如何制定项目管理计划

项目计划：什么以及为什么？

计划对于任何项目的成功都是至关重要的。老实说，大多数项目都失败了，即使有好的计划也失败了。但是没有计划的项目是没有希望的。项目团队一定会在客户需要另一件东西，迟到或超出预算时交付一件东西。一个好的项目计划可以避免所有这些问题，也可以避免许多其他问题，从而使我们成功。

项目计划使我们可以管理项目。这到底是什么意思呢？有了计划，我们将能够：

• 遵循计划中的步骤
• 协调具有多种技能的团队的工作
• 具有足够的灵活性来应对变化，包括新的好主意和处理问题
• 在预算内按时交付预期结果

作为项目经理，我的目标不仅仅是客户满意度，这是客户的喜悦。项目管理计划是我最重要的工具。

好的项目管理计划应涵盖项目的各个方面。根据项目管理协会（PMI）的介绍，要成功完成项目，我们必须计划和管理9个领域。与我同行，我将向您展示它们是什么，以及如何为下一个项目制定项目管理计划。

我已经教了4000多名项目经理，并写了四本有关项目管理的书。您不需要全部阅读。实际上，如果按照本文中的步骤进行操作，您将比我遇到的大多数专业人员都领先！

目录

• 完整的计划可带来回报

  具有计划的项目可以更快地以较低的成本完成。

• 最简单的项目计划：范围，时间和成本

  计划您将交付什么，何时完成以及将花费多少。

• 优秀项目计划的关键要素

  了解如何计划确保项目成功的六个过程（p）因素

• 布置下一个项目计划

  按照本文中的步骤，您可以布置下一个项目计划。

• 每天使用您的项目计划

  您的计划每天都在指导您的项目！

完整的计划有回报

阅读完本文后，您将知道如何创建完整的项目管理计划，涵盖需要计划和管理的九个问题。

听起来需要做很多工作，但这不一定是正确的。

我可以在大约45分钟内为一个小项目制定这样的计划。而且，如果我愿意的话，该项目可能需要5个小时而不是8个小时来使客户满意，而不会让他感到沮丧。实际上，通过制定项目计划，我的收入增加了一倍。我的工作更加聪明-我减少了沮丧和浪费。

当然，大型项目的项目计划需要更长的时间。但它总能带来回报。计划所花费的时间最终节省了比任何时候都要多的时间。

实际上，节省的费用可能是巨大的。我曾经被要求拯救一个预算为1000万美元的项目。这已经是一场灾难，共花费了150万美元，没有什么可显示的，浪费了数月。如果该产品也迟到，那么该公司的股票也将大幅下跌。我教了团队如何创建项目计划，然后我们一起制定了计划。不到一个月后，我们有了一个新计划，该计划使用了每个团队成员和每个顾问的最佳技能，并且新产品计划在新项目计划下按时交付。

当然，该计划的成本约为10,000美元。但这为公司节省了1000万美元，并在接下来的几年里帮助公司赚了大约1亿美元。

图#1：铁三角

铁三角：扩大范围需要更多的时间和更多的钱。

西德·坎普

最简单的项目计划：范围，时间和成本

最简单的项目计划至少包含三个要素：范围，时间和成本。或者用简单的英语：

• 范围：我们在做什么？
• 时间：需要多长时间？我们什么时候开始，什么时候结束？
• 费用：要多少钱？

假设有一个客户雇用我的团队来建立一个网站。如果我说“我将在两周内得到您想要的网站，价格为1200美元”，那么这就是项目范围，时间和成本的摘要。但是我需要制定一个完整的计划，以确保我们正在构建的网站是客户想要的，并且我们真的可以在两周内以1200美元的价格完成它。

范围，时间和成本称为“铁三角”，如图1所示。为什么？因为铁不会拉伸，而且一旦三角形固定了两个边，另一边就不会改变而不改变三角形。Iron Triangle是一种提醒客户的方式，他们所得到的不能超过所付的价格。如果他们在一定的时间和成本上就某个范围达成共识，他们以后就不会再说“我想要更多”。如果这样做，我们向他们显示铁三角图，然后说：“您不能拉伸铁三角。如果您想要更多的结果，我们需要更多的时间来完成工作，这也将花费更多的钱。”

让我们仔细看看这三个元素。

范围：我们在做什么？

看起来很简单：我们正在建立一个网站。但是，即使您的报价清楚地表明，一个价值1200美元的网站最多包含五张照片，六页，没有视频和购物车，但客户可能会假设会有视频，十六页和一个购物车。因此，为了制定范围声明（这是项目计划的第一部分），我们写下了要交付的内容。

