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保持书面通讯专业人员
您可能已经听说过：“写作方式与写作同样重要。” 如今，无论是在线还是在专业领域，某人的“个人品牌”应有尽有。” 使您的电子邮件保持专业状态对支持您的个人品牌大有帮助。
在许多方面，电子邮件和即时通讯程序都允许在视觉上等效于电话交谈的窃听。有博客提供有关如何写电子邮件的建议，“就像一天在法庭上宣读的电子邮件一样。” 这些博客对不应该做什么有很多建议，但是对于一个人应该做什么或为什么重要很重要。
以下是我的前五项“不该做的”规则，以及有关该做什么的建议：
规则1：注意您的反应（又称“无排气”）
这可能是最难遵循的。这是我观察到的最常见的情况：
您在虚拟会议中听到了一些声音，而您的反应是立即发送即时消息，表情符号（如果您的IM具备此功能）或通过电子邮件发送给也参加会议的人员。
有什么风险？
如果您要发送评论的人正在与更多听众共享其屏幕，但是该人却忘记了关闭电子邮件通知和/或保持IM屏幕关闭…您的评论现在是公开的。
一分钟都不要认为没有人注意到-相信我，每个人都看到它。
该怎么办？
- 如果您的评论与会议主题有关，请在会议中发言。
- 如果您的评论仅是一种直觉，请给自己放一分钟，然后再倾听距离交谈的距离。您做出的回应可能只是故事的一部分。
- 等到会议结束后：如果确实如此，则在会议结束后将其保存以供私人讨论。
规则2：仔细检查您的电子邮件发送给谁
由于业务发展迅速，我们一直处于高度戒备状态，昨天一切都应有尽有。
这是一种可能的情况：
有人发送电子邮件。然后在五分钟或更短的时间内，该人出现在您的办公桌，电话或IM的“您收到我的电子邮件了吗？”
最终，您学会了停止阅读立即收到的每封电子邮件的操作。因此，您也有动力立即做出回应。
然后，您发现您的回信发送给公司中的错误人员。
这怎么发生的？
也许您是出于习惯而拒绝了“全部答复”，而不是将电子邮件转发为双方对话的开始。也许发件人输入了错误的名称，或者您与公司中其他人的名字相同。
该怎么办？
- 在您点击发送之前：花一点时间来校对所有内容：收件人列表，一般的电子邮件（也许您的信息不清楚，遗漏了单词等）；
- 一旦发现错误，请尝试取消该消息。如果“调用此消息”功能不起作用：
规则3：保持个人与专业人员的独立
如果您自己还没有完成此操作，那么您会听到以下这样的故事：
一封非常个人化的电子邮件不仅发送给了预期的人，而且还发送给了整个公司。
！！！尴尬的因素不在图表之列……对于发送者和接收者而言。
该怎么办？
始终将您的工作和个人电子邮件分开，并避免从工作发布的便携式计算机（或台式计算机）登录到Gmail，MSN，Yahoo或Hotmail帐户的在线版本。
将个人和企业电子邮件合并到一个位置更容易，因此您可以随时注意这两个位置。但是，由于我们的手机与笔记本电脑（平板电脑等）一样智能和强大，因此不再需要合并电子邮件通讯簿。
规则4：注意听众
即使您的电子邮件是针对特定受众的，也有可能被转发给公司中任何地方或其他地方的任何人。
在企业界，您永远不会只是写信给您的朋友或同事。您应始终假定电子邮件将由公司中较高级别的人员阅读。最好的选择是接近每封电子邮件，就像您正在写给经理，经理的老板或客户一样。
同时 ，避免使用行业术语，首字母缩写词或仅大学文学教授可能会使用的词。这些东西并没有使您看起来更聪明……它只是使读者感到烦恼，并使您的信息更难以理解。
规则5：注意你的语言
这不仅仅意味着“不发誓”（或者像电影等级一样保持“ PG”）-这很明显。如果不是，请与人力资源部进行对话。
“注意您的语言”还意味着将其保留为“ PC”（在政治上正确）。
谨记：公司内部或外部的任何人都可以阅读您的电子邮件。由于无法知道最终的读者是谁，因此请保持您的语言和语气中立。
如果不确定，该怎么办？
- 让信任的同事阅读电子邮件，并就如何更好地提供反馈或建议。
- 编写电子邮件（无收件人），然后将其保存到“草稿”文件夹一段时间。第二天（如果有截止日期，则在第二天晚些时候）进行查找。
- 它仍然说出您以为自己在写什么吗？
- 电子邮件是否显示您是专业人士？如果没有，请修复它或寻求帮助。
在社交媒体上发布时请务必谨慎。
如果您是小企业主，独立承包商等，则应该为企业提供单独的社交媒体页面。确保您的评论和帖子应与您提供的产品或服务直接相关。
如果您的日子不好过，请不要在Facebook或Twitter上广播，也不要浪费您所工作的公司。您的同事或主管Facebook朋友（过去和现在）可能不理解。此外，许多公司现在都具有监视公司名称的使用方式和时间以及由谁使用的程序（请参阅公司手册）。
别忘了-准雇主将尝试进入您的页面，以确定您是否“适合”这份工作。质疑您的声誉（个人品牌）并在面试或工作机会方面不失为一个问题。
最佳方案：拿起电话（是的，上面有数字），然后打电话给您信任的人，以减轻您的挫败感。
在公司环境中工作时，请务必记住，您的通信都不是私密的。对主题感兴趣的任何人都可以阅读您发送的每封电子邮件（内部和外部）。说错话，全部答复，或将其发送给错误的人，这可能会使您的职业声誉（个人品牌），工作和公司面临风险。
最后，最好的建议是仅使用您的常识并使个人与企业尽可能地分开。就像1972年的电影 《教父》 提醒我们的那样：“这不是个人的，而是商业。”