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电话会议通常仅能促进Slack或Gchat上的多任务处理和棘手的对话。在最坏的情况下，它们会浪费很多时间，并且如果呼叫处理不当，可能会浪费士气。有时，这些调用是不可避免的，或者是因为它们在逻辑上是必要的，或者是因为某些更高级别的需求，所以这里介绍了如何充分利用它们。
1.提前发送资料
它有助于提前发送议程，使人们可以提前添加所需的任何东西。这减少了人们走“哦，还有一件事情！”的可能性。就像每个人在通话中说了再见一样。
如果您要参考给定的文档或其他视觉效果，则在通话过程中让每个人都可以使用它可能会有所帮助。让一些数字摇摇欲坠，然后不得不重复三遍，这无疑是浪费时间。即使有问题的文档应该在人们的收件箱中，也请尝试在致电前一天重新发送，尤其是几周或几个月前发送的文档。
您还应确保提前告知人们是否将负责更新某个项目。尽管有时最后一刻的要求是不可避免的，管理人员通常应该为这种可能性做好准备，但最好是让人们多加注意，而不是假设他们知道并把他们当场。
2.限制邀请
有两类人需要考虑：需要接听电话的人，和 不需要 但可以受益的人。属于第一类的人可能是决策者，并且团队领导提供了要提供的更新。识别这些人应该很容易。
第二类人员可以是可以回答有关特定情况的任何问题的人员，也可以是正在担任领导职务并可以从应召中受益的人员。它 并不 必然包括每个员工或每个部门。请记住，如果经理以后可以向团队提供关键更新，那么花时间在电话会议上可能会浪费人力。如有疑问，请咨询经理和团队负责人如何有效利用他们的时间。
视您的组织而定，邀请所有人参加可能很有意义，但仅对某些人强制参加。这使感兴趣的各方可以加入，了解更多信息，并希望最终能有所作为。确保清楚地传达这些不同的期望-并记住，通话中的人越多，花费的时间就越多！
3.设置基本基本规则，但不要Na
应该在可能包含同一议程的同一封电子邮件中传达有关何时问问题，预期要参加的人以及在加入或讲话时记得说出您的名字的准则。请记住，这些准则通常会有合理的例外，否则新手可能对您组织的工作文化不熟悉。同样，没有人会记得记住静音手机，因此请确保不要因为轻微的背景噪音或其他小干扰而对人竖琴。
如果确实有什么干扰电话，请尝试使用广泛的“每个人在嘈杂的地方都能确保电话静音吗？”，即使您确切知道罪魁祸首是谁。尽可能间接地提供反馈可以防止好心的员工感到被责骂或不受欢迎。
4.明智地轮换角色
在不考虑员工意愿和技能的情况下分配他们的角色可能只会使您的电话会议变得更加乏味。尝试将笔记记录，议程设置和协助角色分配给对领导真正感兴趣的人。在其他情况下，您可能需要寻找对特定呼叫主题有既得利益的团队成员。无论是什么原因，请务必让人们知道您为什么要他们担任这个角色，因为这可以帮助提高他们的信心和士气。
偶尔有新鲜的声音运行电话也很不错。也许其中一位区域经理非常喜欢，您的团队可能会喜欢让他或她担任主持人。
尽管随机或按计划轮换角色似乎很公平，但这可能适得其反。如果您让菜鸟对它们的新事物负责，那么他们可能会最终激怒您。将职责分配给负责处理紧急情况的人员并可能不得不退出通话中可能也是不好的。
5.从积极开始
虽然您不希望过度执行并看起来不真诚，但是很高兴知道何时完成了一项出色的工作，或者做出了特别的努力。如果某个特定的小组或个人刚刚完成了一件大事，那就打开它，即使这与通话没有太大关系。您还可以向刚出差的人大喊大叫，如果他们从仍然是清晨的时区跳来跳去，则可以向整个办公室大喊大叫。这可以为其他情况下的通话设置正音。
不过，不要把这部分做得太长，否则会浪费时间。还应注意避免在每次通话时都赞美对方，因为这会事与愿违，并降低其他人的士气。
6.避免详细的故障排除
保持话题集中显然是电话会议的目标，但有时您会遇到棘手的情况，即某个人的问题成为话题，但问题很复杂或非常针对他们的情况。如果它根本不适用于通话中的其他人，请不要害怕回答“这是一个非常棘手的问题，这是办公室特有的。我们可以离线讨论吗？”
在某些情况下，您还可以尝试更具体的理由，例如“我知道人力资源团队中的某些人要在10分钟内召开另一个会议；我们可以推迟讨论，因为它不涉及他们吗？” 重要的是要确保发问者不会觉得自己的问题是不合适或繁重的，只需要在不同的时间或地点进行即可。
7.将最不重要的主题放在最后
尽管总的目标是按时结束电话会议，但在某些日子里，技术问题或复杂问题可能会使会议花费更长的时间。也有可能会弹出紧急情况，迫使至少一个人跳出电话。
如果您的通话安排了半小时以上，则很有可能使繁忙的经理或其他决策者不得不参加另一个更为紧急的会议，无论计划与否。尝试将任何需要时间输入的时间敏感项目放在呼叫的前面。尽管之后可能会使失踪的经理重新陷入困境，但这会花费您或其他人的时间和精力。