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将外部数据集成到HRIS
本文提供了将外部数据集成到核心HRIS中的全面概述，此集成的机遇和挑战，并提供了计划集成时要牢记的最佳实践。尽管本主题适用于人力资源和人力资源数据的所有领域，但本文的主要重点是研究薪资调查和市场数据的集成。
人力资源信息系统（HRIS）定义为所有人力资源数据的记录系统。有效的HRIS为组织提供了管理常见人力资源活动的工作流的能力，例如招聘，入职，福利跟踪和报告（Celergo.com，2017）。人力资源的各种职能利用专门的系统来管理职能的日常工作并不少见。传统上，组织购买核心HRIS，该HRIS用作基础操作系统并存储诸如员工之类的HR数据：
- 名称
- 地址
- 社会安全号码
- 职位名称
- FLSA状态等
一旦建立了核心系统，组织通常会发现需要附加其他系统来适应不断增长的业务需求。在理想环境中，可以通过购买和实施核心系统的模块来满足HR功能的其他需求。在某些情况下，核心系统的附加组件无法充分支持业务流程。在这些情况下，必须决定更改组织流程，购买支持当前业务流程的其他软件，或者开发完全定制的本地系统。 HRIS专家越来越需要集成各种人力资源系统（Kavanagh和Johnson，2018）。除了系统集成之外，还可能需要HRIS专家将数据元素集成到系统中，以帮助组织领导者做出决策。
综合信息系统
Kavanagh和Johnson（2015）将集成信息系统定义为“基于通用平台构建的系统，该系统允许在多个应用程序中使用单个数据实例，并在系统之间无缝地传输数据”（第165页）。最少地，数据集成涉及在两个系统中链接信息，但是业务需求可能需要两个以上的链接。集成通常涉及在一个系统中链接事务操作，从而启动后续系统中的某些操作。这方面的一个示例是链接到多个系统的申请人跟踪系统（ATS）。为了举例说明，一旦候选人被选中并确认，ATS触发进入薪资系统的输入，工资系统触发进入时间和考勤系统的输入，并提醒徽章处理部门新员工正在上岗，并且应该创建徽章，以便该员工可以在时钟上刷卡和刷卡。在此示例中，数据无缝传输，而无需在ATS中的初始触发条件下进行额外的人工干预。这种类型的工作流支持使HR专业人员免去了许多传统上属于HR功能的交易和行政职责，并使HR成为战略业务合作伙伴并支持组织决策的能力。数据可以无缝传输，无需在ATS中的初始触发条件下进行额外的人工干预。这种类型的工作流支持使HR专业人员免去了许多传统上属于HR功能的交易和行政职责，并使HR成为战略业务合作伙伴并支持组织决策的能力。数据可以无缝传输，无需在ATS中的初始触发条件下进行额外的人工干预。这种类型的工作流支持使HR专业人员免去了许多传统上属于HR功能的交易和行政职责，并使HR成为战略业务合作伙伴并支持组织决策的能力。
通过集成系统和其他数据，HRIS专家具有创建和产生有意义的指标并提供全面决策支持的潜力。通过整合薪酬，劳动力市场和填写招聘活动数据的时间，人力资源部可能能够确定可采取的措施，以改善招聘和/或薪酬管理。为了帮助说明这一点，提供了以下护士招聘示例：
护士招聘示例
ABC Medical Center填补职位空缺的总体平均时间为40天。但是，担任护理职位的平均时间为70天。有人可能会说，由于护理不足，导致填补数字的时间更长。但是，通过组合数据，熟练的HRIS专业人员发现，当招聘人员使用市场参考薪水的75％做广告空缺时，填补的时间缩短至50天…
…与采用公司薪酬标准原则的时间相比，平均需要80天才能完成。有了这些信息，管理层可以决定更改与护士有关的ABC Medical Center的赔偿原则。在这个简单的示例中，数据是从核心HRIS，ATS和劳动力市场中提取的，并用于做出影响组织预算的决策。数据集成使组织能够了解不断变化的条件并随时间（或立即）意识到其影响，以影响变化。
数据整合的好处
组织选择将外部数据与核心HRIS集成的原因有很多。如上面的示例中所述，集成数据使领导者能够及时获得分析以及临时报告。通过集成数据集，HRIS在提供一站式商店报告功能方面创造了价值。就薪酬计划而言，集成系统可以包括基于位置的绩效准则，并在基于绩效评级的适当薪资范围内。通过这种方式，数据集成消除了管理人员解释复杂矩阵的需要，并减少了基于手动计算和策略解释的错误可能性。另外，没有利用集成的实时系统执行的补偿计划既费时又昂贵。在2002年的HR自助服务调查中，Cedar Group估计在北美，使用自动薪酬计划系统，公司每笔平均交易可节省5.29美元（Wright，2004年）。如果这个数字是正确的，那么即使是中小型公司也可以从集成数据和自动化薪酬计划中受益，以创建这种经理自助服务应用程序。
集成的HRIS还提供无忧的联邦报告合规性。对于需要每年报告数据的组织，数据收集工作可能是乏味且耗时的。例如，可以轻松地使用一个跟踪所需培训的集成系统来创建标准的联合委员会报告。EEO-1和Vets-100报告也是如此。除了计划的合规性之外，集成系统还使组织可以对审核员进行及时响应，并生成数据以进行自我审核。通过使员工将自己的数据提交到HRIS，集成来自基于Web的员工自助服务平台的数据还可以提高效率并减少错误。
要考虑的挑战
