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年复一年，我生活在散落在房子周围的杂乱无章的纸堆里。在入口处，厨房和我的桌子上，到处都是几堆东西。我有一个收件箱/发件箱系统，但是它不能有效地工作。法案将迷失方向，很少发言这使他们的文件，我可以永远找不到我所需要的 ，当 我需要它。用最基本的方式来说，我的财务安排不当。
有效地管理财务需要一个系统来跟踪所有账单，财务报表，保险单和其他重要文书工作。它不需要您保存通过您的手中的所有纸屑，收据或票据。下面是一个指南，可帮助您确定需要保留的内容以及可以切碎的内容。明确这些要求后，您就可以清理旧文件和成堆的文件，并设置一个快速，简单的系统以跟上日常工作。
家庭备案系统
应该归档什么？应该扔什么？
我们大多数人省去了太多的文书工作，这成为管理的负担。不必保存每张ATM收据或电费单。您多久需要一次参考？养成每天浏览所有邮件的习惯，并摆脱不需要的任何内容。通过办公室，或者堆放在桌子上，始终保持纸张流入房屋的顶部。
建立工作系统后，每天只需花费几分钟即可使系统保持正常状态。
快速浏览一下您需要保留并归档的一些财务文件，以及您可以抛弃的那些财务文件。请记住，“扔掉”碎纸和回收是最负责任的方式-保护您的身份和保护地球。
- 工资存根：一旦你检查你的工资单的准确性，不需要他们。您可以保存最新的一份，以备在申请贷款时需要它作为工作证明。
- 银行对帐单，已取消的支票：保存并归档完整的三个纳税年度的银行对帐单。如果您经过审核，则需要它们，它们可以用作证明已付票据的收据。被取消的支票应至少保存一年。当声明和检查不再相关时，将其烧毁或切碎。
- 水电费：无需保存数月或数年的水电费。收到帐单时，请检查以确保您已记入最后一笔付款，然后将旧帐单扔掉或切碎。仅保存最新的。
- 信用卡对帐单：与公用事业帐单一样，请确保您已记入最后一次付款的贷方，并且仅保留最新的对帐单。无需使用旧的信用卡对帐单堵塞您的文件， 除非 这些卡用于抵税额。
- 保险单和票据：将其保存为当前有效的时间。取消的政策和相关声明可以被抛弃。
- 存根单，借记卡收据和ATM凭条：仅保存它们，直到您的下一张银行对帐单到达为止，以便您可以检查它们并验证金额。只要它们不代表可扣税费用，并且不需要作为质保索赔的证据，您就可以扔掉它们。
- 财产记录：在所有权期间必须保留房地产记录。如果有可能出于税务目的需要这些记录，请在所有权或销售转让后将其保存。
- 投资记录：应保存所有与投资有关的投资记录和银行对帐单。如果您的报表是累积性的，则可以仅保留最新的报表，并切碎过时的文书工作。
花点时间浏览所有文件（包括旧文件）以清除不再需要的所有内容。这将使组织财务记录的任务变得更加轻松和整洁。最终，您将拥有一个有组织的归档系统，该系统可以让您立即找到需要的文件。
付款人，家庭财务组织集。
设置文件系统
有几种不同类型的归档系统需要考虑。根据您的需求，可能需要从便携式手风琴文件到小型文件柜的任何内容。清理完所有多余的财务文件后，请评估存储剩余文件所需的空间。仅比当前所需的容量大一点，因此您不必担心以后再使用更大的系统，可以快速，轻松地提交文件。
我使用一个简单的传统归档系统，每个分类都有选项卡（有关常规分类，请参见上面的部分）。此外，我有单独的文件来存储每个孩子的重要论文，医疗费和保险。每个保险单和相关对帐单也都有自己的文件。
设置一个支付站。这可以是一个简单的小型储物盒，其中包含您需要支付账单的所有内容，桌面文件管理器或专门为此任务设计的基于日历的组织产品。即使您在线上支付大部分账单，您仍然不可避免地需要以“老式”方式支付奇数账单，并且需要在方便的位置放置支票簿，邮票等。我使用的是基于日历的系统，而不是单个“待付款”文件。在线支付尽可能多的账单有助于将纸张减少到最低限度，我也可以在日历上标记这些应付账款。
应该存放在保险箱中的文件
为了安全起见，请考虑将以下重要的，通常不可替代的文件存放在租用的保险箱或家里的防火保险箱中。
- 出生，死亡和结婚证书
- 和解，监护和离婚文件
- 领养或入籍文件
- 财产契约，机动车所有权
- 股票，美国储蓄债券
- 抵押和土地合同，或任何具有法律约束力的协议
- 军事论文
- 专利，版权
- 您的房屋库存清单，包括照片和收据。
在紧急情况下
您是家庭中唯一处理账单支付和财务备案的人吗？您的配偶或其他亲人能在您不在的情况下找到所需的文书吗？
花时间设置一个“紧急情况”文件，该文件解释您的系统，阐明重要的法律和保险信息存储在何处，以及有关如何查找紧急情况中所需内容的说明。包括重要的电话号码，例如您的会计师，律师和投资经纪人的电话号码。清楚地标记文件，以便在您不在时可以轻松找到它。定期对其进行更新。
做出承诺
使任何归档系统正常工作并保持财务记录井井有条的关键是做出每天与之保持一致的承诺。一旦安装好系统，每天花几分钟时间对邮件，文件对账单进行排序，并及时了解账单。
很快，您将养成对长期财务健康至关重要的习惯，并减轻了因管理财务而产生的一些压力。