如何使用清单保持井井有条

本文将介绍如何使用清单保持井井有条。

mohamed_hassan，CC0，通过PIxabay

你觉得自己失去控制了吗？

您是否曾经在那些日子里离开工作，感觉自己一无所获？

• 您的办公桌比到达时显得更混乱。
• 您的收件箱上周已满。
• 便利贴覆盖了您的计算机屏幕。
• 桌子下面没有脚的空间了。
• 那个早上的会议终于在一小时前结束了。

井井有条是一个挑战。信息从四面八方轰炸我们。短信，社交媒体，电子邮件，Web表单响应，会议请求，通过对话，电话和标准邮件吸引了我们的注意。

难怪压力水平很高。美国心理学会（APA）报告称，2017年有39％的美国人因工作场所“工作量太大”而遭受“从某种程度上来说”到“显着的压力”。

工作场所混乱

在APA 2017年的调查中，不切实际或不确定的角色也是职场压力的前五名。这些负面方面以及过多的工作，使您难以保持工作的最高水平。

不仅仅是任务繁重的工作和时间管理的限制而苦苦挣扎的办公室员工。贸易商，零售工人和演艺人员也难以完成工作。

大多数工作场所都会为您提供一份职务说明，以突出职责和任务。有时，它们已过时或无法涵盖您所做的一切。尽管他们可能会传达一系列责任，但他们缺乏具体内容。

即使工作场所具有逐步记录的程序，您仍然有太多工作要做。知道如何使用清单确定优先级并管理繁重的工作负载将有好处。清单是必不可少的组织工具。

如果您在工作中感到不知所措，请在待办事项列表的帮助下进行整理。在每天早晨开始时，写下您需要做的所有事情。请明确点。

保留结转的每日清单

每日任务和活动清单：

• 起到提醒作用
• 帮助您优先安排一天
• 显示您是否过度投入
• 节省您的时间

向上管理您的时间和优先事项

清单还有助于工作流程。如果您是秘书或私人助理，可以回答不止一名直线经理，那么清单将帮助您进行向上管理。在列表中包括一列，以记录完成每个任务所需的时间。

鼓励您的经理在任务清单上记录他们给您的任务。该清单扩大了他们对您的工作量的了解。他们会看到您还需要做什么以及何时需要。该列表管理着他们的期望。

即使您只有一名直属经理，清单也是您工作量的重要证明。使用待办事项清单：

• 发现更有效的工作流程
• 减轻您的工作量
• 请求帮助
• 为助手或新团队成员辩护

但是，我要与您分享的不仅仅是任何普通的待办事项清单。这是一个清单组织者。

创建清单所需的内容

• 笔记本电脑（我建议使用A5尺寸的书。）
• 至少四支彩色笔，例如绿色，黄色，紫色和红色
• 标尺（可选）
• 星星贴纸（任何颜色）

完成页面上的所有任务后，给自己加星。

©Phumphaosrk-Dreamstime.com（修改的图像）

7步骤清单管理器

1. 将笔记本打开到第一个可用页面。
2. 在顶部写下今天的日期。
3. 写下回家前需要完成的所有事情。

   *包括新任务，甚至包括您当天不需要完成的任务。

   *每个任务只使用一行。

   *使用彩色笔优先处理每个任务（请参阅下面的颜色指南）。

   
   提示：您可能需要将一些职责分解为多个任务，以便更轻松地管理它们。

4. 完成每个任务时，请划一条直线。或在行尾打勾。
5. 明天在新页面上开始一个新列表。
6. 每天翻阅您的书，查找没有星星的页面。评估所有未完成的任务。如果需要将任务转发到新页面，请在旧页面上完成任务，以免再次访问它。
7. 当一天的清单完成后，奖励自己一个星星。将星标贴在您可以轻松看到的页面上。当您用视觉奖励您的努力时，它还指示页面上的每个项目都已完成。没有星星的页面业务未完成。

