目录:
注意：此信息是为了帮助您获得商务和管理2级文凭。请不要复制。
不同类型的会议
会议的类型取决于组织的规模，需要讨论的问题以及可能参加的人数。
- 一个常务会议正是这听起来像：开会站了起来。这些会议通常由经理在短期内每天举行一次。它们通常在经理必须通知员工需要开始和完成的简单更改或任务时使用。
- 一个会议是一个非常有计划，有组织的会议，和会议有很大的基础上讨论和意见。他们由主席主持，讨论一个或多个主题，并且组织中经常有不同人员参加。有时会进行电话会议。这些可以涉及一个或多个人。
- 一个演示文稿是召开通知员工有关更改常规，规则和程序的会议。演示的计划通常非常耗时，因为至关重要的是所有信息的准确性和详细性。在演示中，通常有一个或两个演示者，与会者通常有机会在最后讨论任何查询。
- 一个专题会议是召开讨论一个单个主题的会议。
- 紧急会议突然举行，常常没有太多的计划和通知。他们通常会就组织内部或外部的危机进行讨论。团队中的所有成员都必须参加紧急会议，这可能会导致一天的工作中断，但这非常重要。由于通知时间短，紧急会议不需要议程。但是，会议期间或会议结束后仍应记录会议纪要。
会议的行政支持
为会议提供行政支持至关重要。在举行会议之前，应列出所有与会者的名单，并应收集有关会议目的的简要信息。当人们参加会议时，重要的是要有人记录谁到达。
应该总是有一个细心的人；这些人记录了会议期间进行的讨论和达成的协议，使人们可以参考它们。当人们进入会议区域时，重要的是要在那里写下人们的姓名，以防第二次会议需要与同一位与会者举行。这也使经理等可以知道谁被赋予了新的目标或谁知道了新的结果。
在计划和组织会议时也需要行政上的支持（有关帮助，请参阅问题3）。
召开会议
组织会议时，请考虑会议的目的以及谁将是会议的“负责人”。应该安排适当的时间，以使会议不会与参与会议的人员的任何重要任命相冲突。应该计划会议的时间，并列出参加者的名单，并选择合适的场所（所有与会者也可以参加）。应制定议程；这是概述会议上要讨论的主题的项目列表。
如果要提供任何茶点，则应考虑金额，并根据会议的距离/结束时间，应正确购买和存储茶点。应考虑特殊饮食。
应该考虑残疾人通道来支持与会者。如有必要，应检查会议的地点，以确保适合轮椅出入等。可以聘请或邀请手语翻译参加会议以帮助沟通。
商务住宿
当出于商务目的旅行时，该区域可以是本地或国际区域。重要的是在预订之前研究所有不同的旅行选择，以比较适合性和可靠性以及不同类型的住宿。
- 不同的旅行选择：汽车，出租车，公共汽车，长途汽车，火车，船/轮渡，飞机
- 不同类型的住宿：酒店，住宿加早餐旅馆。
在业务部门中，确认有关商务旅行和住宿的说明和要求非常重要。在安排带住宿的商务旅行时，规划过程非常重要。需要发现旅行的人数和预算，以推进规划过程。
首先，应了解不同类型的商务旅行；旅行将是本地旅行还是国际旅行？确定位置后，应仔细考虑选择住宿。
- 酒店通常每天提供三顿饭（可能包括外带午餐），但价格可能非常昂贵。但是，它们为访客提供了许多不同的设施，包括酒店的公共房间，还可能提供免费的WiFi，这将使商务工作者能够在他们的房间中保持最新的工作状态，并使其能够与同事交流。
- 住宿加早餐旅馆始终在早上提供早餐，其中包含某人的住宿费用。一些床和早餐的设施是有限的，这不应该太在意，因为在商务旅行中，工人很可能不会经常在分配的房间里。
预订旅行
预订旅行时，务必进行额外的研究。如果酒店/住宿加早餐旅馆有宵禁时间，那么至关重要的是，业务人员必须提前到达那里。在某些情况下，前一天出差进入房间并放松直到工作开始才容易。需要仔细检查费用，以使费用在预算之内。