我们还记下了我们 将无法 交付的内容。客户往往会记住您对他们想要的一切都说“是”，即使您说“不是”。因此，假设客户要了一个视频，然后您说：“如果您提供一个视频，我很乐意链接一个视频。但是， 创建 视频不属于1200美元的价格，而且不能一分为二周。”如果这是在计划会议中发生的，则请确保它也在项目计划的“排除”部分中。我们可以有礼貌。我们不需要说“听：没有视频”。但是我们可以说：“目前的1,200美元计划不包括任何视频制作。如果您要在网站上播放视频，我们可以制作3分钟的视频，并在网站启动后再加收350美元。创建视频将需要另外一周的时间。”

范围声明中的另一个常见错误是是否包含支持。客户可以假设，一旦建立了网站，您将免费进行更改和添加。您的范围声明应包括将提供的支持，并明确排除不提供的任何支持。

一个好的范围声明清楚地列出了所有假设，以便您可以确保项目中涉及的每个人都有相同的目标。随着项目的进行，您将提醒人们注意范围声明，以使每个人都在同一页面上。完成后，您将把可交付成果与范围声明进行比较。您将交付客户想要的一切，并确保客户满意！

时间：需要多长时间？

看起来很简单，“我可以在两周内建立一个网站”。但这到底是什么意思？好的项目时间计划和估算远远超出了这样的要求。以下是一些要考虑的问题：

• 努力是我们和我们的团队将工作的总小时数。
• 持续时间是项目从开始到结束所花费的总时间。
• 持续时间和努力并没有简单的关系。例如，我们可能会更快地交付更多的人同时从事同一项目。或者，我们可能需要更多时间等待来自客户的信息传递，或者因为我们正在同时处理多个项目。

如果我们进行的项目对我们和我们的团队来说都是非常常规的，则可以通过与过去的类似项目进行比较来估算时间。但是请注意不要对项目做出假设。仔细检查范围的差异，因为范围的微小差异会在时间上产生很大的差异。例如，如果您以前的所有网站都托管在一个Web主机上，并且此客户端希望您使用其他主机，则可能会花费更长的时间。

还有其他一些时间陷阱。如果客户在项目开始时没有交付网站文本，该怎么办？如果他们不迅速批准您的图形和页面怎么办？这可能会增加项目的持续时间。而且，除非您非常清楚地沟通，否则客户不会知道他或她是拖延自己项目的人。

费用：要多少钱？

最简单的成本计划是时间和材料：工作时间乘以服务费率，再加上您为客户购买的任何物品的成本。通常，这就足够了。但是，您还应该包括帐单条款，以及有关如何处理费用超支的说明。

当您的项目计划包括范围，时间和成本时，您已经掌握了基础知识。计划完成了吗？离得很远！范围，时间和成本是做好工作，不犯错误，并在问题发生后立即予以解决的 结果 。因此，我们还需要针对这些 过程 因素进行规划。

图2：铁三角受6个工艺因素的支持

只有同时管理其他六个流程领域，我们才能在预算范围内按时交付范围。

西德·坎普

伟大的项目计划的关键要素

仅规划铁三角还不够。如果我们仅计划和管理范围，时间和成本，那么在知道之前会出问题。我们将无法兑现，延迟交付或超出预算。实际上，上一次有人认为完成范围，时间和成本的项目计划是在50年前。

上面的图2显示了三个结果（r）因子铁三角如何依赖其他六个过程（p）因子。通过管理所有九个因素，上述三个（r）因素以及这六个（p）因素，我们确保按时并在预算范围内成功交付结果：

• 质量：什么使它好？
• 风险：可能出什么问题，我们将如何处理？
• 人力资源：谁来做工作，谁来做？
• 交流：我们将如何保持联系并保持一致？
• 采购：我们将购买什么，以及如何购买？
• 整合：我们将如何将所有这九个领域保持在一起，以及如何应对变化？

现在，您可能不需要为这9个领域中的每个领域制定计划。但是您确实需要 询问 是否需要为每个区域制定计划。任何需要计划但没有计划的领域都是基于猜测和假设。它几乎可以像一架用铁丝网和口香糖固定在一起的飞机一样成功。因此，这是精心规划的项目管理计划的六个过程（p）区域的快速指南。

质量：什么使它好？

关键问题：对客户而言，交付品中最关键的部分是什么？什么会让他们感到高兴？我们如何确保在这些特定项目上做得出色？

风险：可能出什么问题？那我们该怎么办？

创建风险计划的最简单方法是问：我们做过这样一个项目，最近五次出了什么问题？我们可能会得到如下列表：

• 我们迟到了，因为有人生病了。
• 客户花了三天的时间来获得图形的批准，我们在星期五得到了批准，我们不得不整个周末工作才能完成。
• 客户没有告诉我们该网站的密码，所以我们开始晚了三天。
• 客户喜欢该网站，但从未付款。

这些听起来熟悉吗？好吧，像这样列出自己的清单，然后写下如何 预防 该问题， 减少该 问题发生 的机会 ，或者 很好地解决 该问题 。 以下是针对每种风险的管理解决方案：