星号贴纸表示清单上的项目已完成或结转到下一天。

©Bazruh-Dreamstime.com

用颜色优先排列列表

• 红色任务具有紧迫感。他们必须在那天完成。
• 蓝色任务是重复的。
• 绿色任务适用于长期项目。您预计他们将需要一个多星期才能完成。
• 黑色任务是您可能在工作说明中找到的常规任务。

您可以使用其他颜色进行进一步分类。例如，您可能要使用不同的颜色来区分每日和每周重复任务。

通过清单保持在家井井有条

清单组织者可以在任何地方工作。您可能需要保留两本笔记本：一本用于工作，一本用于个人生活。

通过在家庭组织者清单中增加琐事，保持房屋清洁并修剪草坪。您还可以将其用于：

• 举办婚礼
• 寻找工作
• 计划本叔叔的退休聚会
• 优先付款
• 安排下一个海外假期

您可以使用它来管理大多数类型的事件或生活环境。

数字清单组织者

您是否有需要经常检查的工作流程？考虑自动化清单清单管理器以在智能手机或平板电脑上使用。创建PDF表单或尝试下面列出的应用程序之一。

PDF清单组织者表格

客户访问设施的工作场所通常从一天的现场审核开始，以检查设备和设施。创建一个优先列表，如下图所示，供指定员工核对或评论。完成后，员工将保存审核清单并将其通过电子邮件发送给经理或职业健康安全官。

PC，智能手机和平板电脑的清单应用程序

如果您不想随身携带笔记本，这些应用程序还可以帮助您井井有条。

苹果的iOS带有标准的提醒应用。使用此方法可以使您保持井井有条。

查找限制或不使用IOS设备的Apple Reminder应用程序？尝试使用Todoist：待办事项列表和任务管理器。它可在多种设备上免费使用，但还提供高级选项。使用您的Google或Facebook帐户登录到该应用程序，或创建一个新帐户。我在Windows 10 PC上使用它。

其他清单和组织应用程序（其中一些收费不高或包含应用程序内购买）包括：

• 奇妙清单
• Google Keep
• Habitica（待办事项列表）
• OmniFocus 2
• 2Do（待办事项清单，任务和说明）

应用程序与纸质清单

应用程序自动执行清单。它们使与他人，程序和工作流程共享和集成您的工作流变得更加容易。但是，当计算机系统停止运行或电源出现故障时，手动清单管理器将使您始终处于控制状态。

纸质清单是紧急情况下必不可少的工具。考虑随身携带数字清单的打印副本。

如果您控制工作场所的安全，请将剪贴板和工作场所健康与安全检查表的硬拷贝保存在易于访问的地方。拥有中断程序清单也可能是一个好主意。

保持电源中断时的书面检查清单。

©Ekaterina79-Dreamstime.com

为什么要保持检查清单井井有条

通过使用清单清单管理器（例如工作清单），您可以收回对工作的控制权。写下您的任务，而不是不断记住您需要做的所有事情，可以解放您的思想，专注于手头的工作。

清单组织者还超越了日常任务清单。用它来完成特定的过程，例如职业健康和安全检查或现场审核。或整理您放松和享受周末所需的一切。

通过将清单作为日常工作的一部分，可以减轻工作场所的压力。您还可以使用待办事项清单执行以下操作：

• 提出业务案例以获取更多资源
• 更新职位描述并分配职责

最重要的是，清单有助于直观地管理和组织流程或您需要做的事情。结果，最后的滴答声减轻了您的压力。

©2012蒂娜·杜宾斯基（Tina Dubinsky）

您如何保持井井有条？您使用清单吗？

英语将于2013年5月1日发布：

没有组织？那就是我每天大声笑。难怪我还是很理智。我实际上有一部iPhone，而且我一直都在使用“提醒”应用程序，我不知道该如何组织起来，但是它很有帮助。好枢纽。