有效会议的四个阶段，解释如下

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在美国版《办公室》的几乎每一集中，史蒂夫·卡雷尔（Steve Carell）古怪的迈克尔·斯科特（Michael Scott）都将他的员工带到会议室开会，会议开始得很糟糕，没有任何进展，通常以有人受到解雇，人身伤害或意外伤害的威胁而结束拥抱。在现实生活中，工作场所会议（或实际上在任何地方举行的会议—教堂，课后活动，甚至与家人坐下来）可能会感到同样随意和不舒服。如果要集思广益并最终找到解决方案，那么挤在董事会桌旁或通过Zoom围拢40名员工而没有明确的方向，就像跳上没有帆的帆船一样。您真的不会去任何地方。

请按照以下步骤进行更好的会议，会议之间要有很多进展，会议的开始和结束都非常重要。

召开有效会议的提示

选择不会分散成员注意力的时间和地点。午餐前一小时在自助餐厅对面的办公室开会对与会者来说完全没有兴趣。
如果您可以虚拟召开会议，请参加。现在没有理由要求人们改变工作日在一个地点开会了。
确保您的目标有明确的目标。开会讨论削减下一季度预算的方法还不够狭窄。主题为“确定下个季度我们不需要花哪三件事”。
只邀请与会议重点相关的人。人们通常不喜欢参加会议，所以不要让不需要解决问题的人参加。
在会议开始之前创建基本规则，并确保所有与会者都有一份副本—通用的基本规则是“彼此之间不要打扰”。
在会议后24小时内发送后续电子邮件，确认并做出决定，谁将在这些决定中扮演特定角色。

有效会议的四个阶段

进行有效会议的第一件事是认识到，当您走进闷热的会议室时，它们并不仅仅是魔术般地聚集在一起。就像任何很棒的聚会一样，这里有计划和准备的要素，没有它，实际的会议是完全没有意义的。

有效会议的四个阶段是：

制备。现在是时候真正定义您的会议的全部内容了。这是关于如何更好地利用暑期实习生的集思广益会议吗？您是否要决定在艺术部门的预算中花额外的钱？拥有一个格式正确的讨论主题是会议成功的关键，因为与会人员希望从日常活动中抽出额外的时间是值得的。
会议。会议期间，你一定会跟你过程中形成的议程 p 赔偿，使所有关键的谈话要点都提出来了，每个人都被赋予一个机会，而不去偏离主题的贡献输入，使会议时间比它需要是。
闭幕。会议预定在结束前几分钟，您将总结讨论，必要时安排下一次会议的时间，并审查与会人员提出任何其他问题的机会。
跟进。后续活动对会议质量与准备阶段一样重要。在这里，您可以缩小差距，并绑住任何松散的末端，以确保正确执行会议期间做出的决定。

在会议的所有阶段中，应花费最多时间的是准备工作。进入一个安静的环境，并在下一次会议中列出您想要的内容，仅关注于有助于实现改进的内容。

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为有效的会议做准备

确定会议目的

在这里，我们正处于会议计划的最重要阶段，即确定您为什么要开会。要首先确定会议的目的，请问自己两个简单的问题：

需要解决什么问题？
为什么需要解决该问题？

这些问题的答案将是会议的目的。

选择最佳时间和地点

考虑一个有利于集思广益和公开讨论的时间和地点，以及哪种设置最适合您的团队规模。

如果选择远程位置，则可以使用视频聊天服务（例如Zoom），简单的电话会议，甚至可以通过Messenger服务进行聊天讨论。远程会议的一个巨大好处是时间可以更加灵活，因为与会者可以在任何地方通过电话加入会议。

如果您选择亲自见面，请考虑选择一个时间，不要让傻瓜们隆隆作响，也不要注视着时钟。上班前开会或午餐前开会可能是个坏主意。

创建议程

接下来，您需要创建一个议程。议程有时被称为“路线图”，它将指导会议并帮助您作为指挥和其他参与人员，密切关注您的位置和去向。

良好的会议议程将包括：

需要讨论的话题
与每个特定主题相关的主要谈话要点
定义的会议开始时间和结束时间
结束时间之前有问题的余地

议程可能看起来像这样：

会议时间表

3:00 PM会议开始

3：00-3：05与会者介绍和主题

3：05-3：20讨论话题和话题

3：20-3：30问题

下午3:30会议结束

结束时间：3:30 PM

关注的主要话题：我们应该在哪里放置新的自动售货机？

将会有三台新的自动售货机-两台用于小吃，一台用于饮料
所有自动售货机应位于一处还是分布在建筑物内？
消防法规规定自动售货机不能位于建筑物出口附近

请在6月28日之前发送电子邮件至[email protected]，以获取其他问题和疑虑。

该议程之所以有效，是因为它为会议的路径设定了明确的指导方针。打印您的议程，并在会议开始时将其分发给每个与会者，或预先通过电子邮件发送给所有人，这样每个人都有机会查看议程并在整个会议中重新参考。将它张贴在您遇到的任何地方也是一个好主意，以便在整个讨论过程中始终将它张贴在您和与会者面前。

