如何格式化和写专业商务信函

商业信函是某些人的日常习惯。

通过彼得·米洛舍维（PetarMiloševi）？（自己的作品），CC-BY-SA-3.0，通过Wiki Commons

业务沟通是经营一家盈利，备受尊敬的公司的关键。商业信函是许多企业及其员工的日常礼仪。商业信函可以达成或中断商业交易，显然，写得好的信件更能达成交易。

示例专业商务信函格式。数字是商务信函的主要组成部分。

特蕾莎·科本斯（Teresa Coppens），2012年

杰出商务信函的主要组成部分

一封出色的商务信函包含十个主要组成部分：

1. 寄件人地址
2. 日期
3. 接收者的地址
4. 良好的第一印象（称呼）
5. 写作理由（信函正文）
6. 以信结尾
7. 指未来的联系方式
8. 封信
9. 机壳
10. 打字员姓名缩写

1.发件人地址

该组件通常包含在公司信笺上。但是，如果您不使用信头纸，则发件人的地址在距页面顶部两英寸左右的地方显示为左对齐。仅包括街道地址，城市和邮政编码，然后包括联系电话，传真号码和电子邮件地址（如果适用）。用于您信件的适当字体应易于阅读且形式正式。广泛接受的字体是Times New Roman，大小为12，是一种保守字体。

2.日期

此组件用于指示写信的日期。如果您花了几天时间来撰写这封信，请使用该信的完成日期。当写信给美国境内的公司时，请使用美国日期格式，该格式将日期放在月份的前一天（2012年4月12日）。日期栏应左对齐，并在发件人地址下方显示一行。

3.收件人地址

在发件人的地址之后留一个空白行，然后是收件人的地址，这也应保持合理。对于国际地址，请在最后一行用大写字母键入国家名称。您应该尽可能写给特定的人。如果您没有对方的名字，请致电公司或与公司的员工交谈。包括准确的个人头衔，例如女士，夫人，先生或博士。如果不确定妇女对个人头衔的偏好，请使用女士。

4.良好的第一印象（饱食）

您对读者的第一印象就是您的来信。确保此人的姓名和名称正确且拼写正确。如果无法找到该人的姓名使用，“亲爱的先生或女士：”如果您不确定该人的性别，则可以在称呼中使用全名。例如，您可以写信给亲爱的克里斯·威廉姆斯：如果您不确定克里斯的性别。称呼中的姓名应与收件人地址使用的姓名相同。在称呼之后，留一个空白行。

5.撰写商务信函的理由（信函正文）

可以写商务信函的原因有很多，例如：

• 查询（询问信息）
• 请求（要求某人做某事）
• 道歉（对不起）
• 投诉（投诉问题）

在写询价信或要求书时，您可以写一封信，说：“您可以……”或“如果您愿意，我将不胜感激……”。给出坏消息或道歉时，您应机智且有礼貌，并说明原因对于这个问题。 “不幸的是，由于…，我们将无法按时处理您的订单。”或“不幸的是，由于先前的承诺过多，我们目前无法与您见面。”

写信时请使用块格式。不要缩进段落，而只能使用空格。在段落之间留一个空白。写商务信时要记住简洁是关键，这一点非常重要。在第一段中，以友好的方式打开，然后以书面形式陈述您的目的。下一段应提供详细的理由说明写作原因。第三段可以提供背景信息和支持细节。

6.结束商务信函

最后一段应重申该信的目的，并在必要时要求采取某种行动。“如果还有其他问题，请与我们联系。” “我希望在您方便时与您见面，以进一步讨论此事。” 同样，如果要随附文件，则应在最后一段中指出。“请随函附上……”

7.允许将来联系

最后一段还应提及将来的联系方式，例如：“我期待下周三与您会面。”

8.封信

您信的结束时间取决于您与收件人的关系。“忠实的您”比“真诚的您”更为正式。如果读者是您的知名读者，则可以使用“最诚挚的问候”。在适当的结束后加上逗号，然后留下四行签名，然后输入姓名和职位。

9.外壳

如果字母中包含附件，请写上“ Enc”表示。收盘价下方一行。如果包含许多文档，则应为每个文档命名。

10.打字员首字母缩写

如果您撰写了这封信，但又有人打了一封信，或者您已经为其他人打了封信，那么打字员的姓名首字母会出现在括号后。如果您是发件人并亲自输入字母，请省略打字员的姓名缩写。

慢慢来！

专业的商务信函遵循正式的轮廓，使它们看起来更加优美。但是，内容是最重要的功能，可以确保为您的信函目的带来积极的成果。您的拼写和语法必须无懈可击。因此，在发送之前，请先对您的作品进行两次或三遍校对。确保措辞礼貌，委婉，切题。高管人员有时间限制，不太可能花时间阅读散乱的散文，花费的时间太长。请花一些时间按照本文中的准则进行操作，并仔细编辑您的简明内容，这将是一封专业的信函。