NVQ 3级：在业务环境中生成文档

查看与创建高质量业务文档有关的策略和过程。

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本单元简介

这是3级的B组可选单元，有4个学分。候选人将具有与产生高质量文件的目的相关的透彻知识和动手能力。他们将需要知道组织/公司中有哪些可用资源以及如何使用它们，遵循所有政策和程序来生成文档，有效使用资源并遵守规范。

1.1给出可能为业务环境生成的不同类型文档的示例，并说明可以使用的不同样式。

在业务环境中可能会产生许多不同类型的文档。其中包括：传真文档，名片，备忘录，议程，会议记录，电子表格，分析图，数据表，信函，幻灯片等等。它们都有不同的目的和用途。

商业名片

这些用于向客户提供有关如何与公司联系的信息。它可以是小卡片。

传真文件

商业中使用的另一种文件类型是传真文件。这些在业务中非常有用，并且是传输文档的最快方法。这些是纸质格式，可以是彩色或黑白。

议程

议程告诉你将会发生什么。它们帮助人们变得井井有条，从而使他们确切地知道应该做什么以及将要发生的事情。这些文件在参加会议时为纸质格式，可以电子方式分发。

备忘

备注用于与组织进行非正式沟通，并且可以采用纸质或电子格式。

分钟

这些详细说明了会议的内容。这些可以用纸打印出来用于会议，也可以电子方式分发。

试算表

这些可以用于从统计到分析的各种目的。这些格式为电子格式，可以根据需要在同一本书中或不同页中进行管理。

分析图

这些可以是有助于监视性能统计信息的图形或图表。这些也是电子格式，需要时可以用纸打印出来。

数据表

这些表可以是word或excel格式。这些可以用于整理要在组织内或组织外传递的特定数据，也可以用于监视统计数据和性能。

字母

这些是所有部门出于各种目的用于不同类型通信的文档。信件有各种类型，正式，非正式，商务等。

幻灯片放映

这些是PowerPoint文档，用于会议中的演示目的。这些是电子格式，可以根据需要打印出来。

1.2给出示例并解释用于文本的不同格式。

保存文档时，可以设置文件名以及要在计算机上存储文件的位置。

您也可以更改文件格式。更改格式时，更改的是设计，布局或字体。它是完全不同的格式，而内容保持不变。

每个文字处理器都有自己的存储格式。许多文本文件使用纯文本（.txt），富文本格式（.rtf），Microsoft Word （.doc）和现在的.docx。 但是有一些以 Word 格式导入和导出的工具。

每个字处理程序包都可以读取RTF文件，并且它们的大小较小。

PDF是另一种不可编辑的便携式文件格式。但是，有一些可编辑的字段允许某些字段具有允许输入数据的文本框。可以将PDF文件转换为word并进行格式化，然后在必要时转换回PDF。但是，PDF始终用于不需要进一步编辑的成品文档。如果要将文档发送给不需要或不应编辑的其他文档，则最好以PDF格式发送。

1.3制作高质量且有吸引力的文档的目的和好处是什么？

您为组织生成的文档是组织的图像或表示。因此，它会自动使读者对组织的标准及其对客户的重视程度产生印象。高质量的文档在读者看来也不错，并且易于阅读和阅读。

高质量的文件吸引了客户和供应商，从而为组织增加了利润。它有助于改善各个领域并增加您所做工作的创造力，从而吸引客户。整洁的文档将对要求的内容进行逐步的说明或计划或统计，这将有助于识别，管理和监控风险。反过来，这将有助于组织关心客户并对其客户负责。

