会见并欢迎访客：程序，目的和责任

当访客进入商业环境时，应该礼貌地欢迎和欢迎他们。

Helena Lopes在Unsplash上​​拍摄的照片

在业务环境中与访客/客户会面并打招呼时，您会在最初的几秒钟内留下良好的印象，这将产生长久的影响。

访客出于各种原因进入商业环境；他们可能是客户（现有的或新的），代表，供应商，业务伙伴，不同部门/地区/组织的人员等等。

与访客的第一接触点取决于组织的结构。办公室环境或工业环境可能会有一个接待区，接待处的行政人员将是第一联络点，而在零售环境中，任何员工都可能是第一联络点。

与顾客打招呼时，需要记住很多事情。如果您了解并充分了解业务实践，政策，法规，法规，最重要的是人际交往和沟通技巧，那么您将能够创造出第一印象。

此处的内容基于商务和管理部门的NVQ 2级单位，该单位的信用值为3。在商业环境中欢迎访客。

这个单元有两个部分。第一部分将根据候选人对会见和欢迎访客的程序的知识和理解进行评估，第二部分将根据候选人的表现进行评估；通过观察，个人陈述，证人证言等。这两个部分也可以通过提问和专业讨论进行评估。

1.了解会见和欢迎访客的程序

1.1。描述人们拜访企业的不同原因，他们的要求以及如何满足他们的需求

考虑到商业环境和商业类型，人们可以出于各种原因期望访客访问商业场所。组织有责任使访客感到宾至如归，满足他们的要求和需求，并向他们提供与访问有关的信息和服务。

人们可以访问营业场所的不同原因是：

• 有关产品和服务的查询
• 与员工讨论现有服务
• 投诉投诉
• 营销学
• 各种会议，包括董事会/委员会会议，严重关注会议，小组讨论等
• 代收货款
• 维修与保养
• 审核

访客访问企业的不同要求可以是：

• 提供正确的地址，包括邮政编码和地标（如果有）。
• 停车设施-确保在合理距离内有足够的停车位，并确保有为残疾人士分配的停车位
• 一些客户可能有特殊需求，因此，与组织期望必须配备的客户或访客类型有关的设施。
• 可见的标志可将游客引向正确的区域，而不会造成任何混乱。标志也必须是专业的。检查入口是否干净整洁，热情好客，并反映企业的性质。
• 确保接待区有人来迎接和欢迎访客，并确保有足够的座位，洗手间，小册子，期刊，杂志等。

满足访客访问企业需求的不同方式是：

• 始终在必要时通过路标和其他信息使接待区易于访问。
• 入口应整洁干净，因为它反映了组织的特征。
• 应提供所有基本必需品和设施-停车场，座位，卫生间，等候区的报纸/杂志，饮用水。
• 准备回答可能与业务相关的任何查询，并在可能的情况下提供传单/小册子或其他信息资源。
• 访客的可及区域必须遵守健康和安全标准。

1.2解释迅速和礼貌地与访客打交道的目的

当访客进入商业环境时，应该礼貌地欢迎和欢迎他们。如果组织提供餐饮服务，请询问他们是否想要一些东西，如果不是，您可以询问他们是否想要一些水。请尽快与每位访客打交道，并及时，礼貌地回应他们的询问。

有时接待区很忙，游客不得不等待一段时间。请确保对您的延迟表示歉意，并感谢他们的等待。

及时和礼貌地与访客打交道的目的是：

• 参观者将知道他们受到尊重，被给予重视，公司也认为他们很重要。
• 来访者将换来保持专业的态度和行为。
• 参观者将信任公司，并对组织有良好的评价和印象。
• 每个员工及其行为将反映该组织，因此及时而有礼貌的回应将给该组织留下良好的印象。
• 访客将向其他人推荐该组织并传播好词，并且将来还将使用该组织。

1.3解释呈现正面的自我和组织形象的目的

当访问者访问业务环境时，他们的第一个联系点将是接待人员（大多数组织都有）或至少是见面和问候的人。众所周知，第一印象总是会有所作为，因此给您和组织带来正面印象非常重要。穿得整整齐齐，展现自己。遵守组织的着装要求。微笑，保持眼神交流，倾听，保持积极主动，并尽最大努力帮助他们进行询问。

这样做的目的是：

• 在该特定时间点，您代表访问者的组织。因此，您的行为和方法将对整个组织产生影响。您和组织将根据您的方法和服务进行判断或评估。
• 它给访客带来一种自信的感觉。
• 参观者对该组织产生了积极的印象。
• 它有助于在组织及其客户和员工之间建立信任。
• 它吸引了优质的客户，这将改善组织的业务，从而增加组织的利润。

1.4说明与访客打交道时遵循健康，安全和保障程序的目的，包括自己的责任

每个组织都制定了各种健康和安全措施。员工必须始终负责任地遵守这些程序，包括与来访者打交道。

nioh.ac.za

遵循这些过程的目的是：

• 为了使组织及其环境成为更安全的访问和工作场所
• 使所有必需的急救设施都具有足够的需求。
• 防止员工和访客的健康风险。
• 确保在组织场所操作的机器和任何设备均可以安全使用。
• 在需要时帮助采取预防措施或制定应急计划。
• 记录和报告事故，伤害和任何其他健康与安全问题。
• 确保工作惯例是安全的，并已实施并遵守健康和安全措施。
• 地板，楼梯和其他区域必须安全使用

• 确认是否将危险材料（如果有的话）以安全的方式存放在安全的地方，并以安全的方式对其进行处理和使用，因为这些危险材料可能以多种方式造成伤害
• 确保访客可以进入和员工工作的区域有适当的通风
• 为了使工作区和探访区的温度保持在适当的水平，并保持卫生间，洗手间和洗手间的状况良好，以便游客能够毫无问题地使用它们
• 探访和工作区域必须没有易燃材料，爆炸性材料和其他有害放射性材料。

• 为了避免事故，必须将巨大的机械设备远离访问区域
• 警告标志需要放置在所需区域中。
• 确保没有拖线，并注意避免任何健康和安全风险
• 如果在工作场所使用任何设备，请接受适当的培训，并遵守组织的健康和安全政策以及事故程序。
• 确保已根据组织程序记录了访问者，以确保安全。

我希望您发现这里的信息有用且有趣。请不要犹豫，反馈并分享您的想法和经验。

谢谢您的光临。

利文斯塔。

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