应提前预订旅行和酒店/床位和早餐室的门票，以免感到失望和压力。在某些情况下，可能会为商务旅客提供一定数量的钱以购买食物，乘公共汽车或出租车旅行以及满足其他需求。
规划完成后，应向所有参加商务旅行的工作人员提供有关旅行和住宿的详细信息，以便他们能够准备并知道他们正在做的确切细节。
保留商务旅行和住宿记录以跟踪现金流量和公司利润非常重要，因为商务旅行所用的资金通常被设置为预算。如果保留有关旅行和住宿的详细信息，例如花费多少钱及其适用性，则可以在将来参考该记录以节省金钱和/或找到更好的住宿。
保留记录也很有帮助，因为它可以与员工交流旅途中可能发生的变化。
办公设备类型
文具：文具主要用于办公室。文具示例：钢笔，铅笔，订书机，回形针，便签纸，直尺。
安全系统：在我的工作场所中，所有办公室门均保持关闭状态并带有密码锁。这是为了确保公众和未授权人员无法访问患者档案和零用钱。大楼内和大楼外还设有闭路电视摄像机，以确保内部和外部客户的安全。所有员工计算机都有一个特殊的“紧急”按钮，当按下该按钮时，会在其他员工计算机上弹出警报。这会警告他们您处于困境中，这是我们的政策，如果在我们不与患者打交道时发生这种情况，我们将去找激活紧急按钮的工作人员，以了解出了什么问题。
计算机：计算机是办公室使用的主要设备之一。它们包含不同的软件，例如Microsoft word，它允许工作人员创建信件等。计算机通常连接到Internet，可以进行在线交流和研究。为了在使用Internet时安全使用，应在所有计算机上安装特殊的防病毒软件。备份所有工作以避免丢失工作也很重要。可以对计算机上的大多数软件进行密码加密，以仅允许授权访问并保护机密性。
打印机/复印机：复印机用于复印纸质文档。拥有信息副本总是很有用的，尤其是在涉及客户时。
扫描仪：扫描仪已连接到计算机，用于将纸上的东西转移到计算机上。我在工作场所的工作是使用扫描仪将患者笔记和医院信件放到系统上进行分配。
桌子和椅子：办公室组织中的大多数员工都被分配到自己的桌子上。在某些组织中，员工“热桌”。这意味着他们没有自己的区域，而是随处可用。
传真机：传真机用于将文档复制到外部业务。每台传真机都有一个单独的号码，就像电话号码一样，这使得其他企业可以立即将您的信息转发给您。
封印机：封印机用于称重并在信封（字母/包裹）上进行“打印”，以便将其过帐。信用被购买并输入机器以支付可以更改为第一类或第二类的印章费用。（有关盖章机的更多信息，请参阅第12单元）
覆膜机：将纸张或卡片插入覆膜机中，然后将其“密封”在塑料盖中，以保护它们免受水的破坏和撕裂。如果要放置文件，例如海报或说明书，则通常将它们层压在一起。
座机电话：办公室几乎总是使用电话。它们可用于发出/接收外部和内部呼叫。在我的工作场所内，电话用于与其他员工进行通信，并用于给其他保健企业和患者打电话。我们还会收到可能有疑问或希望预约的患者的来电。每部电话还具有一个“邮箱”，如果您无法应答，打电话的人可以在其中留言。也可以将它们置于“请勿打扰”设置中。
文件柜：文件柜用于组织和存储文件。他们通常有多个抽屉和区域，可以标记以帮助组织。在我的工作场所中，我们设有文件柜，特别是用于存放患者个人数据的文件柜，这些文件按姓氏字母顺序排列并且可以锁定。其中许多优点是它们具有防火功能，因此如果发生火灾，重要信息不会被破坏。
碎纸机：碎纸机可在办公室中用于处理有关其他工作人员或客户/患者的私人和机密信息。这是为了确保没有未经授权的人可以获取信息。《数据保护法》规定，个人信息的“保留时间不得超过绝对必要的时间”。在我的工作场所，我们切碎了不再需要的任何机密信息。
