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在几乎每个社区中，收发电子邮件在企业中都很普遍。
洛里·特鲁齐（Lori Truzy）
电子邮件对企业的重要性
据估计，全球每天的在线商务通信量接近1300亿。电子邮件是企业有效的工具，但是必须以最大的专业精神来处理电子邮件。尽管电子邮件在业务交互中具有重要意义，但大多数雇主很少提供使用电子邮件的培训。巧合的是，工人在使用业务资源时必须掌握个人通信和商业通信之间的区别。
确实，如果处理不当，与电子邮件的业务交互可能是有害的。作为康复咨询师，我与客户一起致力于改善商业环境的书面和口头表达能力。此外，我还帮助雇主实施了与电子邮件进行有效沟通的策略。以下是已被证明是有益的技术以及创建有用政策的想法。
轮询
电子邮件交互在整个工作日进行。
洛里·特鲁齐（Lori Truzy）
9种在工作中使用电子邮件的有效策略
1.避免不当的笑话。使用某些单词和短语来den毁某人可能是立即解雇的理由。许多组织都有反对使用露骨语言的政策，即学校。电子邮件和其他通讯方式中的令人反感的评论类型包括：种族侮辱，偏执的民族血统言论，对人的残疾的偏见评论以及与性取向有关的侮辱。因此，研究表明，企业通过在员工和公众中享有尊敬的声誉而受益。从商业通讯（包括电子邮件）中限制您对喜剧的个人看法。
2.考虑一天中的时间。一天中的时间会影响对电子邮件的反应。一天结束时，某人可能会以简洁的语言发送在线信函，该信函可能无法反映您对员工，客户或承包商的了解。此外，请考虑在下班时间发送电子邮件是否合适。例如，在与家人在一起的晚上向主管发短信可能不是一个好主意。 （您需要多紧急的回复？在下一个工作日是否可以更好地解决此问题？）
3.尽量在休息和午餐时间不发送电子邮件。人们利用休息时间和午餐时间来缓解工作压力。他们还可能在这些期间处理个人问题。由于这些原因，通过电子邮件与他人联系可能会导致在午餐或休息时间草率地撰写答复，并且表达的想法较差。专业人士通常使用的一种技术是在工作日内预留时间来回复和编写电子邮件，以保持清晰和专注。
4.确定何时电子邮件可能不是最佳选择。涉及长时间对话的主题最好通过面对面的互动或通过电话来提供。而且，除非与适当的人力资源人员或经理进行交流，否则应避免在工作现场进行电子邮件交流时涉及机密事项或敏感主题。这些问题可能包括：潜在的歧视，薪酬差异和健康问题。同样，集思广益需要时间和精力，使这种活动更适合另一种形式的交流。本质上，需要花费几分钟才能解决的讨论区域可能不适用于电子邮件。
5.不要生气。接收一些电子邮件可能会使您处于防御状态。但是，在发送您的回复之前，请冷静下来。在当今的工作环境中，显示机智是员工的一项非常重要的属性。此外，请勿使用亵渎性词汇。考虑一下这个事实：您写的激怒电子邮件可能会成为第二天新闻周期的一部分，或发布在社交媒体上。简而言之，您可能希望在组织内部和外部建立生产关系的同时保持工作。换句话说，表现出抑制情绪的能力可以使您的整体职业道路受益。
6.在发送电子邮件之前，请三思。首先，请仔细思考您选择对应词的方式。然后，编写电子邮件草稿。最后，对其进行检查并根据需要进行更改。如果时间允许，请允许其他人给您反馈。确保主题是交互的中心。
7.适用时使用模板。拥有适当的系统可以减少与电子邮件有关的一些问题。许多公司和组织针对各种日常业务情况开发和维护格式化的电子邮件。拒绝或批准服务，退还产品以及安排会议只是模板的某些领域。当组织采取这一步骤时，可以提高服务质量，同时减少书面交流中的失误。模板也是出色的省时工具。
8.您的信息应简洁明了。用您正在写给另一个人的理解来撰写您的信息。使用礼貌的问候语和结束语。专注于电子邮件的用途，同时避免语和名字的调用。通过外交手段达到目的。不要提出无关的问题。
9.你的语气很重要。请勿以书面形式或任何其他形式欺凌同事，承包商或消费者。威胁性语言可能导致严重后果。保持电子邮件的积极态度。通过包含表明愿意解决问题的句子来表现出前瞻性思维。一个例子可能是：“我确定我们可以找到解决问题的方法。”
对电子邮件采取快速行动可能会产生后果
洛里·特鲁齐（Lori Truzy）
法律后果和政策考虑
仓促发送的电子邮件可能会产生法律后果。确实，法院已经将在线通信视为书面记录。因此，请将电子邮件理解为业务备忘，电子文档或声明，如果需要，可以进行检查。在培训新员工时，公司将受益于让员工在不同情况下进行练习，以提高他们处理电子邮件的技能。本质上，制定政策并参与有关电子邮件交互的培训有助于组织避免诉讼。以下是有关电子邮件使用的有效政策的一些重要组成部分。但是，企业所有者可能希望在工作现场实施该政策之前先咨询律师。
企业电子邮件策略的基本组成部分
- 指出员工必须多长时间响应合法的在线消息。
- 指定每个员工必须接受模板使用方面的培训。
- 使用公司资源通知员工在线通信的内容应由雇主决定，或在必要时由当局进行审查。
- 定义员工何时可以通过电子邮件联系其他员工，客户或承包商。（会议期间电话应该关闭吗？在工作时间内是否应通过电子邮件解决个人问题？什么时候例外？）
- 详细说明在异常情况下的操作。（在特别令人不安的电子消息中，应与谁联系？是否应通知当局？）
- 如何应对电子邮件的失败？此外，是否应忽略电子邮件或将其转发给主管？
- 详细说明电子邮件不能使用的语言。例如：“我们的组织对口头或书面信件（包括电子邮件）中的种族或性别侮辱零容忍。
- 指定违反政策的后果。例如，“如果发现员工在我们的电子邮件系统上使用欺凌语言，则将考虑人力资源部对他/她的审查，并考虑终止雇用关系。
在点击发送按钮之前先停下来思考一下
洛里·特鲁齐（Lori Truzy）