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降低成本的五种技巧（针对企业主）
Marten Bjork通过Unsplash.com
在这种经济形势下，首席执行官们希望实现两件事：增加收入和降低成本。成功地管理收入和成本这两个领域，可以增加利润。只管理一个而忽略另一个通常意味着头痛和压力，在某些情况下会关门。
对于CEO和企业主来说，集中精力增加收入很容易。增加收入意味着要完成关键任务的任务，换句话说，就是要完成“业务”的任务：即，建立更好的窗口小部件，出售大客户并找到或提高竞争优势。
对于许多人来说，控制和降低成本是事后的想法，有时会分散注意力。与收入直接相关的成本通常会受到密切监控。其中包括材料，销售和人工成本。但是，与“经营业务”相关的一些成本，例如会计功能（例如工资，A / P，A / R），人力资源管理和记录管理，可以轻松地忽略掉。
不控制或监视这些间接成本通常会导致问题滚滚而来，例如增加浪费，欺诈风险，虚增的劳动力成本和较高的机会成本。CEO或企业所有者可以通过以下五种方式更好地管理和减少间接成本。
1.对疯狂应用一种“方法”
要获得对您或您的企业正在执行的活动的控制，要做的第一件事之一就是将一种方法或系统应用于该活动。例如，您可以每次按主题按字母顺序对论文进行排序，而不是每次都在随机查找一些杂乱无章的论文。这样一来，您每次访问那堆文件时都可以更快地找到所需的内容。
应用按字母顺序排列的文件系统意味着您可以在几秒钟内找到东西，而不是几分钟。将节省的金额乘以每次寻找某物的费用，然后计算时间成本，您就会开始发现，像按字母顺序排列的纸张这样简单的东西可以为您省钱。
按字母顺序排列的论文只是每个人都可以参考的一个例子，说明了没有适当的流程来促进工作职能的情况下，攻击工作的效率低下。
将标准方法应用于业务活动称为“业务流程管理”或BPM。使用上面的示例，纸张不会神奇地按字母顺序排列，因此需要执行一个过程来确保纸张以字母顺序存储。
2.自动化
使过程自动化可能是降低成本的最快方法之一。是的，费用。如果做得好，自动化不仅可以减少人工成本。自动化还可以通过消除流程中的人为错误（和其他变量）来减少缺陷修复成本。自动化还将帮助消除浪费并更有效地利用资源。
为了阐明降低人工成本的观点，自动化不一定意味着您将能够进行大规模的武力削减。这意味着您的员工将能够更加准确地集中精力并在更短的时间内完成更多的工作。
自动化并不意味着部署机器人或在大型复杂计算机系统上花费大量资金。实施自动化过程可以像在Excel电子表格中构建宏一样简单，也可以像实施全新的文档成像平台一样复杂。在这两种情况下，都类似于应用“疯狂方法”，您应该能够确定节省时间和/或材料的位置并将其转换为美元。
3.技术
技术是实现自动化的手段，但不应与自动化相混淆。如上所述，自动化可能像使用Excel计算物料使用量或使用Access数据库实施简单的工作流跟踪系统一样简单。技术使您能够以手动过程无法实现的规模捕获信息。
使用正确的技术完成正确的工作应提高质量，提高速度并减少浪费。技术不应受到限制，不仅是通过流程改进步骤来推动工作的引擎，它还可以用于将工作引入系统（例如，扫描纸质文档或接收电子邮件）并从系统中退出工作（例如， ，打印完成或输出数据接口）。
正确的技术应该使您的员工的工作更轻松，并开始收集有关贵公司执行其核心流程和管理流程的情况的有价值的信息。
4.监控
信息是流程改进的关键。该信息是通过自动化流程收集的，还是该信息是使用技术编译的，都没有关系。重要的是，您唾手可得的信息，以便可以识别关键模式和趋势，以确定流程的成本轨迹。作为首席执行官，您已经熟悉使用财务数据，市场数据以及读取核心业务的关键绩效指标进行这种类型的监视。
有关企业中所有流程的信息应提供给组织中的所有利益相关者。这使那些利益相关者（例如，办公室经理，采购经理，仓库经理等）可以执行与您整体业务一样的分析，但分析的水平要与他们的职责范围相匹配。现在，您的利益相关者有权对有意义的过程更改做出明智的决策。他们可以看到这些更改的好处（或没有好处），从而开始消除流程缺陷和成本。
5.所有权
现在，您的利益相关者已经掌握了监视其过程的信息，他们将开始感到更多的责任感和主人翁感，而不仅仅是管理现状。感觉自己在为公司的福祉做出贡献的流程涉众在战略上花费了更多时间，以思考如何节省组织的时间，金钱和其他资源。而不是被动地处理危机和成本超支。
有时，CEO可能难以放弃对某些流程的某些控制。您有多少次说“超过1000美元的所有支出必须得到我的批准”或“我必须批准所有新聘用的申请”？这样做会减慢您公司的敏捷性。让您的经理去做自己的工作，让您去做自己的工作。在采用适当的方法，技术和监控之后，将所有权转让给您的经理就容易得多。
结论
改变您的业务运作方式（例如，实施流程变更）总是有代价的。过程中的任何更改至少都应该进行快速的成本/收益分析。变化越大，分析就越深入。分析过程变更可能是一项复杂的工作。量化浪费和质量等方面的成本节省比在时间和资源上发现的节省困难。
实施方法，自动化，技术，监视和所有权，可以通过为您提供决策所需的信息，使您更接近确定真正的改进成本。流程改进通常需要时间，在某些情况下，流程改进的成本是项目的重中之重。不要忽视长期目标，过早放弃流程改进项目。
这些管理成本的方式是经过时间考验的。您可以在市场上实现许多方法，以及可以为您提供更有效地开展业务所需的信息的软件/硬件解决方案。作为首席执行官，您有责任启动变革过程。