• 对团队中的两个人进行培训以完成每项任务，或者请一名顾问来填补团队中的空白。
• 在项目开始之前对客户进行教育，告诉他们我们期望批准或变更请求的速度，并且由于客户的延迟而延迟了项目的交付日期。
• 列出客户需要的所有内容的清单，将其交付给客户，直到我们掌握了所有内容后才开始项目。
• 需要预付定金。对于没有经过验证的付款历史记录的客户，需要托管。

风险计划可能比这复杂得多。实际上，重型项目经理使用统计数据来计划风险！但是，如果您已列出风险清单，并计划了如何预防或处理每一种风险，那么您的表现就远远超出了平均水平。

人力资源：团队中的谁，每个人将做什么？

在这里，最重要的是确保我们拥有一支具备完成这项工作所需的所有技能的团队。但是，在大型，复杂的项目中，项目人力资源计划可以包括诸如雇用，保留，加班，假期计划和工会规则之类的内容。

交流：我们将如何保持联系并保持一致？

大多数项目被推迟是因为关键的决策没有及时做出，并且工作陷入停顿。电影《 飞行员》中 有一个场景 ， 关于霍华德·休斯（Howard Hughes），他开始疯了，成百上千的工人闲着，等待指令，而休斯（Hughes）试图为操纵杆选择合适的形状。不幸的是，即使没有人发疯，这个场景对我们的项目经理来说还是太熟悉了！

我还看到项目失败，因为给不同的团队成员提供了不同版本的计划。有一次，我们决定从产品中删除某个模块，并且客户同意了。但是没有人告诉程序员，他整夜熬夜试图使其工作。我不需要告诉您第二天早上程序员的感受，当我们告诉他他会无故熬夜时。我们只能说这样的沟通错误不会建立忠诚度！由于沟通不畅，有一半的团队认为我们在骑马，而另一半则认为我们在驴。项目完成后，我们有了马头和驴尾的东西，这使项目经理看起来像马的尾巴！

因此，沟通是关键。如今，当许多项目通过网络，电子邮件和电话完成时，情况更是如此。通常，我们正在与居住在不同时区并使用不同语言的团队成员合作。在这些情况下，沟通计划是成功的关键。只需询问每个人何时，如何与他或她联系，并写下会议，对话，批准或变更请求的准则。

采购：我们将购买什么，以及如何购买？

一些项目没有采购需求。如果我们不购买，租赁或租赁任何东西，并且不保留分包商的服务，则可以跳过本节。但是，如果我们正在做这些事情中的任何一件，那么我们就需要与项目计划协调合同，协议书，保险，遵守法规等等。这就是我们制定项目采购计划的方式。

积分

在制定项目计划时，集成具有两个含义。首先是：我们需要确保计划的所有部分都紧密结合在一起。假设客户要求在网站上提供其他页面，我们同意。然后，我们增加了十个小时的工作。但是我们是否更新了成本以反映范围和时间的变化？如果那10个小时算作加班，并且根据人力资源规则，我们必须付出一半的时间怎么办？所有这九个领域联系在一起，当我们制定项目计划时，我们必须对所有内容进行交叉检查。

即使我们对所有内容进行交叉检查，这还不够。项目在中间进行更改。因此，集成的第二部分是在计划之后进行的-它在项目执行过程中管理变更控制，以保持一切正常。

布置下一个项目计划

按照本文中的步骤，您可以制定下一个项目计划。如果您之前已经计划过一个项目，则只需确保注意这九个领域，就可以使这一项目变得更好。

项目管理学院将这九个领域的知识称为项目管理。但我鼓励您保持简单。常识在项目管理中比知识重要得多。花一些时间来思考这九个需要管理的方面，您的想法将是很棒的。

当然，某些项目计划比其他计划容易得多。项目的独特性是一个关键因素：项目越例行，计划就越容易。当然，降低成本或快速交付的规模，复杂性和压力也都要求规划。如果您需要更多帮助，则可以阅读我的《 Project Management Made Easy》 一书 ， 或者查阅PMI的可用资源。

每天使用您的项目计划

项目失败的最大原因是缺乏良好的计划。恭喜你！你已经解决了这个问题。现在，您已经准备好犯第二个最大的错误，那就是将计划丢到抽屉里，开始工作，而不是充分利用已完成的工作。

当您在从未有过的地方开车时，是否将GPS设置在您的汽车中，然后将其忽略，然后继续行驶直至完全迷路。当然不是！

但这就是太多项目经理要做的。每天和每周使用项目计划就像在听GPS。每天，让您的计划告诉您：

• 今天做什么
• 接下来做什么
• 告诉你的团队做什么
• 何时联系您的客户以及怎么说
• 注意和预防或管理哪些风险

每周，根据计划检查您已完成的工作，并解决所有可能出现的问题。如果您仅根据结果跟踪时间和成本，就会发现自己迟到并且预算过高。但是，如果您同时关注六个过程因素，则会发现问题，避免它们浪费您的预算，造成大的延迟，并深化您的项目的六个。有了一个好的计划，您就可以迈向成功。