如何为您的业务制定政策和程序

这是有关如何为您的工作场所编写政策和程序的指南。

戴维·利佛摩

什么是政策和程序？

那么什么是政策和程序？简而言之，它是有关如何在组织中执行某些操作的分步说明。它可能是通用的，类似于所有员工的期望，也可能是如何完成特定的工作任务。无论哪种方式，政策和程序都可以将这些想法记在纸上，以供所有人查看和遵循。

本文将介绍以下内容：

• 政策和程序应包括的内容
• 如何格式化政策和程序。
• 一个例子
• 提示
• 使用政策和程序的利弊。

包括在政策和程序中的内容

以下是每个政策和程序中需要的内容。

• 标头-应包括您的组织，部门等的名称。这将标识该过程的目标人员。
• 标题-过程的标题。尽量不要过长。使其易于记忆和参考。
• 程序编号-也方便参考。这样可以使过程在书籍，资料夹，在线数据库等中按特定顺序排列。不仅它们应按数字顺序排列，而且过程编号之间应有相等的间距（即100、105、110等）。
• 生效日期-该程序首次生效的日期。在尝试为某个工作任务建立时间表时可能很重要。
• 修改日期-如果在某一时刻对程序进行了更改，则需要将该日期更改为修改程序的日期。这样可以使每个人都及时了解最新更改。
• 审查日期-如果对程序进行了审查以查看是否需要进行任何更改，则该日期需要更改。没做任何更改都没有关系，应将此日期更改为上次查看的日期。
• 授权人-授权发布政策和程序的人的姓名。这将是部门主管或主管。
• 政策-这应该涉及谁，什么，何时，何地，为什么以及如何进行。但是，这部分应该简短。最多应该概述该政策为何有效。
• 指令-如果必须执行某项操作，或者如果该人必须遵循总体指示，则应在指令中。除非有必须立即注意到的关键问题，否则不要包括在内。
• 程序-这将是您大部分的政策和程序。它提供了有关如何完成政策要求的详细步骤。
• 页码-每页上应该有一个页码。
• 页面标题-页面标题应包含策略和过程的标题和过程编号。
• 首字母缩写-这应该是最后一位审核政策和程序的人的缩写。还应包括上次审核的日期。
• 示例-这些示例将位于没有标题，页码等的单独页面上。这些示例是过程中重要步骤所描述的示例。

如何格式化政策和程序

编写策略和过程时有一些基本规则：

• 字体-字体应该是一种常用和公认的字体，但并不被认为是不专业的。例如，Comic Sans是一种非专业的字体。
• 字体大小-最多不要在整个过程中使用较大的字体大小。程序之间应始终保持一致。
• 颜色-颜色并不是必须的。该过程应该在带有黑色字体的白色背景上。但是，可以在示例中使用颜色。
• 间距-过程部分应适当隔开以便于阅读。如果步骤之间没有空格，那么当有人阅读该策略时，文本将一起运行。
• 边距-应按照组织中其他文档的标准使用边距。这使用户更倾向于阅读和使用该程序。

以下是我上面列出的每个类别的推荐样式要求。

• 标头-标头应始终为居中，粗体，所有大写字母并在策略的最顶部。与其他政策和程序相比，该字体还应具有最大的字体。
• 标题和程序号-两者都应在同一行上，因为它们均在策略和程序中用作参考。它们的大小可以相同或略小于标题，但应为粗体，并且也应使用大写字母。标题应该在最左边，过程号在最右边。
• 有效日期，修订日期和审阅日期-我已经以多种方式看到了这些内容。有时它们在自己的列中，而另一些时候，我在自己的行中看到它们。这是个人喜好，但它们应始终位于标题下方，并使用小字体。就像前面的类别一样，这些类别应以粗体大写。
• 授权人-这可以是策略和过程上部的最后一行。该文档应在文档的最左侧以粗体，大写形式显示。
• 政策-应该有一些指示政策从这一点开始。通常，您可以在所有大写字母和粗体字中加上“ policy”一词，而对策略本身不加粗体或大写。您还将需要证明文档中的文本是否合理。
• 指令-这是您通常希望脱颖而出的内容，因此将以粗体显示并以大写字母显示。证明该段落的合理性，以便在政策和程序上看起来不错。
• 程序-这是最难解释的部分，因为它是如此详细。基本上，您将希望尽可能地将步骤分开。您不需要信息的段落，而是希望简单地跟随文本。因此，通过在不同的缩进中使用不同种类的列表，可以尽可能地分解。例如，A.1.ia，每个缩进与之前的缩进不同。但是，当移动到“ B”时，它必须与之前的“ A”具有相同的缩进。下面的示例将显示一个真实的示例。
• 页码-应该在文档的页脚中居中。输入每页的编号，或显示当前页面和总页数（即第1页，共2页）。第一页上不必有页码。
• 页眉-第一页之后的每个后续页上的页眉应与标题相同，并且过程号在第一页上。
• 首字母缩写-在每个程序的最后，审阅/修订程序的人员应包括其姓名缩写和上次审阅/修订程序的日期。
• 示例-这些与编写的过程是分开的。它们可以包括程序的屏幕截图，要查看的表等。在过程的相关点上，应引用示例（即示例A）。然后，在每个示例的右上角，应引用一个示例。

用于政策和程序的最佳字体

我推荐四种字体：

1. Arial-该字体被认为是大多数文档的行业标准。许多计算机默认使用此字体，并且易于阅读。这种字体绝对不会出错。
2. Times New Roman-另一个行业标准。它也用作某些计算机程序的默认字体。有人认为这是第一代计算机用户认可的旧样式。
3. Calibri-为了更柔和的方法，可以使用此字体。它很容易使人眼神，并使文档的外观变得平滑。由于策略和过程可能无聊的读写，这可能是使用更好的字体之一。
4. 格鲁吉亚-这是一种不常用的字体，但是可以跳出来向您显示。我认为这是Arial和Times New Roman之间的交叉。

