如何制作自己的发票模板

发票模板

埃里克·克莱默

我的妻子决定她要在我们的第二个儿子出生后待在家里，所以我们决定开展一家专门从事客户邀请的家庭业务。创业的挑战之一是所有的创业成本。您可以省钱的一个地方是在Microsoft Excel中创建自己的发票，因为计费软件可能非常昂贵。许多发票模板可在线下载。但是，它们非常基础，需要更多的击键才能填写每张发票。此外，填写每张发票后，您将必须手动删除所有数据才能再次使用。这就是我喜欢制作自己的模板以便可以使它们更有效和有用的原因。添加一些额外的标签，您可以减少数据输入部分，并添加一个宏，该宏会自动清空发票模板，以便下次需要时可以使用它。制作自己的模板有意义的另一个原因是，您可以更轻松地针对所需模板对其进行自定义。

如何制作发票模板

在Excel中打开一个新的工作簿。将其另存为启用宏的工作簿。在工作簿中另外插入四个选项卡，以便总共有七个。右侧的六个标签将保存将被拉到主标签中的数据。

控制选项卡的屏幕截图

埃里克·克莱默

控制标签

“控制”选项卡将位于所有下拉框的单元格链接中，这些链接控制着每个下拉框的显示内容。

• 右键单击最右边的选项卡，并将其重命名为“ Control”，然后按Enter。
• 在单元格A1中，将工作表标记为“控制选项卡”。
• 在单元格A4中，键入“发送到相同地址的邮件”。
• 在单元格A6中，键入“客户名称”。
• 在单元格A8中，键入“销售人员”。
• 在单元格A10中，键入“运输方法”。
• 在单元格A12中，键入“销售条款”。
• 在单元格A14中，键入“到期日期”。
• 在单元格A16中，键入“销售税代码”。
• 在单元格B4，B6，B8，B10，B12，B14和B16中，在每个单元格周围放置一个粗体粗体，并用浅绿色阴影表示这些框将被自动驱动。

销售税设置选项卡的屏幕截图

埃里克·克莱默

营业税设置选项卡

“销售税设置”选项卡是设置在为客户创建发票时需要使用的所有销售税代码的好方法。对于Design Studio Creations，我们只有一个地点，我们的大部分销售都在伊利诺伊州，因此我们只需要设置一个税码。许多企业将需要设置多个税法。我在此标签上设置了所有50个州和1个地方税代码。但是，我确实弥补了所有税率。不要使用我输入的任何费率。请与您的州收入部门核对，以了解适当的营业税率。

• 右键单击下一个选项卡，并将其重命名为“ Sales Tax Setup”，然后按Enter。
• 在单元格A1中，将工作表标签为“销售税率表”。
• 在单元格A4中，输入“否”。这只是表上的占位符，使我们能够使用Vlookup函数并将数据拉入主选项卡。
• 在单元格B4中，输入“状态代码”。
• 在单元格C4中，输入“费率”。
• 在单元格A5中，输入“ 1”，并将其余行保留为空白。
• 在单元格A6中，输入“ 2”。突出显示A5：A6，单击并向下拖动突出显示区域右侧的小框，以便正确地对列进行编号。您只需要在具有营业税代码的地方向下走几行即可。我建议您再走一两行，以防您不得不添加更多代码。最好在最后一行的上方插入，然后在最底部添加新行，以保持其他选项卡上的公式正确。
• 从B5和C5开始，分别输入营业税代码名称和税率。
• 高亮显示A4：C5并将背景色更改为深色。另外，将文本颜色更改为白色或其他浅色。我让您为第5行上色的原因是为了提醒您不要在该行中输入任何内容。
• 在纳税表的最后一行的C列中高亮显示A6，并为其涂上浅色。我选择浅黄色来提醒我，这是必须手动键入数据的区域。请记住在底部添加一些额外的行，以便将来增长。
• 另外，在整个区域周围放置一个粗体边框。
• 将C列中的格式更改为带有两位小数的百分比。如果不确定如何执行此操作，请在Excel的“主页”菜单上单击“％”按钮，然后单击带有左箭头两次的十进制按钮。

销售条款标签的屏幕截图

埃里克·克莱默

销售条款标签

“销售条款”标签是定义发票条款的地方。选择向客户提供信用的企业通常会为他们提供30天的净期限。如果您在10天内支付1-2％的费用，某些企业会提供折扣。从发票日期算起，制造公司通常会有45-60天的期限。如果您可以让所有客户提前付款，那是最好的方法，但是很多时候这都不切实际。在我们的婚礼邀请业务中，我和我的妻子在与我们签订合同时要求先付50％的首付款，其余余额则在您取货时到期。如果您计划在客户的订单满足某些要求时为其提供折扣，那么这里也是输入折扣代码的好地方。

• 右键单击下一个选项卡，然后将其重命名为“销售条款”。
• 在单元格A1中，输入“销售条款”作为工作表的标题。
• 在单元格A4中，输入“否”。该列与“销售税设置”标签中的列类型相同。
• 在单元格B4中，输入“销售条款说明”。
• 在单元格C4中，输入“何时到期”。
• 在单元格D4中，输入“折扣”。
• 在单元格A5中，输入“ 1”，并将其余行保留为空白。
• 在单元格A6中，输入“ 2”。突出显示A5：A6并下拉突出显示区域右侧的小框。保留一些额外的行以供将来扩展。
• 输入您计划使用的所有客户条款信息。请参阅右侧电子表格的照片，以查看使用的术语。
• 高亮显示A4：D5，并用深色为背景上色。将字体颜色更改为较浅的颜色，例如白色。将单元格A4：D4中的格式更改为中心格式。
• 突出显示表格右下角的A6，并将背景更改为较浅的颜色。在每列周围使用细边框使表格更具吸引力。
• 通过重复与“销售税设置”选项卡上相同的步骤，将D列中的格式更改为两位小数百分比。

