如何使用文字处理软件（商业和行政管理及相关专业的NVQ文凭）

在这一部分（即第1部分）中，我们将研究如何在文字处理文档中准确地输入和组合文本和其他信息。

在文字处理文档中准确输入和合并文本和其他信息

注意： 在本单元的整个过程中，在所有三个部分中，我都添加了尽可能多的屏幕截图。如果您要写下本单元的答案，则不会显示屏幕截图，但是会要求您执行一些任务来测试您对使用文字处理器的知识和理解，并且屏幕截图可能会派上用场！

1.1确定文件中需要哪些类型的信息

文档是捕获事件或任何信息并将其记录为证据的记录，这样信息就不会丢失。

样本文件

syncfusion.com

它可以是书面文件或电子文件，并且可以作为正式记录。文件的格式，结构和内容取决于所记录的信息和记录目的。文件的一些示例是发票，报纸，采购订单，产品规格，信件，日记帐，电子表格，许可证等。

每个文档将具有不同的格式和必须遵循的可接受标准，并且可以基于模板创建这些标准文档，或者如果要一遍又一遍地创建特定文档，则可以将该格式另存为模板。供将来使用。

以电子格式存储的文档存储在计算机中，并且有许多应用程序可以创建文档。大多数组织中最常用的应用程序是Microsoft Office软件包中附带的称为Microsoft Word的文字处理软件。为了创建文档，需要确定创建文档所需的信息类型。同样，不同类型的信息取决于文档类型。首先需要对要创建的文档以及出于什么目的创建文档有一个清晰的认识。然后，他们需要确定特定文档所需的信息类型。

所有文档都有一定数量的文本，大部分都是数字。为了使理解更清楚，可以在文档中添加剪贴画，图像，图形，图表，表格等。电子文档也可能具有动画以及小型视频和音频剪辑。最后，为了提高文档的外观，可以在文档中添加线条，边框，背景等。

发票样本

通过JRW78130（自己的作品），通过Wikimedia

例如，让我们考虑您正在创建发票。发票上将有文字，数字，公司徽标（ 这是图片 ），公司地址，收货人地址，传真和电话号码，增值税登记号，发票号，发票日期，客户参考，商品和服务说明，服务费率，付款方式，汇款建议，付款方式的详细信息等等。因此，所有这些信息都需要按照符合组织标准和准则的标准格式进行收集和整理。收集的信息，信息的结构和格式均取决于所创建文档的类型。可以从组织中的可用数据中收集信息，或者如果数据不可用，则需要从Internet或通过与相关人员或组织/部门联系来收集信息。

当使用来自互联网和其他来源的图像和其他数据时，需要通过检查许可和版权信息来确保它们可以自由使用。一个人需要具有从一组提供的信息或一组信息中识别出不同信息的能力，以便他们能够选择创建文档所需的正确信息。

1.2使用适当的技术准确有效地输入文本和其他信息

一旦创建文档所需的所有信息都可用或已被收集，就需要使用最佳方法和技术将这些信息输入到文档中，以确保准确，有效地输入它们。

输入/删除文本，保存文件-Word 2003

为了在文档中输入文本，需要精通键盘技能。键盘技能不仅意味着输入字母和数字，还意味着有效使用键盘的所有键和功能。最好学习键盘上最常用和最常用的快捷方式，以便轻松快捷地输入和格式化文档中的信息。如果您要输入大量文本和数字，那么键入速度以及准确性和效率将非常重要。

除了键盘技能，根据您用于创建和格式化文档的设备，可能还需要其他技能。触摸屏设备和语音识别系统的最新使用将要求人们了解在所使用的设备上进行操作，输入数据和格式化数据所需的所有技术。

键入文档时，为了准确有效地键入或创建文档，您需要在键入时使用键盘上的相应键用双手。背部伸直，双手放在键盘上，姿势应该很好。

很多次，我看到人们使用大写锁定输入大写字母，这是一件很繁琐的事情，因为在大写字母输入前后，您需要在“打开和关闭”大写锁定之间切换。键入大写字母的最佳和简便方法是使用Shift键。Shift键+任何字母都可以让您键入该特定字母的大写字母。

注意：练习Shift +字母，相信我，这很容易，您会感到与众不同！

经常使用的一些快捷方式包括：Ctrl + S用于保存，Ctrl + C用于复制，Ctrl + V用于粘贴，Ctrl + X用于剪切，Ctrl + Z用于撤消，Ctrl + A用于全选，等等。删除键通常在格式化和键入文本时使用。空格键用于在单词之间创建空格。

除了键盘技能外，还需要使用文字处理软件本身提供的各种格式设置选项。有多种选项，例如页面方向，表格，项目符号和编号，多列，插入符号，插图，文本框等，并且其中一个需要充分利用可用菜单来创建有吸引力且易于理解/理解的菜单。文件。您还可以使用各种字体和间距使信息显得整洁和清晰。

成功创建后，文档最重要的部分是语法和拼写检查。文字处理器并非总能找到并纠正文档中的所有错误。例如，如果您键入“ hat”而不是“ that”，文字处理器将不会始终为您标记此错误。因此，始终最好手动两次或三次校对文档，如果可能的话，您可以请第三方为您校对文档，因为这样可以确保准确性和效率。