保险箱：如果有储钱的地方，保险箱是办公室至关重要的“设备”。保险箱可以安全地存放这笔钱，只有经过授权的人员才能知道如何通过钥匙或密码来进行取款。保险箱的钥匙也应放在安全的地方，以免丢失或被盗。
使用办公设备
选择办公设备以完成任务时，需要考虑任务需要您执行的操作。如果您必须写一封信，则可以选择在计算机上使用Microsoft Word，然后使用打印机。（请考虑可用资源：可能没有足够的纸张来打印。）
考虑完成一项任务所需的时间也很重要。例如，如果您需要制作图表，则与在计算机上使用软件相比，徒手绘制图表会花费更多时间。
如果任务涉及向其他人提供信息，这是否需要快速完成还是速度不是很重要？传真和电话通讯的使用几乎是即时的，而电子邮件则取决于某人访问和阅读它需要多长时间。
在执行任务时，也需要考虑费用和质量。一些办公设备可以产生更高质量的文档，但费用很高，因此需要仔细计划。
减少浪费
重要的是将工作环境中的废物减少到最低限度，因为这样可以提高工作效率，并使客户/患者更放心。应向所有员工提供正确的培训，包括如何识别和减少浪费。
- 电子邮件的使用有助于减少纸张浪费，因为可以将会议纪要，新闻通讯等发送给员工电子邮件，而不是用纸质方式发送给他们。
- 如果员工使用打印机，则他们应仅打印所需数量的页面，并在可能的情况下双面打印。当使用复印机时，这也适用。
- 减少“电子废物”也非常重要：减少费用，降低建筑物和环境的经济性。工作日结束后，所有照明设备以及计算机及其组件（扫描仪，打印机，复印机）应关闭。仅在必要时使用中央供暖或空调。
日记系统
硬拷贝或手动日记系统通常采用装订或装订的书的形式。它们以许多不同的日/月格式出现，因此在选择之前需要考虑多少条目将进入日记。该系统的缺点是可能丢失和使用纸张。装订日记本的空间可能有限，这可能导致条目不清楚。这可能导致条目被误读。在我的组织内部，每个员工维护的房间中都有一个或多个墙面计划器，并且会定期更新。这些很有用，因为它们始终在眼前。是否使用“书本式”日记本由个人决定。
电子日记系统可以在计算机，电话或电子记事本上创建。在计算机上，可以使用许多不同的程序来制作日记系统，因此这取决于个人喜好。如果日记系统是电子的，则始终可以使用密码对它们进行加密，以确保只有具有授权访问权限的人员才能查看和编辑它们。
日记系统的好处
使用日记系统可以使您有效地计划和组织自己的时间以及其他时间。如果其他工作人员可以使用日记系统，则可以让他们知道您可以在会议，培训期间以及在我的工作日内在我的工作场所进行一般活动。日记系统在计划会议和活动时会有所帮助，因为您将能够确保没有任何事情与它们重叠。
订购资源时，最好记下订购的日记，订购的时间和数量。这有助于经理和小额现金头跟踪资源被消耗的频率，并可能有助于解决问题以减少资源浪费。
在日记系统中包括日期和时间至关重要。如有必要，应在其后附上姓名，并注明有关约会或活动的信息。日记系统应始终准确无误，并应包含所有必要的细节。
正在使用的系统示例
录入日记时获得正确的信息至关重要。在我的工作场所中，我们使用名为“ SystmOne”的软件。其中包含一种用于预定约会和电话咨询的电子日记系统。重要的是，此信息正确无误，可以避免约会冲突，保护患者，确保输入正确的患者，并确保医生或开处方的人员了解有关患者症状/需求的简短摘要。
我们还可以选择保留自己的日记系统，以输入团队会议的日期和培训日。跟踪这些日期有助于我们保持可用时间。参加会议和培训日使我们能够与其他同事沟通，改善我们在手术中可能遇到的任何问题，并帮助我们扩展知识。
©2015塔莎·福克斯（Tasha Fox）