目录:
- 从头到尾的演示提示
- 开始旅程
- 1.从大纲开始
- 2.把第一件事放在首位
- 3.从大图转到细节
- 4.在支持下遵循结论
- 5.可以从中间开始
- 风格旅行
- 6.使用普通英语
- 7.简洁明了
- 8.不要滥用电源点
- 9.确保格式工作正常
- 10.让空白成为您的朋友
- 到达目的地
- 11.为听众写作
- 12.结合摘要
- 13.实现目标
- 旅途愉快
- 欢迎您提出问题和意见。
对于您和您的听众，将报告和演示文稿视为一个旅程。
png（由凯瑟琳·佐丹奴修改）
在业务中，我们经常被要求编写报告或备忘录或进行演示。这里有一些技巧可以帮助您成为更有效的沟通者。
让我们将此任务视为一个旅程。在旅途的开始要做一些事情，使旅途更轻松，更愉快的事情要做，在旅途的结尾要做的事情。
从头到尾的演示提示
- 从大纲开始
- 第一要务
- 从大图到细节
- 在支持下遵循结论
- 可以从中间开始
- 使用普通英语
- 简洁明了
- 不要滥用Power Point
- 确保格式工作正常
- 使空白成为您的朋友
- 为观众写
- 将所有内容与摘要联系在一起
- 完成目标
开始进行规划和组织。
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开始旅程
在开始旅行之前，您可能需要收集信息，例如，研究运输和住宿选择并获取目的地的小册子。同样，准备业务报告或演示文稿的第一步是收集和组织有关要包括的事实和数据的信息。
这里有一些技巧可以帮助您入门。
1.从大纲开始
列出您要在报告，备忘录或演示文稿中提出的所有要点。将它们分组为主题区域。确定哪些点是您的结论，哪些是您的佐证。
这是您的路线图。规划您的路线-从头到尾的方法。您可能会发现一条更好的路线，因此请随时进行更改。
2.把第一件事放在首位
如果您计划旅行，则必须先了解某些事项才能继续。例如，在决定目的地之前，您不会决定要装什么衣服。
同样，在报告中，您的观点必须以正确的顺序显示。在介绍听众理解该点所需的所有信息之前，请勿开始讨论该点。
如果要使用您的听众可能不熟悉的技术术语，则应先定义该术语，然后再将其引入报告或演示文稿中。
3.从大图转到细节
如果您在公路旅行中，则应从州际公路开始，然后移至州际公路，最后到达城市街道或土路。
撰写报告时，您要从全局出发-主要问题，最重要的观点。从那里，您将转到细节和次要点。
4.在支持下遵循结论
这是您的大纲将派上用场的地方。
每个段落均应以结论开头。接下来，您将提供支持该结论的证据。每个结论应有两个或三个支持性陈述。
如果支持声明的清单很长，则需要重新考虑一下大纲。也许您试图将两个或三个不同的结论合并为一个结论。尝试将点重新分组为两个或什至三个标题，而不是将它们全部放在一个标题下。
5.可以从中间开始
旅行时，您无法在旅途中开始。幸运的是，在写作时，从中间开始就很好。
有时我们有作家的障碍。我们只是找不到正确的开始方式。发生这种情况时，请查看您的轮廓。找到最适合的部分。写那部分。完成此操作后，其余的操作通常很容易进行。
您可以稍后重新排列报告或演示文稿的各个部分，以获取正确的流程。
去头等舱。总是写风格。
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风格旅行
旅途中，如果您负担得起的话，总是喜欢时尚旅行。
幸运的是，编写样式不需要花费额外的费用。您应该始终以风格来写作，因为您的写作或说话方式与您说的话一样重要。
这里有一些技巧来编写和展示风格。
6.使用普通英语
忘记流行语和行话。您可能想听起来像是内部人士，或者想打动您的听众，但是您最终可能听起来很浮夸。
使用每个人都可以理解的普通语言。尽可能多地说话。此建议不仅用于演示，还用于书面报告和备忘录。
7.简洁明了
把事情简单化。给出结论和支持性陈述，然后继续。不要重复。不要填充演示文稿。不要用头使它过载。
如果您使用图表或表格，则将每一项的信息量限制为基本要素。
- 尝试在图表中仅包含一到三列-最多应包含五列。您始终可以在其他图表或表中提供剩余数据。
- 读者或观看者应该能够一目了然地将图表或表格放入。您可以在报告的附录中或在单独的讲义中提供详细的表格。
8.不要滥用电源点
仅仅因为Power Point软件附带了许多功能，并不意味着您必须在一个演示文稿中使用所有这些功能。您不想让观众眼花;乱；您想通知他们。
尽量减少幻灯片。有时一个单词或一个简短的句子就足够了。幻灯片的目的是作为您要提出的要点的线索，并将观众的注意力集中在该主题上。
- 您不希望别人在讲话时阅读幻灯片。
- 另外，当幻灯片上有很多文字时，文字变得太小了，房间后面的人看不到。
如果需要两到三张幻灯片来完成您要提出的要点，请在每张幻灯片上重复标题。重复标题可让听众知道您仍在提出相同的观点。例如，假设我要报告十二个主要市场的销售数字列表。我的标题是“销售数字”，我将为每张幻灯片重复该标题，每张幻灯片上仅列出三个或四个市场。
9.确保格式工作正常
不要让幻灯片最终看起来“太忙”。如果要使用图片或特殊效果，请将其最小化。
确定格式方案，并在整个报告或演示文稿中保持一致。您的最终审核应包括格式检查。
- 仅使用一种字体。如果更改字体大小，请保持一致。例如，标题可能使用较大的字体。如果是这样，请检查每个标题是否使用了相同大小的字体。
- 您是否使用缩进或项目符号点？如果是这样，请检查是否以统一的方式使用此格式，并且缩进的空格数相同。
- 您是否在PowerPoint中使用特殊效果？如果是这样，请仅选择一种特效并以一致的方式使用它。例如，支持声明可能会出现，但标题或结论不会出现。
