如何在Excel中进行资源分配

介绍

资源计划可能是项目管理中最具挑战性的方面之一，尤其是如果您要在整个组织中长期为多个项目团队进行资源计划时。如果您拥有Microsoft Project Server，则可以相当轻松地进行资源分配，因为Microsoft Project Server可以查看组织中所有项目并告诉您特定资源的分配位置。但是，Microsoft的标准版不允许您这样做，到那时，可以更轻松地在Microsoft Project或其他地方引用您的项目计划，并在Excel中构建资源分配文档。本文引导您完成在Microsoft Excel中执行资源文档所需的所有步骤。

进行资源分配可能会觉得您正在解决一个非常大的难题。

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建立清单

第一步是构建您将负责分配的所有资源的列表。如果这是针对单个项目或小型部门的，则可能可以自己完成，但是如果您要为大型部门进行资源分配，而大型部门的员工正在处理数百个项目，则可能需要完成支持部门，以确保您具有完整的姓名列表。让某人查看列表。您不想开始移动人员并调整项目时间表，而只是发现其他人可能已经填补了一些空缺。

支持工作中的因素

在某些公司中，从事项目工作的员工也从事大量的支持工作。员工所做的支持工作的百分比因公司和公司而异。重要的是要了解在分配资源期间，需要在平均工作日或工作周内为每个员工分配多少百分比的支持工作。而且，如果您不是足够熟悉员工工作量的人，请确保您从某人那里获得该信息。如果您猜中了，那将是错误的，它将使您的数字大打折扣，从而导致很多痛苦。

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知道您要分配的持续时间

为了澄清起见，请始终验证要求您为其分配资源的持续时间。预测人们在短期内的位置是一件容易的事，但被要求寻找的路途越远，您犯错的风险就越大，并且如果您不必输入数字在那里，您可能要强烈考虑不这样做。

收集项目进度表

如果您有完整的项目计划作为输入，那么作为资源分配的一部分所做的预测将变得更加准确。即使该项目尚未正式开始，您也应该能够将基本的高层项目进度汇总在一起，从而调出需要完成的所有已知任务。但是，在那个阶段，没有细节的开发工作可能会花费很大的时间，因为尚未详细说明所有任务的工作分解结构。但是您仍然应该能够将从事开发工作的人员的姓名以及与所有其他任务相关联的人员的姓名在一起。审查业务案例并与请求项目的业务实体进行对话之后，您可以对项目的复杂性有一个非常高级的了解，并能够从中预测每个任务的持续时间。如果项目已经在进行中，并且有一个工作分解结构可以调出与开发工作相关的所有任务，那么您将获得关于谁将在何时何地进行工作的更详细的信息。

资源均衡是资源分配工作中至关重要的最后一步，因为它可以帮助企业了解何时增加和减少员工人数，还可以帮助项目经理制定切合实际的项目进度表。

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建立您的资源分配电子表格

将您收集的所有信息汇集到Excel中的资源分配电子表格中的步骤如下：

在Excel中打开一个新的工作簿，并为需要进行预测的每种资源创建新的工作表。
在第一张工作表中，从几行开始，在第一栏中开始插入个人将要处理的项目的名称，每个项目都在其自己的行中。
在您输入第一个项目的上方的空白行中，跳至该行的第二个单元格，然后开始输入您需要对该行进行资源分配的持续时间的各个日期或一周的日期范围。最终，这取决于您或您的老板想要获得多大的粒度。
打开列表中第一个项目的项目进度表，然后仅过滤您要查找的资源所涉及的任务。找到资源所涉及的第一个任务的持续时间，然后转到正在创建的资源分配电子表格中。导航到该项目行中与该天或一周范围对齐的单元格，然后输入在该时间段内看到该资源投入的小时数。对所有员工的所有项目中的所有任务重复此步骤。
在每天或一个星期的日期范围列的底部输入一个公式，该公式求和该列中我们总数的总和，这也应考虑该资源的必要支持工作。
查看总数。如果您使用单一的标准工作日，则比任何看起来员工会花费八个小时以上的日子都是危险信号，需要进行检查。当您对数字求和时，具有此功能是很正常的，它确实突显了大多数组织如何过度分配资源，甚至直到进行此类练习后才意识到这一点。
平衡您的资源。您可以在这里进行将工作转移到其他人或延长任务持续时间的练习，以便每个人都得到适当分配。