如何在工作中更有效地管理您的电子邮件

如果您的收件箱看起来像右边的纸堆，而不是左边的纸堆，那不是很好吗？这是开始对电子邮件进行排序的方法。

如何在工作中有效处理电子邮件

您是否觉得工作中收到太多电子邮件？当您打开电子邮件帐户并找到数百条等待打开，扫描，删除或处理的邮件时，您是否会roll地叹息？

有时候，感觉完成电子邮件任务要比实际完成任何工作花费更多的时间。电子邮件的目的不是使我们的工作繁忙。电子邮件的开发是为了加快重要消息的传递并减少多余的纸张浪费。但是现实情况是，电子邮件技术并不是提高企业通信效率的灵丹妙药。为什么？因为像所有技术一样，电子邮件完全取决于您选择如何使用它来满足您的需求。格言“垃圾进，垃圾出”适用于您使用（或滥用）工作电子邮件帐户的方式。

通讯专家克里斯蒂娜·卡瓦纳（Christina Cavanagh）在她的《管理电子邮件：在收件箱中思考》一书中提供了有关以下方面的提示：

有效控制和过滤收件箱中的内容

识别和管理在收件箱中造成混乱的琐碎和低价值的邮件

了解和管理由组电子邮件和通讯组列表引起的问题

该书还提供了有用的提示和建议，以防止因工作场所中电子邮件使用不当而引起的法律问题。以下是一些简单的提醒，可帮助您避免常见的电子邮件陷阱。

1.永远记住电子邮件是永久记录。

没有删除电子邮件这样的事情。即使电子邮件似乎已从系统中删除，您也无法知道收件人是否删除了您的邮件。实际上，一旦您发送了电子邮件，就无法知道将会发生什么。它可以转发，复制或保存为屏幕截图。仅将工作电子邮件用于专业和合法消息。始终避免在您的工作相关电子邮件中包含您不想被主管公开或审查的任何信息。

2.永远不要让您的电子邮件无人看管。

始终使用密码保护您的电子邮件帐户，并确保未在笔记本电脑或台式机上打开电子邮件程序。卡瓦纳（Cavanagh）指出，如果其他人访问您的电子邮件帐户来代表您发送令人反感，潜在的非法或破坏性信息，则可能很难证明您不是该消息的作者。

3.对组织在工作场所中电子邮件使用，存储和监视方面的政策保持透明。

在电子邮件末尾使用横幅以通知用户（发送者和接收者）有关电子邮件传输的合法权利和责任。标语可用于通知电子邮件用户是否以及如何监视他们的电子邮件传输。“ 管理您的电子邮件” 的摘录提供了横幅的示例措辞，用于通知政府电子邮件网络用户有关隐私的限制：

下次您发送或接收来自公司或政府机构的电子邮件时，请仔细查看并查看他们是否在电子邮件中使用了披露标语。

您用来注册电子通讯的免费电子书真的值得您收件箱中的其他内容吗？

4.停止注册您从未读过的电子邮件订阅。

我曾经有一个额外的电子邮件帐户，看起来像这个帐户。我一直推迟处理电子邮件，所以他们一直在堆积。我最终决定只关闭整个帐户。我已经将它设置为阅读电子新闻，提要和其他免费订阅，但是我没有时间阅读我已注册的所有免费电子信。

5.减少使用电子邮件的频率。

控制生成的电子邮件数量有助于控制您收到的电子邮件数量。

如果您想减少收到的垃圾电子邮件和无用信息的数量，请注意您发送给其他人的电子邮件数量。Cavanagh指出，我们最喜欢电子邮件的地方也是我们最讨厌的地方。她说：“我们之所以喜欢它，是因为我们可以通过一次按键将相同的信息发送给许多人；我们讨厌它，因为我们收到的信息太多了。”

从使用“全部答复”功能，而不是花时间选择合适的收件人，到转发“鼓舞人心或有趣的”连锁信，我们大多数人都在从事不良的电子邮件操作，这些操作使我们和我们的同事感到失望。尝试采用一些良好的电子邮件习惯，例如：

使您的消息简短明了。

使您的通讯组列表保持最新状态，并删除不再属于部门或积极参与共享项目的电子邮件收件人。

请勿使用组织的通讯组列表来推广个人项目或孩子的下一个筹款活动。在午餐室或普通的留言板上分享这些类型的通知。

你有什么感想？关于管理电子邮件，您最大的烦恼是什么？在评论区分享你的观点。

提醒：不要太依赖电子邮件！

无论您如何有效地管理电子邮件并使其不接管您的工作日，有时打个私人电话都是应对情况的最佳方法。但是，如果拿起电话和与真实的人交谈的想法让您感到紧张，放松，那么您就相处得很好。很多人宁愿发送短信或电子邮件，也不愿通过电话交谈。《我们的科学》杂志上的在线文章提供了心理学家的一些技巧和见解，以了解为什么我们有些人害怕打来电话以及我们可以做些什么来克服这种恐惧。

心理学家解释您的电话焦虑症以及如何克服它

奖励电子邮件提示：如果令您疯狂使用电子邮件的原因之一是人们花了很多时间回复您的消息，那么也许该是检查消息末尾的时候了。您是否以明确，明确的号召性用语来结束电子邮件，或者您的注销过于随意？

而不是用“您对这个计划有何看法？”结束冗长的消息。尝试问一个更具体的问题。您可以尝试问：“我列出的五点中，您认为我们应该立即实施？您正在询问与您在电子邮件中提出的要点相关的特定问题，并且通过询问当前最需要注意哪些项目来营造紧迫感。