NVQ文凭：商业和行政管理中的文字处理软件

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一旦确定了文档所需的信息，应用了所有样式和格式，并确定了所需的样式和布局，就需要最终确定文档以进行演示或打印和分发。您需要知道如何使用各种可用技术和工具来定稿文档以进行演示

准备2级或3级文凭

此处的信息是基于字处理软件单元编写的，面向正在努力获得商务和管理或IT的2级或3级文凭的应聘者。如果候选人是IT用户，则他们应具有中级的文字处理技能。

通过分配任务，观察和提问，并查看候选人先前创建的文档，可以对本单元的大多数部分（涵盖所有部分）进行评估。

在本节中，我们将研究如何使用文字处理应用程序或软件程序来格式化文档以进行演示，打印或分发。您需要确保文档看起来有意义，内容有意义并且遵守组织设定的标准。在定稿之前，还要检查格式，拼写检查，语法检查和其他布局。

使用文字处理软件工具有效地格式化和呈现文档以满足要求

为了便于理解，我添加了屏幕截图和尽可能多的说明。屏幕截图来自Microsoft Word 2003。

3.1确定应如何格式化文档以帮助含义

文档应具有清晰的布局，格式，结构和样式，应易于阅读且有意义。为了实现这一目标，需要以一种看起来有意义的方式来格式化文档，而格式化是文档所需要的基本内容之一。良好的格式可以为查看文档的任何人提供清晰的轮廓。

格式，段落，项目符号，页面设置，打印，打印预览：Word 2003

格式化最佳做法

格式化时，请确保将边距设置为所需的标准，使用正确的制表符位置，必要时使用页眉，页脚和脚注。尽可能应用样式，例如标题样式，段落样式，字符样式，并检查行和段落之间的间距是否可接受。文本需要根据文档的需求和标准进行辩护。

选择适当的字体，字体大小和颜色。例如，请勿在专业文档中使用外观时尚的字体。如有必要，请充分利用粗体，斜体，下划线（如果需要）。您可以突出显示重要的文本，使用项目符号和编号来清楚列出要点，以便于阅读。

尽可能使用表格，图形和图表以及图形来解释概念，比较图形并精确展示某些信息。边框，阴影和背景不是必须的，但是它们可以改善文档的外观并让人想要阅读。

根据文档类型对齐文本。例如，报纸文章在列而不是段落中。

要考虑的另一个重要因素是，无论您是使用模板，还是已创建自己的模板，还是要从头开始创建文档，都需要针对目的设计文档。

例如，发票应看起来像具有正确布局，标准和信息的发票，信件应看起来像是将信息以正确格式和标准放置的信件，书面文章或日记帐必须遵守日记帐标准等等。

3.2选择并使用适当的技术来格式化字符和段落

我们刚刚研究了格式化为何重要的原因以及格式化文档时需要考虑或记住哪些因素。一旦您知道了文档的用途，布局和结构，对文档最终外观的视觉想象力以及文档需要哪种格式设置，您就需要利用可用的适当技术来格式化文档。文件的字元和段落。

行间距的工具提示文字

要更改字体设置，请选择要更改其设置的文本，然后单击“格式-字体”。

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格式化字符

可以通过更改字符的大小（字体大小），更改字符的类型（字体样式），为字符添加颜色以增强文档，使用简单的工具（如粗体，斜体和下划线）突出显示重要部分来格式化字符或文档的某些区域（以使摘要阅读更容易），还有高亮选项可以突出显示特定区域或文档中需要更多注意的单词或部分等。

除此之外，当您使用下标和上标时（通常在有公式或其他数学计算的区域中使用它们），您需要使用格式工具栏上的下标和上标工具。您还可以在需要插入符号的区域中使用一些符号。

转到插入->符号->选择要显示的符号。

快捷键

学习这些简单工具的快捷键会派上用场。您无需一直单击工具栏上的即可应用格式设置，但可以通过按键盘上的键来更快地应用它们。

例如，您有一个需要以粗体显示的文本或字符的选定区域。您需要做的就是，选择所需的文本，然后按Ctrl + B。Ctrl + B是加粗的快捷键。

同样，按Ctrl + I表示斜体，按Ctrl + U表示下划线等。

这些也很容易记住。例如，Ctrl +操作的第一个字母，例如Ctrl + B代表粗体，B代表粗体，Ctrl + I代表斜体，I代表斜体，等等。还有一个“格式”菜单，其中有更多选项将格式应用于字体和段落。

