如何正确地使商务电话系统自动化

电话接待员

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本指南适用于任何类型的自动商务电话系统。在您的系统已安装且所有布线和电话连接均已完成后，将需要此功能。

我将为您提供编程自动助理以有效处理呼叫者所需的信息。

正确的配置对于给您的企业留下良好的第一印象至关重要。

商务电话系统包含三个部分：

主要成分是PBX，它代表“ P rivate乙牧场ë X变化 ”。除非系统在下面包含项目“ 2”，否则需要有生命的人应答和路由来电。
自动话务员提供菜单选项，呼叫者可以使用此选项来路由呼叫，而无需现场接待员。
最后，语音邮件组件将允许呼叫者为人员留下消息。

自动电话系统的好处

商务电话可能会干扰员工的注意力，使他们负有向其他员工发送消息的额外责任。自动电话系统允许人员提高生产率，但前提是必须对其进行编程以正确路由呼叫者。

可以将呼叫者自动路由到办公室中的特定电话。在许多情况下，人员甚至可以将其分机转发到外部位置或手机。

包括语音邮件，系统将为忙碌的人员接收消息。如果每个人不应答，则可以记录其向呼叫者播放的问候语。

自动值班人员还可以允许呼叫者收听记录的信息，而无需等待现场人员回答例行问题。这非常适合提供营业时间，到您的办公室的指示，列出工作机会以及解答其他任何常见问题。

多个呼叫者如何通过一个号码打通？

如果只有一条电话线，则只有一个呼叫者会接通。由于您的电话公司无法传递第二个呼叫，因此第二个呼叫者将收到忙音。

如果您不希望呼叫者听到忙音，则每个同时呼叫者都需要一条单独的电话线。

您需要适当数量的电话线以支持您期望的通话量，并且您的电话系统需要支持其他电话线。

例如，如果您有十个分机，并且通常有五个人同时接听外部电话，则您的电话公司将需要五条电话线。如果所有五个线路都在使用中，则下一个呼叫者将收到忙音。

传递来电的实际方法是电话公司的功能。每个呼叫者都拨打相同的号码，即您的主要公司号码。电话公司提供了一项称为过渡服务的功能。如果第一条线路忙，则下一个呼叫者将转到下一个可用线路。

可以通过有足够的电话线来传送所有可能的同时呼叫者来避免繁忙的信号。

如何使商务电话系统正确处理呼叫者

对菜单选项进行编程时，必须考虑公司中部门和人员的逻辑位置。井井有条的电话菜单将帮助呼叫者快速接通电话。

您希望将呼叫者指向正确的方向，而不会混淆选择。易于遵循的菜单至关重要，其中包含针对特定部门，人员或其他信息的选项。

您如何计划菜单的正确结构？考虑一下您的大多数呼叫者正在呼唤什么，以及他们需要您什么。另外，请考虑您的客户对您公司的了解程度。

他们是否定期联系特定人员？
他们知道分机号码吗？
他们知道您员工的姓吗？
还是他们只是不清楚他们需要联系哪个部门？

知道了这一点，您就可以设计电话菜单来满足客户的需求。

如果您有很多人打来电话询问常见问题或需要有关您的产品的信息，请提供一个选项，例如“ 按5以获得有关我们小部件的信息。 ”

如果您的客户通过名称了解您的人员，那么提供按名称拨号目录将很有帮助。指示呼叫者在电话小键盘上拨打姓氏。

请记住，如果某人离开了您的公司，或者您雇用了其他人，则需要保持电话目录最新。

作为一种安全措施，为确保您不会丢失呼叫者，始终为呼叫者提供一个选择，可以通过按零来接通话务员，这很有帮助。您的接线员可以是您的接待员，也可以是可以帮助需要指导的呼叫者的任何人。

呼叫者按菜单选项

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自动化商务电话系统礼节

这是一个很好的业务惯例，它可以使呼叫者尽可能轻松地联系到合适的人来帮助他们。以下几点至关重要。

提供有用的菜单选择

通常将部门放在菜单中并为人员分配分机。在某些情况下，您可能希望将人员放在菜单中，因此呼叫者会听到：“对于Sally Jones，请按1，对于John Smith，请按2，等等。”

请注意，在这种情况下，您要给呼叫者提供有关公司规模的信息。您可以改用“按名字命名”功能来避免这种情况，并将其作为菜单选项之一。

为呼叫者提供选项为零的快速上线服务

许多人都在匆忙中，有些人则没有耐心聆听整个菜单。您不想失去那些潜在的客户，并且绝对不想让他们感到沮丧。很多时候，这些呼叫者想将零按一下以让真实的人立即关注。因此，建议使菜单选项零响铃给可以帮助他们或转接电话的服务员。