集成外部数据并非全部都是积极的，并且肯定会给组织带来一系列挑战。集成数据和系统的成本很高，而且通常需要变通办法或补丁来提供可用于决策支持的数据。如果组织希望将本地系统与供应商系统集成在一起或要整合两个或多个供应商系统，则需要具有协议和编程语言技术知识的HRIS专家，以便在系统之间共享数据（Kavanagh and Johnson，2018）。如果该程序员当前不属于组织员工，则HRIS负责人将不得不为增加职位预算。尽管高度集成的HRIS可以通过使用申请人，员工和经理自助服务来提高效率，有人认为，这些系统可能会将工作从人力资源转移到经理和员工，从而使直线经理和直线员工超负荷。这对降低组织的整体生产率具有长期影响。认为自己在决策中需要更多支持的员工可能无法很好地接受福利体系（Stone等，2015）。此外，有些员工可能不习惯使用技术，并且可能更喜欢纸质表格而不是计算机输入。一些员工可能不习惯使用技术，并且可能更喜欢纸质表格而不是计算机输入。一些员工可能不习惯使用技术，并且可能更喜欢纸质表格而不是计算机输入。
应考虑的另一个主要挑战是系统灵活性-这对于数据集成的成功至关重要。在补偿自动化的示例中，补偿计划会随时间变化，因此HRIS必须能够跟上这些变化。更改可能包括资格，业务规则（例如：最小和最大增加额），预算，准则，访问日期，计算结果，甚至是屏幕演示。需要增加或删除基本工资组成部分，奖金计划或股票计划，以为典型的计划变更提供灵活性（Wright，2004年）。系统还必须提供必要的灵活性，以适应不断变化的合规性相关需求。例如，豁免员工和非豁免员工的薪酬计划可能遵循不同的准则。薪酬数据集成还可以为管理人员提供标记，以指示潜在的合规性问题，例如，当女性和少数员工的工资低于合格的男性和多数员工时，这些指标就可以使用。此类标记的实现可能会很复杂，因为它要求系统从多个不同的系统中提取数据（核心HRIS，ATS，薪水市场数据），应用计算（根据时薪或年薪计算的薪资比率，取决于FLSA的状态），并根据企业对需要复核的项目的定义来向管理者输出指标或标志（Wright 2004）。此类标记的实现可能会很复杂，因为它要求系统从多个不同的系统中提取数据（核心HRIS，ATS，薪水市场数据），应用计算（根据时薪或年薪计算的薪资比率，取决于FLSA的状态），并根据企业对需要复核的项目的定义来向管理者输出指标或标志（Wright 2004）。此类标记的实现可能会很复杂，因为它要求系统从多个不同的系统中提取数据（核心HRIS，ATS，薪水市场数据），应用计算（根据时薪或年薪计算的薪资比率，取决于FLSA的状态），并根据企业对需要复核的项目的定义来向管理者输出指标或标志（Wright 2004）。
整合资料的最佳作法
Wright（2004）提供了八个建议，以在整合数据并将其用于自动化薪酬计划时观察。这些建议适用于人力资源部门，HRIS专家应注意这些建议。
- 彻底计划。数据集成不应是一时的决定或事后的决定。必须映射链接中涉及的所有系统的数据，以确保数据集兼容进行传输。
- 随着时间的流逝，功能应逐步实施。建议组织不要试图做得太快。通过分阶段实施，组织为自己提供了应对挑战并在需要时重定向资源的机会。
- 重要的是研究并遵守特定于行业的最佳实践。医疗机构的需求可能与制造商的需求有很大不同。目前还没有一种万能的解决方案可以满足数据集成需求，HRIS专家在开始项目时应意识到这一点。
- 人力资源部门应检查业务规则例外的发生频率，以确定是否应将新集成的系统配置为容纳例外。
- 组织应考虑基于四舍五入的计算的含义。该技巧特定于补偿数据，但需要考虑的重要因素。如果四舍五入，可能会以意想不到的方式影响预算并破坏预算预测。这似乎是一个小问题，但是随着时间的流逝，它可能会变得昂贵。
- 验证核心HRIS中所需的数据，并计划必要的时间以实施计划的数据清理。
- Wright强调必须先进行任何系统修改，然后再进行测试。重要的是，在系统中测试所有可能的场景，以确保安全性完整并且集成系统按预期运行。
- 最后，第八项建议是计划变更管理沟通。据说HRIS实施失败的原因不是因为硬件或软件问题，而是因为变更领导者以及与变更相关的人员和组织问题（Kavanagh和Johnson，2015）。
总之，整合外部数据有很多好处。数据集成可提供更好的决策支持和metrix。尽管最终实现了效率，但HRIS专家必须考虑与数据集成相关的初始成本。此外，某些员工和经理可能无法利用集成数据所依赖的自助服务功能。如果领导者采用有效的变更管理方法并相应地计划资源，则数据集成将可能对人力资源职能和整个企业产生积极影响。
资料来源：
HRIS与全球薪资的集成-成功的四个关键。（2017年10月6日）。于2018年2月24日从http://celergo.com/hris-integration-global-payroll-success/检索
密西根州卡瓦那（Kavanagh，MJ）和RD约翰逊（Johnson）（2018）。人力资源信息系统（第四版）。加利福尼亚州洛杉矶：Sage。
Stone，DL，Deadrick，DL，Lukaszewski，KM，&Johnson，R.（2015年）。技术对人力资源管理未来的影响。人力资源管理评论，第25期（《人力资源管理：过去，现在和将来-第2卷》），第216-231页。doi：10.1016 / j.hrmr.2015.01.002
Wright，A。（2004）。不要少花钱：全球补偿计划需要全球补偿工具。员工福利计划审查，58（9），14。
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