我不会使用任何难以阅读或看起来不专业的内容。如果使用了非专业的字体，没有人会认真对待政策和程序。

下图显示了所有使用的四种字体。

上面提到的字体示例。

戴维·利佛摩

政策和程序的示例。

戴维·利佛摩

上述策略和过程示例中使用的格式

该表涵盖了我在以上示例中使用的格式。除非另有说明，否则使用的字体为Arial，默认为let侧的文本。

类别	格式
标头	14点，大胆，中间
标题	14点，加粗
程序编号	14点，加粗
日期	12点，大胆，中间
被授权于	12点，大胆，中间
政策	12点，“政策”大胆，合理
指示	12点，加粗，合理
程序	12点，合理
页码	10点，中心
页面标题	12点，加粗
首字母缩写	12点

有关政策和程序的提示

以下是有关政策和程序的一些一般性提示。

• 经常检查程序。仅仅因为您编写过程并不意味着它已经完成。您需要定期返回并检查您的程序是否有任何更改。有些人建议每隔几年对它们进行一次检查，但如果可能的话，我希望每年对其进行检查。此外，当组织中确实发生影响流程的更改时，应立即更改策略和流程。
• 在使程序可用之前，请对其进行审核。有一些人检查该程序以验证它是否有意义。在此过程中包括新员工和有经验的员工。他们可以提供您可能没有想到的信息。如果您有一个定期审查程序的委员会，那就更好了。
• 让所有人确认一旦发布该程序，便会对其进行审核。一旦完成编写或修改程序，我便将其全部发送给我的所有员工。他们在审核时签名并注明日期。我还向工作人员发送电子邮件，以告知对政策和程序所做的更改。这样，我就有了通知所有人的文档。在大型组织中，这应该由团队或部门级别的主管来处理。
• 制定目录。如果最终制定了很多策略和过程，请制定目录以方便查找特定策略。
• 在程序中留出一些摆动的空间。不应期望员工遵循这封信的政策和程序。它应该作为完成工作的指南。只要没有犯任何错误且没有违反法律，那么遵循某个程序时就可以留有余地。
• 保持过程尽可能短。不要包括所有可能出现的情况。如果某件事每年发生一次，为什么要制定一个程序？最好在备忘录或电子邮件中提供。
• 确认您没有违反程序中的任何规则或法律。在大型组织中，您可能必须验证自己在制定程序时没有对雇主或雇员造成伤害。如有必要，请在程序的政策部分中包括制定政策和程序的法律依据。
• 去谷歌上查询。在开始编写策略之前，请在线搜索以查看是否有其他组织编写了类似的策略。不要窃程序。相反，只需阅读一下，然后根据所发现的想法创建您的想法即可。

使用政策和程序的优点

以下是制定政策和程序的优点：

• 允许以统一的方式处理事务。如果没有适当的政策和程序，人们可能会以自己想要的方式做事。他们可能会犯错误或导致流程错误。政策和程序解决了这个问题。
• 它消除了员工不断问的问题。作为主管，我不断收到员工的提问。现在我们的政策和程序已完全更新，我可以将它们指向回答他们问题的程序。但是，有时需要澄清程序。
• 政策和程序要求员工负责。如果正确完成，使用策略和程序可以使您的员工达到特定的标准。有人不能说他们不知道某事，或者没有东西可供他们参考。通过政策和程序，它可以使员工了解他们的期望。
• 非常适合培训新员工。当我收到新员工时，我会在一两天内与他们紧密合作。我向他们展示了大部分工作，但后来我走了。我留给他们的一件事是政策和程序。当他们有问题时，我将其引导至该过程。他们了解工作以及如果有疑问可以去哪里。另外，这使我有空去做自己的工作。
• 它可以设定目标。以书面形式承担工作职责的最大好处是，它可以为您的员工设定目标。该程序可以概述必须执行的操作以及何时必须卧床不起。员工可以将其视为自己的目标，以促进，赚取加薪等。

使用政策和程序的弊端

以下是制定政策和程序时的弊端：

• 它扼杀了创造力。员工觉得自己在决策中没有自由。如果他们认为自己总是必须遵循既定的程序，他们就不会开箱即用，也不会找到新的创造性解决方案。我总是告诉我的员工，程序只不过是指导原则，而不是一成不变的规则。只要您成功地达到了目标，那没关系。
• 需要不断更新，这可能很耗时。每当发生任何变化时，都必须重新制定策略进行修改。当出现新的工作职责时，某人必须写下如何做的程序。这是一个非常耗时的过程。每周我都会处理更新，检查或计划如何更新策略和程序。
• 它会阻碍组织的成长。许多员工都回过头来，说“总是以这种方式做完了，为什么要改变它呢？”。这与阻止某人的创造力不同。相反，如果某人拥有说明某些事情总是以某种方式完成的文档，则策略和过程可以阻止组织中的更改。
• 员工可以以多种方式解释程序中的步骤。当过程的编写者可能表示完全不同的东西时，有人可能以一种方式读取步骤，而另一人可能以另一种方式读取步骤。纸上的文字易于解释。因此，当制定一种程序，尤其是冗长的程序时，应该对此进行一些口头交流。
• 他们很无聊。有时我连续花了很多天来编写和修改程序。这可能是一个漫长而漫长的过程，所以这并不是我工作中最令人兴奋的事情。无聊的问题在于您更容易犯错误，这就是为什么在进行任何修订后让多个人检查策略很重要的原因。

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