同样，文件的质量也反映了您的意愿。

2.1解释产生高质量和有吸引力的文档所需的不同资源。

您可能需要产生高质量和有吸引力的文档的资源是

用于生产

1.高品质的影印机和影印机用户，使您获得整洁清晰的打印效果

2.高品质的打印机，确保高质量的打印输出

3.扫描仪，使您能够以原始格式扫描文档。

4.用于处理和操作上述所有机器的计算机

5.高质量软件，例如用于文字处理的Microsoft Word

6.有能力或合格的打字员来制作文件，以便以所需的格式和布局准备文件

7.可能是整洁的外观的封面或装订

为了质量

1.图片使文档看起来更有吸引力，更友好

2.清晰易读的字体，每个人都可以轻松阅读

3.体面的字体大小，以便所有人都能阅读

4.布局简单，外观整洁舒适。

2.2您可以通过哪些方式使用不同的资源来生成高质量且有吸引力的文档？

通过使用高质量的纸张，高质量的激光打印机和良好的编辑软件，可以生成高质量且有吸引力的文档。

2.3描述可用于输入，格式化和编辑文本的不同类型的技术及其主要功能。

可用于输入，格式化和编辑文本的不同技术是：

• 带有显示器，键盘和鼠标的计算机或笔记本电脑
• 打印机，扫描仪
• 文字处理软件

将文本输入计算机（或以前是打字机）的正常或标准方式是通过键盘。根据您使用的设备，它可以是无线或有线键盘或触摸板。在键盘中，用户按下需要输入的每个字符的特定键，然后将其转移到设备上可用，已安装或正在使用的文字处理软件上。通常，大多数组织通常将Microsoft文字应用程序用于文字处理。

输入文本的另一种形式是通过扫描仪。扫描仪可以根据需要扫描为JPEG或PDF。在某些情况下，扫描的文档也可以转换为word并进行更改。有可用的软件可以实现此目的。

可用于输入文本的技术

键盘（和鼠标）用于手动输入文本。根据键盘操作员的技能，速度可能较慢和/或容易出错。这些都是通用的，通常随PC一起提供。

使用扫描仪扫描文档，然后使用光学字符识别软件将其转换为文本。转换的准确性取决于系统的质量。原始文档必须非常清晰且使用合适的字体。并非所有系统都可以处理原始图形。

可用于格式化和编辑文本的技术

可用的最简单的文本编辑器是记事本。它只能用于基本编辑。您不能使用太多时尚的字体或格式或插入字符。它基本上用于编辑和更正，并且与其他文字处理器相比，它的大小太小，因此不会在内存中占用太多空间。

当您需要时髦的样式和布局时，最好使用的字处理器将是Microsoft Word。它具有多种i内置功能，可以进行更高级别的编辑，更正和文本增强。它有无数的字体，布局，模板，功能，颜色等可供选择。由于这些优点，与所有记事本或字符一起保存时，与记事本或写字板相比，文件的大小相对较大。

其他软件（电子表格，数据库应用程序）用于文本和其他数据的排序。这些也用于统计和分析目的。

3.1同意文件制作的目的，内容，样式和截止日期有什么好处？

所有文件

• 写给特定的听众；
• 信息一致
• 文档中应具有易于访问，清晰，准确且可读的信息；
• 实际达到了目标受众。
• 应该准时到达目标受众

在编写文档或准备文档时，始终必须有一个目的。根据目的，文档还必须具有某种布局或样式，文档也将有最后期限。因此，必须考虑所有这些方面并与您的经理，组织或团队达成一致，以政策和程序为准。这将决定文档是否将完全复制组织的要求，并帮助您创建一个没有错误且与您的受众需求相一致的文档。因此，通过预先计划好所有这些，您可以按时完成准备文档，而浪费的时间和错误最少。

3.2描述组织文件所需内容的方式。

在开始处理文档之前，需要先了解一下

• 文件如何呈现
• 要包含的信息。
• 该文件适用于谁
• 文件可以多久
• 文件目的
• 需要什么格式
• 制定草稿
• 选择正确的语言（正式/非正式）

准备文档所需的所有信息均应使用清晰的文件名，资源列表或数据库安全地存储。最终文档的呈现和组织方式将取决于文档的用途，格式和内容。因此，必须与始发者达成协议并定期进行更新，以确保最终产品适合目的。子标题非常有用，因此很容易找到特定的信息点。