1.3选择并使用适合不同目的的模板

模板是预先设计的文档，其中存储有一种模式，可以随时使用。他们已经有一些细节，可以根据自己的需要进行修改或编辑。您还可以根据需要和将要创建的文档的需要设计并保存自己的模板。这将帮助您将来集中精力于文档内容，而不是浪费时间设计文档。

基于模板Microsoft Word 2003创建一个新文档

要使用一个人拥有的技能将所有信息放在一起，就需要为要创建的文档选择适当的模板。

例如，文字处理程序可能具有用于文档的现有模板，例如传真，信件或网页。因此，如果您要创建与可用模板匹配的任何文档，则可以继续使用可用的预先设计的模板。在其他情况下，您将必须针对要创建的文档类型创建自己的模板。

同样，大多数模板都带有预先设计的字体，配色方案，格式等，但是您始终可以根据自己的需要和目的对其进行更改。

如果要创建多个相同类型和格式的文档，或者将来要一遍又一遍地创建特定文档，则应将格式另存为模板，以便在创建文档时可以保持此标准。将来也可以节省时间。

有效地对文档应用格式和模板选择的一些示例包括：对新闻文章使用多列，对信头和字母使用A4纵向，对表格使用横向模式等。您需要创建清晰明了的文档对读者产生影响。因此，请始终使用文字处理器上可用的最佳功能来创建令人印象深刻的文档。

使用模板的目的是创建有效的文档设计。文档设计不仅涉及外观，还涉及信息的呈现方式。文档中的重要信息需要突出。因此，仔细选择内容，布局，颜色，主题，字体，样式，表，脚注，图像，图表等非常重要。

日期，您的地址和联系信息，页码等任何信息都可以保存在模板中，以备将来使用，并避免再次键入。

1.4确定何时以及如何合并和合并其他软件或其他文档中的信息

创建文档并不总是意味着要创建一个新文档并输入您拥有的新信息。有时，您将不得不合并和合并其他文档和软件中的信息。例如，您可能需要从excel电子表格中获取信息，或将文档与PDF文档链接，有时您可能在文字处理器中创建了多个单独的文档，并且可能必须将它们链接或组合在一起。单一文件。

例如，为了将多个word文档合并为一个文档，您需要首先创建一个空白文档，并设置与将要合并的文档相似的页面布局。您也可以打开要合并的文档之一，单击另存为，然后将其另存为具有不同名称的新文档，然后擦除其内容，从而保留布局。

单击插入-文件

要插入表格，请点击表格-插入-表格

在收集信息时，候选人应分析并决定需要哪些信息以及所收集的信息是否可靠和准确。

表格是将信息分成指定空间的一个不错的选择。它提供了整洁的视觉效果，并使整个文档中的数据扫描和比较更加容易。要将表格插入到Word文档中，您需要进入表格菜单，单击“插入”，然后单击表格。您可以根据需要编辑具有行数和列数，填充颜色，边框和底纹以及其他功能的表格。

1.7根据可用的本地准则和约定有效地存储和检索文档和模板文件

创建文档后，考生应该能够将其保存在易于检索的位置，以备将来使用和参考。现在，可以使用任何文字处理器创建的文档以多种可用格式之一保存，但并非所有文字处理器都支持所有文件类型。例如，当您单击文件->另存为->时，将出现一个对话框，询问您用于保存文档的位置以及用于保存文档的格式。

要以所需格式保存文件，请选择“文件”“另存为”

如果将文档分发给不使用Microsoft Word的人员或组织，则最好以.rtf格式（Rich Text Format）保存文档。最好以尽可能简单的格式保存文档，以免在尝试在其他文字处理器中打开文档时出错。一个好的想法和对文件兼容性问题的理解将有很大的帮助。有多种格式，例如Word文档，Word文档模板，纯文本格式，富文本格式，网页格式等。如果将要访问该文档的每个人都将使用Microsoft Word，则最好将文档保存在.doc格式。

命名文档是另一个非常重要的方面。始终使用有意义的名称，以便将来您更容易识别该文档以进行检索。候选人还应具有以其他各种格式保存文档的好主意，即根据需要使用“文件”菜单中的“另存为”选项将文档的格式更改为HTML或RTF等。您还需要知道将文档保存在何处以便于检索。确保文档名称中没有空格。最好对所有文档进行备份，以防发生服务器问题，存储问题或硬件故障。

需要牢记的是，他们在创建文档时是否遵循组织的所有规则和准则。确保检查是否有内部样式，格式或模板，如果是，请旁听。每个组织都有准备，构造，命名和存储文档的规则和准则。在检索或共享文档时也必须遵守规则。始终记住要保存的内容以及要保存的位置。最好将相关文档存储在一起，并遵循一致的方法来命名文件和文件夹。

如果您忘记了存储或保存文档的位置，还有一个“搜索”选项可以搜索文档。此外，Word还显示最近文档的列表，如果您最近保存过该文档，则可以从中提取文档。

请反馈：

希望您对

• 创建文档所需的不同类型的信息
• 输入信息所需要使用的技术
• 样式和模板的使用
• 如何合并或合并文件
• 不同的编辑工具
• 如何有效地存储和检索文档。

希望本节对您有所帮助。请按照以下第2节和第3节的链接。

第2节-创建和修改文字处理文档的布局和结构（文字处理软件，问题2.1至2.4）

第3节-使用文字处理软件工具有效地格式化和呈现文档以满足要求 （文字处理软件，问题3.1至3.6）