为什么您需要额外的时间。在许多情况下，只要知道为什么会等待，人们就不介意等待。

要监视的另一件事是您的保持时间。在某些情况下，需要延长保持时间才能获得正确的答案。在这种情况下，请务必与客户联系，以使他们知道您仍在处理他们的问题，而您并没有忘记他们。您可能还想查看他们是否要继续保留或是否希望回叫。

8.转接电话时要小心

有时候，人们会错误地到达您的办公桌。如果最终需要转移呼叫，请准确告知呼叫者为什么您必须将其转移给其他人。如果您能够在不转移他人的情况下帮助该人，则一定要对电话承担责任并妥善处理。

如果需要转移呼叫，请确保为呼叫者提供转移到的分机，以防意外断开呼叫。另外，请确保您热转移呼叫，这意味着您将呼叫者介绍给接听呼叫的人。这样可以确保新呼叫开始时每个人都在同一页上。

9.提供适当的分辨率

在您的电话结束时，请确保已为呼叫者提供合理的解决方案，以解决呼叫者所遇到的问题。虽然并非总是可以取悦每个呼叫者，但请尽最大努力解释给出的解决方案以及可能有的其他选择。

不要仅仅给别人一个否定的答案，而是想办法您实际上可以帮助电话另一端的人。通常，当一个人意识到您仍在尽最大努力为他们寻找替代方案时，就会失去被拒绝的愤怒。

10.设定合理的时间范围

对于那些需要额外时间来研究此问题的情况，请确保让呼叫者知道您将要研究的内容以及需要多少时间来回叫。确保给您一个合理的时间表，以便您回电。如果客户必须先回电，通常情况会不太好。

要记住的重要一点是时间范围应该合理。如果您告诉某人，当您知道您的日程安排已满时，您会在24小时内回电，那么您稍后便会遇到困难。

11.微笑起来

完成所有其他操作后，感谢来电者给您打电话，以结束通话。这也可能是在对话中丢下他们的名字的另一个好时机。这将表明您不仅重视他们的业务，而且还重视整个客户。