3.3描述整合和布置文本和非文本的方式。

文本和非文本可以轻松地与Microsoft Office Word集成。Microsoft Office word使您可以插入图片，图形，剪贴画和环绕文本，并且可以帮助您解决其不同功能以获得一致的格式。也可以使用多种不同的功能。此外，还有其他各种办公应用程序可帮助集成和布置文本和非文本，例如excel和PowerPoint，可帮助在电子表格和幻灯片中集成文本和非文本。请记住，无论使用哪种应用程序，都必须完成格式设置和其他过程，并记住输出文档的外观。

3.4您将如何检查完整的文档的准确性，例如拼写和语法，标点符号，正确性？你为什么要这样做？

大多数文字处理器都有拼写检查器。因此，当您在计算机中键入任何内容时，将不断对其进行拼写检查。拼写检查器并不完全准确，而且如果您键入一个不同的单词而不是所需的单词，则拼写检查器将无法识别它。您将需要一本字典。拼写检查器不会包含所有单词，因此在词典中需要新单词时，您总是需要添加新单词。也可以添加您反复使用但不在词典中使用的单词和名称，以防止始终进行拼写检查。

拼写检查完成后，也可以进行语法检查，尽管语法检查器不是那么好，并且不会挑选出所有语法错误。因此，即使在完成所有这些检查之后，最好还是自己阅读一两次，如果可以的话，最好让另一个有经验的人阅读，因为我们始终不会在自己的书面文档中看到所有错误。 。

由于文件是组织的形象，因此必须检查其准确性和正确性，并且它们必须是高标准的。它还可以帮助读者轻松地理解您要解释或呈现的内容。

有针对文档的数字和物理存储解决方案。

3.5说明为什么要安全地存储文档。提供有关如何执行此操作的示例。

必须按照组织的政策和程序安全，安全地存储重要或重要的重要文件。考虑到其机密性，它可以是数字存储或物理存储。数字存储可以是机构的服务器，驱动器或闪存驱动器，它们都是安全的。物理存储可以是文件柜。无论哪种方式，都将它们存储起来以备将来参考，因此很重要。还必须遵守《数据保护法》。

应存储文件和记录以符合法规，以确保所述文档/数据的安全，并且对于业务的平稳运行至关重要。信息必须安全地存储，因此未经相关许可，不得将其透露给第三方。这很重要，因为任何不安全的数据都可以在整个Internet上传播。另外，请确保保存您的工作并正确保护它。

另外，在断电或计算机崩溃的情况下，也应始终将所做的更改保存到您正在处理的文档，工程图或电子表格中，并尽可能多地保存。

如今，大多数企业都依赖电子数据，因此最好有一个好的备份解决方案。我们的组织每天晚上都将数据备份到其服务器，并在必要时将数据备份到外部媒体，以避免在不可避免的崩溃中丢失数据。

3.6准备文件时机密性和数据保护的目的是什么？

个人信息的发布可能会导致严重的后果。任何业务中最重要的方面可能就是数据保护和机密性。它有助于保存公司，其价值以及客户的信任。

3.7截止日期的目的和好处是什么？

重要的是要按时完成任务，因为这样可以节省时间，金钱和资源，而且我们一直想领先于竞争对手。

遵守最后期限的目的和好处是，您可以节省诸如削减成本之类的财务费用，并节省宝贵的时间。如果没有按时完成任务，那么您将花费更多的金钱来进行尚待完成的工作，这会影响整体营业额，从而极大地影响您的预算。

不按时完成任务也会间接影响其他各个相互联系的部门。例子可以是财务部门，工资部门和会计部门，并且可以确定所有其他已连接的部门。然后，它将影响组织的整体收入或利润，进而影响员工的薪水，加薪和奖金。