不要混合商务和个人问候

另一个重要的事情是不要混合商务和个人问候。当您的员工将分机转接到手机或家庭电话时，如果他们不接听转接的呼叫，他们可能不希望呼叫者听到外向问候语。

呼叫屏蔽可用于阻止目的地的个人问候，因此呼叫者仅会听到分机号下方提供的专业问候。如果手机的语音邮件应答，则呼叫者将无法连接。取而代之的是，呼叫者将被带回带有适当的与业务相关的问候语的电话，并放入业务系统的语音邮件中。

呼叫筛选

它不会在接听电话时进行连接，而是先向接收方播放呼叫者的姓名。然后他们可以按一个键接听电话。如果语音邮件应答，它将不会返回按键音，因此电话系统将把呼叫者带回去，正如我上面刚刚解释的那样。

人员不可用时的呼叫处理

您的人员可能并不总是可以接听电话。但是有必要在客户打电话时照顾他们。

因此，当呼叫无人接听时，迅速将呼叫者定向到带有问候语中说明的相应语音信箱，将有助于确保呼叫者迅速得到照顾。

当您的人员需要隐私来完成相关任务时，可以将其分机设置为“请勿打扰”模式，这样重要的呼叫者就不会只是听到铃声或掉入“ 语音邮件监狱” 。

而是，当分机设置为“请勿打扰”时，它将播放备用问候语，表明邮箱用户已设置为在呼叫者不可用时处理呼叫者。该问候语称为“不可用问候语”。它向呼叫者提供指示，例如拨打另一名员工拨打的分机以立即服务。

邮箱用户可以记录常规问候语和不可用问候语的事实使您可以轻松切换到“请勿打扰”（或不可用模式）并再次返回，而无需记录新的问候语。

请记住，您确实需要跟进所有消息。因此，您的人员必须例行检查其语音信箱或启用消息通知方法。

如何通过电话系统连接远程工作者

如果您有流动的劳动力，雇用在家工作的人员或有卫星办公室，则必须将所有工作人员捆绑在一个统一的电话系统中，以便呼叫者可以访问它们。

某些电话系统允许编程扩展将呼叫路由到外部号码。如果您具有该功能，则为需要访问的所有远程人员创建扩展。

正确使用扩展手机

如果您的远程人员不在特定位置，则可以对电话系统扩展程序进行编程，以将呼叫路由到他们的移动电话。拨打其分机的呼叫者将通过手机连接，甚至不知道他们不在办公室。

但是，您可能要考虑语音邮件中遗留的未接来电可能无法及时接听并返回。一种解决方案是禁用呼叫筛选，如果无人接听，则让所有呼叫都掉入手机的语音邮件中。

好处是他们不必在两个地方检查消息。他们只需要检查手机，手机可能会有一个等待消息的信号来指示未接来电。

请注意，如果没有应答，呼叫者将在手机上听到个人问候。因此，如果使用此方法，则问候语必须与业务相关，除非您的系统可以绕过该问候语，如我之前讨论的那样。

当呼叫者发现可以轻松地与适当的人员取得联系以实现其预期目标时，正确的计划将给您留下深刻的印象。这对您和您的客户都有利。

远程工作者接听电话

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使电话系统满足您的需求

您将要考虑使用的灵活性以及呼叫者如何从自定义自动话务员菜单中获得最大收益。

您应该决定使用哪些功能以及如何正确实现它们。您不想使用电话公司的功能干扰电话系统。

以下是一些常用功能及其集成方法的简要介绍：

语音信箱

如果您的任何人员忙于电话，他们的语音信箱将接收该消息。每个电话分机都应该有自己的语音信箱，并带有自己的个人问候语。

当您在电话系统上使用语音信箱功能时，至关重要的是从电话公司禁用语音信箱服务。

转接电话

如果您在偏远地区有人员，则可能希望允许拨打其分机的呼叫者转移到他们的手机中。

一个好的电话系统应该能够处理电话公司提供的各种类型的转移功能，例如三方通话或转移与释放，这是一种称为Centrex的功能。

如果您的电话公司不具备任何转接功能，那么体面的电话系统仍应能够通过两条电话线打通电话，将呼叫者转接到另一个号码。

最后，验证您的电话系统是否具有良好的第一印象

最后，当您设置了自动化系统并完成编程后，请拨打您的电话号码并听取公司的问候。测试菜单上的每个选项，以确保一切正常。

您不希望您的呼叫者遇到奇怪的事情。您可以在呼叫者发现错误之前，先加以纠正并加以纠正。

请记住，您的电话系统是客户和客户给您打电话时首先要经历的事情。因此，给人留下深刻的第一印象。