格式化段落

格式化字符之后，格式化的下一个方面是格式化段落。该段中的文本需要对齐，并且您有三个选择。左对齐，右对齐和居中。

大多数情况下，文档保持对齐状态，这有助于轻松阅读。无论项目清单在哪里，都可以使用项目符号或编号来格式化它们，因为这会使文档看起来整洁而标准。对于在线文档，项目符号和编号将帮助辅助技术软件将其识别为列表。

段落和行间距：Word 2003

行间距

下一个格式是行间距，这非常重要。有不同文件的标准。默认情况下，在Word 2003中，行距在1到1.5之间。如果需要更改行距，可以使用格式工具栏上的行距工具来进行。

可以使用“格式”菜单中的“边框和底纹”选项来应用页面和表格的边框和底纹。

寡妇/孤儿控制

利文斯塔

段落的寡妇和孤儿控制

接下来是寡妇和孤儿控件，需要将其设置为段落。例如，如果我们有一个只有三行的段落，则如果该段落的最后一行被拆分到下一页（ widow ），它将看起来不佳，也使阅读变得困难。在段落的最后一行（孤行）也只有一个单词会使文档看起来很奇怪。为了避免这些，您可以在段落格式区域中使用寡妇/孤儿控件。

制表符和缩进

制表符和缩进是用于格式化段落的另一套工具。

缩进有四种类型; 左缩进，右缩进，第一行缩进和悬挂缩进。左右缩进在空格的空白之间指定段落的空格。第一行缩进用于缩进段落的第一行，而悬挂缩进有助于缩进该段落第一行之后的行，特别是在项目符号或编号时使用。

选项卡用于控制文本在文档中的放置方式。它们使文本沿不同的选项卡位置对齐。您可以在“选项卡”对话框中设置选项卡。

除此之外，请确保您在整个文档中都有正确的拼写，语法和标点符号。甚至检查较小的错误，例如，检查所有句子是否以大写字母开头并以句号结尾。错误会影响组织的标准并产生严重影响。

常用符号的快捷键

最好还知道您经常使用的符号的快捷键。例如

Alt 0169-©
Alt 172-¼
Alt 171-½
Alt 0190-¾
Alt 0153-™
Alt 0174-®

简单的格式设置会对文档的整体外观和风格产生巨大的影响。

3.3选择并使用适当的页面和节布局来呈现和打印文档

现在，文档已准备就绪，具有所有必要和适当的格式和样式，您需要知道如何选择页面和部分进行演示或打印。根据文档的类型，您将必须在全部或部分文档中添加列。您可能必须在文档的某些位置插入分页符和分栏符。您将需要留意页边距的大小，页码，最重要的是还要根据文档及其要求添加页眉，页脚和脚注。

要设置页面的边距和方向，请单击文件-页面设置

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保证金

所有文档都有标准的页边距大小，单词本身带有默认设置。如果您需要更改设置，则必须转到

文件->页面设置->边距->在这里，您必须设置文档的边距大小。您还可以更改不同页面的方向，因为在某些情况下，表格或图表或其他统计表示形式必须以横向布局记录。

列

要将列添加到文档，请单击

格式->列->选择列数，然后选择整个文档还是从此开始，然后单击确定。

您也可以手动设置列的宽度。为了将列应用于文档中的特定部分，请选择该特定部分，然后应用列。可以添加分栏符以在特定点断开一列，并将文本带到下一列。

检查图像和其他图形是否在正确的位置对齐，并确保它们与文档中的文本对齐。

分页符，页眉和页脚

可以将分页符添加到您希望文档的文本或内容中断的区域，然后移至下一页。

插入需要在文档中所有页面的顶部和底部显示的文本的页眉和页脚。有些文档可能需要脚注以供参考。在这种情况下，请将脚注插入文档中。页码是具有多个页面的文档的重要组成部分。

文档的使用如何指导布局

设置文档布局时，需要根据文档的使用方式来决定格式和布局。

例如，如果将要打印文档，则必须将其格式化以打印在标准尺寸的纸张上。如果要在纸上发表该文件，则必须根据该格式进行布局和格式化。将在网页上发布的文档必须相应地设置格式，以使其具有不同的显示格式，这将改变文档的大小和分辨率，因此建议将简单的格式和布局用于Web发布。

