文字处理软件：商务和管理专业的nvq文凭及其：第二部分

创建和修改文字处理文档的布局和结构

不能随便散布一些文字和图像的文档。所有文档都需要具有标准结构和布局的简洁外观。为了做到这一点，需要知道如何组织文档，为此需要什么技术和工具以及在哪里可以找到它们。

2.1确定文件的结构和样式要求

任何已创建的文档都必须遵守某些标准，以易于阅读并保持专业水平。如果我们总体上看任何文档的标准结构，它将有一个标题页，一个目录，简介，该文档的主体等。

文档的标题页样本

nsf.gov

文档的每个部分都有其自己的样式和结构。

例如，文档的标题页将包含报告的标题，日期，文档状态等，目录将包含文档的所有部分和子部分以及相关的页码等。

根据文档的类型，您需要为文字处理器上的页面设置标准页面布局。一些基本设置包括纸张尺寸，纸张类型，纸张方向，基本字体，语言，日期设置，文档内容的对正，页边距，行距，列，页眉，页脚，页码，段落标题，表格，还有许多其他目的而定。

除此之外，我们还需要研究文档的图形部分。您在文档中使用的图形也必须符合某些标准。它们需要简单，并与文档的内容保持一致 （有意义） ，适当地加上标题，必要时用图例标记（如果有）。

文档中要考虑的下一个重要方面是文档的语法，可读性和样式。拼写检查并检查语法中是否有错误。一些基本标准是避免在文本下划线，使用单引号而不是双引号，在句子和段落之间留出空格，检查标点符号等。此外，最好在编写文档时使用主动语态，而不要使用被动语态。

处理完所有样式和文档结构后，需要调整页面设置，以使文档看起来整洁，便于打印和阅读。

2.2确定可用的模板和样式以及何时使用它们

诸如页面大小，页面方向，页边距，字体，行距等规范的集合称为模板。在Word中创建的每个文档都基于模板。

例如，当您在Word上打开新文档时，Word使用具有某些常规或默认设置的默认模板，这称为“常规模板”。

模板还带有文档的样式。

例如，对于普通模板，默认样式为普通样式。它将具有默认字体，字体大小，行距，边距等。单词本身内部还有其他多种样式（ Format-> Styles and Formatting ），您可以从中选择一种样式，也可以修改现有样式或创建自己的样式。

根据您工作的每个组织和部门的不同，您可能已经具有先前为特定目的而设计的不同模板，这些模板考虑了组织及其标准的需求和要求。模板可能具有不同的页面格式，不同的样式和一些标准文本，所有这些都取决于组织的需求和标准。

例如，每个组织都有的信头就是模板的示例。它可能包含有关公司的基本信息和联系信息。可以修改这些模板，也可以创建模板并将其保存在硬盘驱动器中易于访问的位置。文件的外观由文件的样式和规格决定。

模板可以是普通的默认模板，也可以是带有宏的模板。如果您需要为经常创建的文档创建模板，那么您需要做的是：创建具有所需样式和规范的模板，并添加每次创建新文档时都会出现的文本，然后使用有意义的名称保存模板。如果要根据需要修改现有模板，请打开一个已有模板，进行所需的修改并以其他名称保存。

Word 2003教程使用模板

模板有两种类型：内置模板和自定义模板。

内置模板带有为各种类型的文档设计的预设结构。

例如，传真，备忘录，信件，简历，报告等。

自定义模板是用户创建的模板，当内置模板无法满足其目的和要求或可用模板不令人满意时。用户使用自己的格式和样式创建模板，并将其与其他模板一起保存，以备将来使用。

文件-模板-选中“自动更新文档样式”

michaelgoerz.net

如果希望将现有文档的样式重新格式化为在新模板中创建的样式，则可以通过将新创建的模板附加到需要重新格式化的文档来实现此目的。

要将模板附加到文档，

文件->模板->选中“自动更新文档样式”选项->单击确定

Word将覆盖旧文档中具有匹配名称的样式，并将新模板和新样式添加到样式列表中。在此过程中，仅样式更改，其他规范（如页边距，页眉，页脚等）不变，因为它们是文档级设置。文档级别设置始终取代模板级别设置。

要查看可用的格式和样式，请单击格式-样式和格式

插入表

在各种类型的文档中，出于各种目的使用表格，并且表格的类型也不同。我们将研究可用于修改表和组织表中信息的不同设置和功能。

创建或插入表格-表格->插入->表格->设置行数和列数->您可以对内容使用“自动调整”，这将根据内容调整表格，或者选择“自动调整至窗口”，将拉伸表格直到页面的空白处。

添加和修改表结构-您始终可以右键单击表并进入表属性，并对表的属性进行大量更改。您还可以添加和删除行和列，更改表的宽度，边框，阴影和许多其他属性。

要将文本转换为表格，首先输入以制表符或逗号分隔的数据，这里我用制表符分隔数据

要合并表格中的单元格，请选择要合并的单元格-右键单击选定的单元格-选择“合并单元格”

合并和拆分表中的单元格–要合并单元格，请选择需要合并的单元格->右键单击它们->单击合并单元格。

要拆分单元格->右键单击需要拆分的单元格->单击拆分单元格->设置要将单元格拆分为的行数或列数

在表格中水平或垂直对齐文本–选择要在其中对齐文本的单元格。右键单击它们->单击“文本方向”->然后选择所需的对齐方式

表格中的单元格边距，边框和底纹–右键单击表格->单击“边框和底纹”->更改页边距，边框和底纹的设置

如何创建表格？

我们还将研究如何创建和修改表单。表单是文本文档，其中包含您在必要时填写的表单字段。这些表格可以在计算机上使用或打印并填写。与其他文档类似，表单也可以另存为模板。要创建表单，

MS Word->新建->空白文档->您可以根据需要输入必要的标题和其他详细信息。您也可以使用表格为表单提供专业的布局。

视图-工具栏-表单，将显示表单工具栏

添加项目符号和列表样式-格式-项目符号和编号

当您设置标题，段落和目录的样式时，内置样式使工作变得更容易。例如，当您手动选择标题，更改字体，字体大小，字体颜色时，您将分三步执行操作以实现结果，并且必须对每个标题重复此操作。但是，当您使用内置或已经创建的样式更改样式时，只需单击一下即可完成工作。

链接的样式会同时更改字符和段落的样式，并且最后将它们标记为“ ¶”。这些样式的行为类似于段落样式或字符样式，可以通过在段落内的任何位置单击以应用整个段落来应用，也可以选择段落的特定部分并应用样式（如果需要仅将样式应用于部分样式）该段。

列表样式用于更改列表的外观。它具有带有缩进和编号样式的层次结构级别。

表格样式用于更改表格的外观。它们具有边框，底纹，对齐方式和表中字体的不同外观。

请反馈：

希望大家都知道

• 研究文档所需的结构和布局
• 可用的样式和模板
• 使用表格和文档所需的其他信息
• 将上述技术应用于文档

我已尽力将屏幕截图附加到此处说明的大多数操作。一些屏幕截图来自Microsoft Word 2010，我将尽快将其替换为Word 2003。

我希望您发现此信息有用。请随时提出反馈，如果有任何疑问，请提问。该单元的第一部分可以在下面的链接中找到

第1部分-在文字处理文档中准确输入和合并文本和其他信息（文字处理软件，问题1.1至1.7）

本单元的下一部分可在下面的链接中找到

第3节-使用文字处理软件工具有效地格式化和呈现文档以满足要求 （文字处理软件，问题3.1至3.6）