如果您使用的是大纲格式，请不要超过两个级别。如果这样做，您的文本将在最右边，看起来将要从页面上掉下来。
10.让空白成为您的朋友
密集的文字页面不方便读者阅读。白色的空间就像高速公路旁的小休息区。
保持简短。保持图表简短。使用缩进来从结论中抵消支持性陈述。
您必须将观众引导到目的地。
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到达目的地
您快到了-再走几站，旅程就完成了。
这里有一些“快乐着陆”的提示。
11.为听众写作
您是为听众写的吗？您是否考虑过他们已经知道和想要知道什么？您是否解决了他们可能产生的任何误解？您是在告诉他们他们将很乐意听到他们的信息还是愿意反驳您？
请牢记这些问题来检查您的文字，并根据需要进行更改。您希望预期问题和异议并在报告过程中或演示过程中予以回答。
12.结合摘要
执行摘要不是重复报告或演示文稿主要部分中显示的数据的地方。这是一个讲述故事的地方。这是将所有内容捆绑在一起的地方。
在书面演示中，摘要通常会在文本之前。在演示中，它将在结尾。这是一个总结。
避免在摘要中使用数字。而是在数字后面报告含义。重点介绍并讨论所提供信息的含义。
您无需以与报表相同的顺序显示事实。那是重新哈希，而不是求和。以最能说明故事的顺序提及事实。消除切向或不重要的信息。
使用摘要来解释数据中的任何矛盾之处。如果您无法解释数据中的矛盾之处，那么您就不准备提交报告或进行演示。处理数据，直到找到答案。
13.实现目标
您想让读者和听众去哪里？您的目标是倡导采取行动吗？您是否希望听众得出一定的结论？
在开始编写之前，您可能已经设定了目标，但是有时直到使用数据后目标才变得清晰。完成初稿后，请检查工作并进行编辑，以确保完成目标。
想想自己是如何吸引观众，并逐步带领他们到达想要去的地方。当您得出最终结论或建议时，您希望听众点头是，是，是。您已经将它们带到了您想要的位置。
您讲的是一个故事，而不是大量数据。观众应该能够看到故事的所有部分如何融合在一起。就像故事的情节一样，每条信息都通向结尾。
当您介绍每个新事实时，请说明它如何与其他先前给定的事实融合在一起。
是时候庆祝出色的工作了。
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旅途愉快
如果您遵循上述建议，则在提交报告或备忘录或进行演示时，您将充满信心。同样重要的是，您的听众会很高兴。
因此，现在您可以在海滩上玩迈泰舞。这是你应得的。
分级为4 +©2016 Catherine Giordano
欢迎您提出问题和意见。
佛罗里达州奥兰多市的Catherine Giordano（作者）于2016年9月12日：
谢谢拉里兰金。我很高兴你喜欢它。
来自俄克拉荷马州的拉里兰金（Larry Rankin），2016年9月12日：
出色的过程分析。
Catherine Giordano（作者），佛罗里达州奥兰多市，2016年8月25日：
teahes12345非常高兴有一位老师告诉我，我撰写更好的报告和演示文稿（特别是Power Point）的文章很有用。我最喜欢的部分是关于看报告或演示文稿的过程，而作者/演示者是引导观众得出结论的部分。
戴安娜·门德斯（Dianna Mendez）在2016年8月25日：
我发现您关于Powerpoint的技巧很棒。这是我给学生做演讲的信息，有助于指出重点。您的文章为读者提供了可成功的宝贵信息。
佛罗里达州奥兰多市的Catherine Giordano（作者）于2016年8月21日：
AudreyHowitt：非常感谢您让我知道您喜欢我在本文中教授的技能。
佛罗里达州奥兰多市的Catherine Giordano（作者）于2016年8月21日：
heidithorne：非常感谢您的赞赏。很高兴您发现我的提示之一很有用。
来自加利福尼亚州的奥黛丽·豪威特（Audrey Howitt），2016年8月21日：
内容丰富的文章-在有效的业务演示中很有技巧-
来自芝加哥地区的海蒂·索恩（Heidi Thorne），2016年8月21日：
PowerPoint幻灯片和空白上的一些很棒的技巧。在HP上分享！
佛罗里达州奥兰多市的Catherine Giordano（作者）于2016年8月21日：
ChitrangadaSharan：谢谢您的评论。看来您已经了解了大部分，但是希望您能获得一两个建议。正如您所说，编写好的报告和演示文稿是一项重要的业务技能。
来自印度新德里的Chitrangada Sharan，2016年8月21日：
业务演示是许多专业人员拥有的技能，而其他专业人员则可以通过经验来学习。
您已经很好地逐点解释了如何编写更好的报告和演示文稿。真令人印象深刻。
我相信它将为许多相关专业人士提供帮助。
感谢分享！
佛罗里达州奥兰多市的Catherine Giordano（作者）于2016年8月21日：
无论如何：我同意。过于忙碌的PowerPoint演示文稿比内容丰富的内容更令人讨厌。发言人负责填写详细信息。PowerPoint中的文本只是将查看者的注意力集中在该主题上。仅当图片为演示文稿添加了某些内容时才应使用图片，而不仅仅是为了拍摄图片。谢谢你的评论。
2016年8月21日来自美国的FlourishAnyway：
有关业务报告和演示的重要提示。我的其中一个烦恼是一张装满果酱的PowerPoint幻灯片，它很忙，以至于观众的注意力转移到了阅读而不是听觉上。真的没有理由说话。