还需要考虑文档和文档中图像的尺寸，因为如果尺寸太大，则加载网页将花费一些时间。因此，需要注意调整图像大小，而不会损失质量。

列印

如果需要打印文档，可以使用多种方法来打印文档。根据需要，您可以打印选择的页面或页面的一部分，即所选的文本或整个文档。您可以打印单面或双面文档。打印对话框具有在打印文档之前需要执行或可以执行的所有选项和设置。另外，需要打印的文档不应带有动画或闪烁的文本，因为这将无法在文档上正确打印。

快速清单

需要记住的几点：

检查是否在必要时使用了突出显示，粗体，斜体，下划线，项目符号和编号
检查注释并显示格式已关闭
利用样式进行格式化
检查图像是否有标题和标记。
检查表格是否正确对齐以及格式和标签正确
检查链接或URL是否有效。
在打印预览中查看文档，看它是否令人满意。
使用有意义的文件名保存该文档，并且该文件名没有空格或特殊字符。
检查文档属性，例如作者，标题，语言等，并检查目录。

人们始终需要在打印之前确定是否需要打印，因为节省纸张可以节省环境。

打印，列表和基本格式：Word 2003

3.4描述文件的任何质量问题

与质量问题有关的大多数问题如下：

打印时文档格式不正确–当您格式化文档并且未以正确的方式应用所需的格式或样式时，文档可能会因数据放错而显得较差，而文本，图像，对象和字符太少则质量较低地点。
表格，图表和图形的对齐和放置问题–放置表格和设置属性时，您需要确保对表格的外观以及表格的内容格式进行必要的设置。否则，输出或生成的文档将没有质量。您放置在文档上的图表和图形也是如此
链接或URL不起作用–在文档中嵌入或添加链接或URL时，请确保以正确的格式输入了该链接或URL，并且该链接处于正常工作状态。该链接可能仅供参考或帮助，如果该链接不起作用，则会使文档看起来不完整，并使用户感到沮丧

拼写，标点和语法错误，格式错误和样式使用-如果不纠正，这些错误会反映组织及其员工的质量。
文档内容不足或不符合标准–始终确保在文档中使用高质量和标准的信息，以使读者满意他们所期望的内容。
文档中的信息错误，内容质量不佳–文档中的数据必须无错误，所有信息都必须是最新的和更新的信息。劣质的文档中错误的信息不会吸引读者，也不会为文档打上烙印。
粗体和突出显示的内容过多，使文档看起来不专业-仅在适当和必要的地方使用文本中的粗体和突出显示的内容。太多的突出显示和粗体文本可能难以阅读，并且会使文档显得混乱

原始文档和打印文档上的颜色不同–这是我们大多数人在打印文档时面临的问题。如果颜色不好，则需要检查打印机设置，并使用为该特定打印机和纸张设计的优质墨水和兼容墨水。纸张质量也会影响颜色。
图像模糊或失真，图像质量低，图像尺寸不同，对齐方式失真–这些错误是由于文档中的格式和样式设置以及对齐方式设置引起的。如果所有设置均无错误，并且在创建和格式化文档时遵循正确的步骤，则可以避免这些类型的错误。
时间–创建文档时文档中的错误将使您遍历文档中的所有设置，格式和其他问题，从而消耗大量时间。因此，为了节省时间，需要尽力而为，并在创建文档本身的同时，仔细检查每个部分和步骤来创建高质量的文档。

3.5使用IT工具检查文档是否满足需求，并根据需要进行更正

在打印或分发文档之前，需要彻底检查该文档，以查看它是否满足受众和组织的需求或出于创建该文档的目的。我们已经看到了需要采取什么步骤以及需要避免什么才能使文档具有高质量的外观。您需要使用正在使用的文字处理软件中提供的工具，以确保文档符合需求。

拼写和语法检查

利文斯塔

拼写检查和语法检查–这是一个非常有用的工具，但是文字处理器可能不会总是突出显示所有错误，因此建议您进行手动拼写检查和语法检查。

检查大写，标点符号，语法和其他相关错误的误用。几次检查错误，并请其他人进行校对，因为创建文档的人很难看到许多错误。您可以将文档放置几天，然后在心态不同时检查是否有错误。这将帮助您轻松识别错误。

也有许多听起来相似但具有不同拼写和含义的单词。您需要非常小心，否则读者将无法理解您的意思。始终使用正确的拼写。错误可能导致沟通不畅，并对组织及其业务产生巨大影响。大声阅读文档还将发现您在仅视觉阅读时未发现的错误。

