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朱莉·德宁2012
在互联网时代，书写备忘录似乎已经过时了。可以发送短信或发送电子邮件时，谁需要发送备忘录？但是事实是，发送一个仍然有很多原因，如果您想显得专业，则有一些规则可以遵循。这是正确执行操作的方法。
需要纸质备忘录的情况
- 将文档传真到需要纸质版本而不是电子邮件的组织（医疗机构，政府机关等）
- 发送需要说明的包装，书籍或文档，说明接收者的操作项目
- 不适合通过电子邮件发送的私人消息
- 大量信息传递给分布在其邮箱中的工人（如果尚未建立整个工作范围的电子邮件系统）
请记住，即使您可以通过电子邮件发送信息，在电子邮件中使用非正式的备忘录格式也是一种专业的交流方式。
标题
所有备忘录均以“备忘录”或“备忘录”开头。如果您使用Microsoft Word，请找到适合您企业或组织风格的模板。许多办公室使用针对其业务定制的头文件。然后，您想在顶部包括最重要的信息，以便读者轻松阅读。
- 给谁
- 来自谁
- 日期
- 还有谁可能收到了备忘录
- 主题行
朱莉·德宁2012
身体
编写备忘录的正文非常简单。说出您需要说的尽可能少的单词。如果可以使用加粗的子标题和列表，请继续进行，因为这样做可以使您的读者更轻松地快速收集重要信息。使用与编写在线文章相同的规则和语法。请勿使用“ gonna”或“ wanna”之类的语词。避免使用诸如“ LOL”或“ TTL”之类的缩写。这些都是非正式的，即使是非正式的备忘录也是如此。
在Word程序中使用拼写检查，并确保您没有错别字和笨拙的措词。大写所有名称和地点，但不要大写标题中的单词（第一个单词除外）。
在文档末尾，像写一封信一样签字。即使您将“ from”信息放在标题中，也可以将其注销。由于大多数备忘都是硬拷贝的，因此请留出空格对其进行签名。如果通过电子邮件发送，则没有必要。
朱莉·德宁2012
不同类型的备忘录
- 指令：此类型指示您的同事有关您希望他们遵循的新操作。
- 回应：此类型通常是由于操作项更改而编写的。如果您的指令备忘录宣布每周开会时间有变化，则响应备忘录可能来自有冲突的同事。
- 出差报告：此类型提供有关会议，商务旅行或其他需要员工向主管或更大的小组报告的项目的摘要信息。
- 现场报告：这种类型通常是针对检查的。
- 贷项通知单：此类型是一种非常不同的格式，因为它通常描述有关服务或商品的财务信息。查看Microsoft Word的贷项通知单模板以查看格式。
备注错误！
一如既往…
请记住，任何记下来的信息都无法收回。即使是非正式备忘录，也请确保措辞谨慎，听起来专业和真实。通过实践，您也将成为备忘专家！