如何在工作中举行有效的会议

如何防止会议浪费时间

会议是人们在工作中相互交流的最常见方式之一。如果做得正确，会议可以减少误会，产生新想法，加强团队共同目标并解决问题。在大多数组织中，会议是决策过程的重要组成部分。但是，一个聪明的领导者也知道，每次他召集会议时，他的员工都会被从雇用的工作中带走。如果没有适当地计划和执行会议，会议会使人们感到沮丧，理所当然和过度劳累。

参加者应该让会议感到充满力量和启发，而不是困惑和幻灭。以下是一些提示和建议，可帮助您在工作场所领导有效而愉快的会议。如果精心计划，会议结束时，每个人都会感觉已经完成了有意义的事情。

举行有效的会议始于选择合适的聚会空间。确保提前预定会议室，以便在需要时可以使用。

召开有效和富有成效的工作会议的9种方法

1.选择合适的会议地点。

选择合适的会议地点，并确保您在会议前后预留了足够的时间来预订它，以便您可以设置房间，问候客人并随后回答他们的问题。通过在会议的主要部分之前和之后留出空间，您可以避免那些尴尬的情况，人们在您准备好会议之前出现，或者会议需要加班，因此您必须赶快离开会议室，以便在会议之后安排小组按时开始。

2.了解您将要举行的会议类型（并遵循该目标）。

是要让每个人都参加讨论的协作会议，还是要进行大部分讨论的会议？一般来说，基于信息流，会议有三种主要类型。

信息发布会议：领导者陈述事实，解释新的政策方向或演示过程或程序。在主要演讲后，参与者可能会有时间提问，但在大多数情况下，信息从上向下流动。
信息收集会议：领导者寻求参与者的输入和反馈。例如，可能要求小组委员会主席提供其小组的调查结果。或者，会议负责人需要帮助改善制造或管理流程的想法，并希望给员工提供表达想法的机会。在这种类型的会议中，信息流是从小组参与者到领导者。
协作会议：集体讨论会议，互动研讨会，战略规划和会议，其目的是提出解决问题的想法或制定计划，以向前和向后相互交流信息。在这些类型的会议中，会议负责人通常充当主持人的角色，使事情顺利进行，并将团队的创造力引导到为整个组织服务的有用解决方案中。

3.事先分发议程。

通过提前向所有会议参与者发送议程，人们可以适当地准备自己的角色。他们将知道正在讨论哪些问题，期望谈论哪些部分以及还有谁将参加会议。期望人们出现他们无法准备的会议实在是不专业和无效的。您正在组织一次商务会议，而不是一个惊喜派对，因此请务必提供清晰的信息。

4.邀请合适的人。

您是否曾经坐在一个会议上，想知道为什么在地球上呢？所讨论的问题不会影响您的部门，您没有必要的经验或专业知识来促进讨论，或者您自己的部门项目的截止日期很紧，而且您没有时间来做。是的，不幸的是，一些管理人员计划以“更多，更多”的心态来计划会议，而不是只邀请最需要讨论议程问题的人员，而是发出了全面邀请，组织各方面的人员预计参加。

如果您想计划一次有效的会议，请在起草参加者列表时保持选择性。决定某人是否应该参加会议的一种方法是问问自己，该人是否必须执行会议上做出的任何决定。如果答案是肯定的，则将该人包括在被邀请者列表中。

最有效的会议筹划者是那些重视参与者时间和自己时间的人。

5.在开始时设定音调。

在会议开始之前提早到达并整理材料。在参与者开始到达之前，设置并测试您的AV设备。当他们走进会议室的门时，您应该有时间进行快速梳理检查，然后准备好以友好的微笑和亲切的问候欢迎他们。让您的会议参与者放心，并确保他们知道他们的出席受到赞赏-当会议开始时，他们将更有可能注意并继续参与正在进行的活动。

6.选择适合会议的会议室配置。

您正在开会的类型（信息提供，信息获取或问题解决）将帮助您决定如何设置桌子和椅子。例如，在一个提供信息的会议中，一个人的演讲最多（如果不是全部），那么安排桌子和椅子的教室风格应使参与者朝前。在更具互动性的会议中，例如，在一个解决问题的会议中，您希望人们能够讲话和互相听讲，然后将马蹄形设置（正方形或矩形，在四个侧面中的三个侧面都设有座椅和椅子）适用。

7.确保适当休息并充满能量。

作为会议负责人，您可以为会议的运行方式定下基调。如果您像电池快没电了一样在房间里打哈欠或打or，那您就不能指望房间里的其他人对自己说的话保持兴趣和兴趣。

8.提供适当的茶点。

如果您要开会的时间很长，大部分时间都在早上或下午，那么最好在茶点，咖啡，水果和茶饼干等点心上加些小点心，以帮助人们度过难关。至少要提供水。如果您无法提供茶点，请确保在会议期间休息一下，以便人们可以吃自己的小吃或从咖啡亭里抢东西。

9.通过参加课程和培训计划，获得有关如何召开有效会议的更多练习。

本文中有关如何召开有效会议的提示和建议，受到了将近100年来一直在教授演讲和领导技能的组织的启发：Toastmasters International。在Toastmasters会议上，您不仅学会了如何减轻与听众交谈的恐惧，而且还学会了如何计划和主持会议，有效地管理时间，分散注意力并为同龄人提供有意义的反馈和支持。您甚至可以学习如何保持冷静，并在事情未按计划进行时思考。

通过发展会议和活动筹划技能，作为对职业发展的持续承诺的一部分，您将在事业发展中为成功做好准备。谁不喜欢能够熟练地组织一次愉快而富有成效的会议的员工？