数字和计算–检查文档中使用的数字是否具有正确的小数点位数以及数字是否准确。检查计算结果正确无误，因为错误的数字可能会误导人，并造成灾难性的后果。您创建的文档可能是与公司的主要业务信息相关的最重要的文档之一，因此始终需要谨慎

语言和词典–使用的语言应为专业语言。必须避免语和随意的语言。有些单词在美国和英国英语中的拼写有所不同，因此设置语言和字典设置将有很大帮助。

准确性和一致性–您需要通读文档，以了解所提供的信息是否足够，是否清楚以及是否需要改进。这将帮助读者了解您试图传达的信息。

字体和字体大小–使用的字体和字体大小必须是标准的。确保您不对专业文档使用时尚或时髦的字体。大小既不能太小，也不能太大，而应该是标准的。字体颜色也必须是标准颜色。

连字号–始终对列表使用项目符号和数字，而不要使用连字号。这将使用适当的缩进和制表符整齐地格式化文档。使用项目符号和数字还可以告诉辅助技术软件它是一个列表。

页面布局和边距–请遵循标准值和边距和布局的方向。检查页眉，页脚和脚注是否正确无误。

换行符，页面换行符，列换行符和段落换行符–这些是有用的工具，可以使文档的外观整洁。如有必要，请使用这些工具以避免寡妇和孤儿。

表格，图像和其他图形–确保这些对象的所有设置正确，并且与文档中的其他字符和文本正确对齐。在文档中添加图像和图形时，需要检查图像和对象中及其周围的文本设置。

打印版式–检查并纠正所有问题后，以打印版式表格查看文档。这将向您确切显示文档在打印时的外观。您还可以在“打印”对话框中对打印布局和打印纸等进行设置。如果文档看起来不令人满意，您将必须返回并更改设置，直到文档没有错误且格式正确。

3.6适当应对质量问题和文件，以使结果满足需求

完成所有检查后，您会觉得文档已准备好打印，分发或发布，您可以继续进行。有时，在某些情况下，听众或用户会感觉到不同的样式，结构或布局会更好。在这种情况下，您可能会收到查询和反馈，询问是否可以改进或更改。

从反馈中学习

始终以积极的方式获取反馈并从中学习。需要记住的是，他们正在为听众创建文档，并且必须取悦听众而不是您自己，因此在创建文档时需要考虑所有这些因素。

出现质量问题时，请倾听并采取相应的措施。您需要采取适当的行动并对问题做出适当的反应。用户或听众可能只是想要一种不同的结构或样式，只是因为他们发现它易于使用或阅读。他们可能需要不同的图像大小，因为有时巨大的图像或其方向可能会分散注意力。

当涉及数字时，出于准确性的考虑，某些用户可能要求两个以上的小数点。有时，计算中可能会出现小错误。因此，您会在收到反馈时了解您的受众群体，并且知道将来如何为这些受众群体避免这些错误，或者您知道将哪种布局用于不同的受众群体。

当文档无法打开时

我们在日常业务活动中遇到的另一个常见问题是文档无法打开。这与兼容性问题或与在其中创建文档或正在打开文档的软件发生冲突有关。在这种情况下，最好与接收器联系，与他们一起使用他们正在使用的软件，询问弹出的错误并解决问题。

您可以将文档转换为其他兼容格式，然后再次发送，或者，如果接收者能够这样做，则可以指导他们完成该过程。我在这里重复这一点；尽量以尽可能简单的格式保存文档。

解释而不是争论

保持冷静，并根据查询采取行动。有时您可能出于特定原因或目的使用特定样式或结构，格式或方向。您可以向用户解释（不争论），看看他们是否理解事实并愿意接受。所有这些最终将创建一个符合标准并满足特定目的的所有质量要求的文档。

永远记住，质量很重要，因为它可以确保业务能力！

回顾本单位

希望您对

如何使用文字处理应用程序或软件来格式化文档以进行演示，打印或分发。
如何确保文档看起来有意义，具有有意义的内容并遵守组织设定的标准。
在定稿之前检查格式，拼写检查，语法检查和其他布局。

我希望这对您有所帮助。如果您想阅读本单元的前几节，请点击以下链接：

第1部分-在文字处理文档中准确输入和合并文本和其他信息（文字处理软件，问题1.1至1.7）

第2节-创建和修改文字处理文档的布局和结构（文字处理软件，问题2.1至2.4）

请不要犹豫，留下您的意见和反馈。如有任何疑问，请随时提问。一切顺利！