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泡沫破裂
下次您上班时，环顾四周。各个部门的合作状况如何？
您是否说您对每个部门的工作方式都有很好的了解？还是他们的角色适合您自己？
每个人都喜欢认为自己的角色是最重要的，如果没有部门，业务就无法运作。
错误！
在内部审计中，我们经常看到的一件事是，每个部门都在一个孤岛内工作，而在自己的小工作泡沫中，而忽略了业务周围其他情况。
尽管专注于所要做的事情的细节是一件好事，但这不应以牺牲全局为代价。
无论哪个行业，只有一个部门都无法开展任何业务。即使是小型的单一运营商企业，当您在企业中扮演不同的角色时，也需要您多戴帽子。
公司的多部门流程
让我们看一个简单的示例，说明制造现有产品并将其出售给客户的步骤。在考虑增加收入之前，您需要确定：
- 您目前有多少产品库存
- 是否有有效期
- 是否为仅在一年中的某些时候需要的季节性产品
- 当前是否需要额外做
- 企业目前是否有资源赚更多钱
上述问题通常由计划部门内的人员进行审核。他们还将确定要生产多少产品以及需要购买的原材料数量。
然后通常将信息传递给管理层，以批准生产，原材料的购买以及完成产品制造所需的时间和人员。此时通常会与财务部门进行讨论，以确保企业有可用的资金来完成所有任务。
一旦计划流程完成并获得批准，就将原材料需求的详细信息传递给采购部门。在这里，他们将列出已批准的供应商，供他们用来起草采购订单以购买所需原材料。同样，在将它们发送给供应商之前，通常需要获得管理层的批准。
在订购原材料之后，财务部门需要下达付款以确保货物按时交货。财务记录需要更新以反映业务花费了多少以及用于什么目的。稍后，他们还需要将这笔付款与对帐过程中收到的发票相匹配。
因此，我们订购了原材料。其余的应该很容易，对吗？
供应商已经开始交付我们的原材料，因此现在需要检查它们以确保订单正确并且货物处于可用状态。最好的方法是将采购订单和发票与收到的货物进行比较。
根据业务规模和所接收材料的类型，这可以是从接待员到仓库工作人员或现场领班的任何人。在较大的企业中，根据商品类型的不同，您可能需要一个人签单以确认商品是在现场收到的，而另一个人则检查原材料的质量。
与原材料有关的任何文书工作都需要保留，副本可能需要发送到不同部门，以确保其记录准确。当涉及文书工作时，如果缺乏沟通，或者您不了解其他部门为何需要这些文件以及他们需要什么时间框架，那么事情就会变得混乱。
如果您不知道要付款，则无法付款。如果您不知道应有的产品和数量，也不要在现场接受货物。
现在我们有了我们的材料，我们可以制造我们的产品。
同样，根据业务规模和业务设置，原材料的存储，记录和分发方式可能会非常不同。应该保持相同的一点是，应在使用每种材料，使用的对象和数量时进行记录。没有这些信息，下次您要制作产品时，您将不知道需要什么。
我们开始使用最初制作该产品之前制定的工作说明来制作产品。该工作说明用于确保每种产品的制造方法完全相同，并且质量一致。
每次有人发现使生产过程更好的方法时，都需要更新该过程的工作说明和其他文档，以便他们保持最新状态。您的内部审计部门还可以检查流程，以确保实际遵循了工作说明。
如果使用任何设备制造产品，则需要确保设备运转良好。维护部门需要适当的时间表来测试，修理和更换设备。制定这些时间表时，与风险管理和/或内部审计人员的讨论会有所帮助。
另外，在制造过程中发生的任何事件，例如设备故障，生产过程未正确完成或人员受伤等，都需要记录，调查和解决。
在出售产品之前，需要检查其质量；您不想出售劣质或有缺陷的产品。
现在，我们有一个成品坐在我们的储藏室中等待出售，但是我们将其卖给谁以及卖多少？
并且继续
管理层以前会先计算出“多少”，然后财务部门将再次参与调查，以确认制造该产品需要花费多少成本以及您想获得多少利润。
一开始就需要由从事研发的人员进行市场研究，以了解其他类似产品的售价以及人们愿意支付的价格。
至于卖给谁，您的市场研究应该从一开始就进行调查，因此您已经知道您的客户是谁。市场部将组织一场针对正确客户的运动，然后由销售部门将产品推销给客户。
这已经是一个相当复杂的过程，但是我们还没有安静下来。
类似于订购和购买原材料，我们现在必须逆转该过程，以将产品从我们的存储区域移交给客户。
我们的包装部门需要为客户包装正确数量的每种产品。我们将需要创建客户需要支付的发票。仓库将需要确认正确的产品已交付给正确的客户。而且我们的财务部门将需要确保客户付款并正确记录和核对付款。
另外，由于我们有生产产品的人员，我们的薪资部门将需要知道谁在工作以及他们在什么时候工作，这样他们才能获得报酬。
尽管上述所有情况都在发生，但仍有一些部门在后台工作。IT部门需要考虑的两个主要因素是确保员工可以访问所需的系统和信息。
另一个是我们的清洁工。无论您选择使用内部人员还是外部清洁公司，都必须有人保持工作空间的清洁，整洁并避免潜在的危害。
那么谁参与其中？
查看上面的示例，我们简单的生产和销售过程涉及以下部门：
- 管理
- 规划
- 购买
- 金融
- 仓库
- 质量控制
- 文件管理
- 生产
- 保养
- 营销学
- 它
- 打包
- 营业额
- 研发部
- 风险管理
- 内部审计
- 事故调查
- 工资单
- 清洁用品
如您所见，每个部门都参与其中。如果您只从这些部门中撤出一个，那么事情很快就会变得混乱！可能会错过控制检查，您可能没有完成生产或支付员工所需的资源，可能错过了销售机会，或者更重要的是，您可能在出售不适合使用且有危险的产品。
我们如何删除筒仓？
在内部审计过程中，如果我经常发现沟通中断，或者员工不确定不同领域的角色，我会建议我建议一个部门的人员去掉其他部门的人员，这是很短的时间。我让他们去坐下看看其他工作人员实际上是做什么的。他们有机会提出问题，并更好地了解部门之间的合作方式。
从本质上讲，他们开始将业务看作是拼图游戏，将所有部分组合在一起构成一个整体，而不是各个孤岛。
分级为4 +©2017 Katrina McKenzie