选择并邀请成员参加会议

决定谁应该参加会议以及为什么
通过电子邮件，文本或其他形式的专业沟通向成员发送请求

建立基本规则

边界有助于使社会在大多数为公民的国家中运作。将您的会议视为一个小型社会，并确定一些界限，即基本规则。要建立有效会议的基本规则，请具体说明并解决潜在的干扰因素，例如：

技术。会议期间应允许使用电话和计算机吗？
尊重其他成员。不建议打扰，大声交谈，彼此打扰或时间过长。
休息。如果会议要举行很长时间，是否会有休息时间，成员应该在何时何地见面？

基本规则目标

基本规则应该具体，并确保参加会议的每个人都有机会参与和参与富有成效的环境。

分配关键角色

像任何运转良好的机器一样，成功的会议比主持会议的人花费更多。您需要在会议中分配三个关键角色，以确保会议从头到尾保持嗡嗡作响。

主持人

主持人可以使会议保持正常进行，执行基本规则，并在对话偏离主题的情况下帮助引导成员回到会议的目的。

计时员

计时员将跟踪定义的会议开始和结束时间，并定期提醒成员已过去了多少时间以及还剩下多少时间。

录音机

记录员记录会议期间提出的想法，并确保要求澄清对话是否引起混淆，以便所有记录的信息都将有所帮助，并可在会议后用作有效参考。

采购和整理材料

确定会议需要哪些材料，并在会议时间之前收集它们。因此，如果您要使用笔记本电脑，请确保它不会在会议进行到一半时就开始更新，并且如果您希望每个人都做笔记，请抓住足够的笔和记事本以备不时之需。如果您打算显示数据，请花一些时间创建一些视觉效果以支持您的数字。

参加会议准备处理一两个明确定义的问题。太多的讨论内容可能会阻碍真正的进展并导致切线讨论。

蒂姆·古（Tim Gouw）摄影：Unplash

会议

引言

进行简短介绍以使所有会议成员彼此熟悉，然后陈述会议的目的并仔细阅读基本规则，以便每个人都对会议的进行方式有清晰的了解。

说明会议目的

讨论会议的目的，原因，原因以及希望完成的事情（就三台新自动售货机的最佳位置达成一致决定）。

审查议程

对于面对面的会议，请散发议程的印刷副本，其中包括要讨论的话题，谈话要点以及开始和结束时间。

对于远程会议，在开始之前请仔细检查每个人是否都已发送并有权访问议程。给与会人员额外的时间，以便他们可以在深入讨论之前进行讨论。

安排时间结束会议并坚持下去。您的员工和同事将感谢您的果断性。鼓励所有人给您发送电子邮件，以解决任何其他问题，以免让您感到头疼。

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会议闭幕

包起来

即使会议进展顺利，每个人都在想出好主意，但务必要遵循会议开始时确定的最终结束时间。如果还有更多要讨论的地方，可以在后续阶段中完成。

顺利收盘：

在会议结束时花几分钟让成员提问和回答问题。
确定是否已达成解决方案，或者是否将在下次会议上再次讨论。
如果已达成解决方案，请创建具有特定时间表的行动计划。
如果尚未达成解决方案，请在不久的将来再开会。

制定行动计划

在制定行动计划时，您需要包括以下元素：

解决方案。解决方案是将所有三台自动售货机移动到一个中央位置，饮料机在中间，这样一来，机器就很容易找到，所有零食都可以在一个地方购买。
如何实施解决方案。为了实施该解决方案，机器将被移至整个浴室对面的大厅。
谁将成为实施解决方案及其特定角色的一部分。Jackie将与供应商联系，以告知他们应将机器安装在何处，Juan将在安装当天与他们会面，以确保将机器安装在正确的位置。
解决过程的时间表。杰基（Jackie）将在周一早上致电供应商，并提供安装日期，而胡安（Juan）将与他的经理联系，要求安排他通常的上午工作时间与供应商会面。

在会议的一周内，通过电子邮件与与会者进行跟进，以澄清会议后出现的任何问题和疑虑。保持沟通畅通，以充分利用您的会议。

安德鲁·尼尔（Andrew Neel）摄影：Unsplash

跟进

发送后续电子邮件

通过在后续电子邮件中向会议与会者发送记录员的笔记，保持会议结束后的势头。提醒所有人杰基和胡安的职责，并在出现任何问题时确保每个人都有您的联系信息。

发送个人后续电子邮件

对于那些选择执行特定职责来实施解决方案的人员，请发送电子邮件以检查进度，并讨论可能妨碍时间表的任何问题。确保Juan获得其经理的批准以抽出时间与供应商会面，并在星期一下午仔细检查Jackie与供应商联系以确认安装时间和位置。

遵循这些简单的准则进行简短而高效的会议，将帮助您和您的同事紧贴问题，而不会完全被他们所困扰。