送货方式标签的屏幕截图

埃里克·克莱默

运送方式标签

“运输方式”标签可能与您的业务无关，也可能与您的业务无关。我们的大多数客户都在我们的位置接他们的邀请；但是，我们确实每年发出几笔订单。随着业务的增长，我们希望这种趋势能够改变并变得越来越普遍。如果知道您的运输费用是多少，则可以在此选项卡中进行设置，然后将这些信息拉到主选项卡中。您所需要做的就是添加一列运输费用，这可能需要联邦快递，UPS和USPS等多个代码。您还需要在运输方法说明的左侧添加一列在一边。然后，使用主选项卡上的Vlookup来查看运送方式，并将总计自动添加到发票中。

• 右键单击下一个选项卡，然后将其重命名为“ Shipping Methods”。
• 在单元格A1中，输入“运输方式表”。
• 在单元格A4中，输入“运输方式”。
• 从单元格A6开始，输入您要设置的所有送货方式。在底部保留一些额外的行，以供将来扩展。
• 将单元格A5：A6中的背景和字体颜色更改为较暗的颜色和较浅的字体。
• 从A6向下突出显示并将背景颜色更改为较浅的颜色。
• 突出显示整个表格并在其周围添加细边框。

替代运输方式表

如果您选择使用此选项，请在B4中添加“费用”标题并填写费用。然后，根据“控制”选项卡上的控制编号（B10）使用Vlookup，查找成本并将其拉到“发票”选项卡。

控制序列号	邮寄方式	成本
1个	顾客 拾起	自由
2	美国邮政	5.25
3	联邦快递	7.50
4	UPS	7.75
5	交货	8.00

“销售员列表”选项卡的屏幕截图

埃里克·克莱默

销售员标签

“销售人员”标签是您所有销售人员的列表。包括在所有发票中是一件很了不起的事情，这样，以后如果有任何疑问，就可以知道是谁创建了发票。这是一个可选选项卡，特别是对于没有员工的非常小的企业而言，但这是未来增长的良好占位符。

• 右键单击下一个选项卡，然后将其重命名为“ Salesperson”。
• 在单元格A1中，输入“销售人员列表”。
• 在单元格A4中，输入“销售人员姓名”。
• 从A6单元格开始，在列表中输入所有销售人员的姓名。
• 与其他选项卡的格式相同，标题较浅的文本带有浅色文字，并且在浅色区域中要键入数据。

客户设置选项卡的屏幕截图

埃里克·克莱默

客户设置选项卡

“客户设置”标签对于拥有回头客的企业来说是个好主意，因为他们的所有地址信息都将存储在此标签上。在主选项卡上，将有一个下拉框，允许您选择客户名称，其他所有内容将自行填充。如果收货地址与客户地址相同，您将可以选中或取消选中一个框。

• 右键单击下一个选项卡，然后将其重命名为“ Customer Setup”。
• 在单元格A1中，输入“客户设置表”。
• 在单元格A4中，输入“否”。
• 在单元格B4中，输入“客户名称”。
• 在单元格C4中，输入“地址”。
• 在单元格D4中，输入“地址1”。
• 在单元格E4中，输入“城市”。
• 在单元格F4中，输入“状态”。
• 在单元格G4中，输入“邮政编码”。
• 在单元格H4中，输入“电话”。
• 将列I的列宽更改为.5。
• 在单元格J4中，输入“地址”。
• 在单元格K4中，输入“地址1”。
• 在单元格L4中，输入“城市”。
• 在单元格M4中，输入“状态”。
• 在单元格N4中，输入“邮政编码”。
• 在O4单元格中，输入“电话”。
• 突出显示C3：H3，然后单击合并单元格按钮。输入“客户信息”。
• 突出显示J3：O3，然后单击合并单元格按钮。输入“运送到”。
• 高亮显示A3：H3，将背景更改为深红色，将文本颜色更改为白色。同样，突出显示J3：O3并将背景更改为深蓝色，并将文本颜色更改为白色。
• 在单元格A5中，输入“ 1”。
• 在单元格A6中，输入“ 2”。
• 突出显示A5：A6并拉动所选区域右侧的小框，然后将其下拉成一排。我选择下降至第40行，但随着时间的流逝，您将需要添加更多行。请记住，在底部保留一些额外的行，以便快速插入更多行。
• 将您刚刚拉下深红色的所有数字加阴影，并使用白色字体颜色。
• 将B5：O5涂黑，以防止从那里输入数据。
• 从A6开始，输入您拥有的所有客户信息。如果您没有发运信息，请将该部分留空。在单元格C6中，最好放入“冻结窗格”以锁定列标题和行标题，以使它们始终可见。

发票标签的屏幕截图

埃里克·克莱默

发票标签

最后，我们现在进入“发票”标签。我们剩下要做的就是按照需要对发票进行布局，并添加一些下拉菜单和查找框。您希望发票的外观完全取决于您，它是完全可定制的。

• 将最终标签重命名为“发票”。
• 高亮显示单元格A1：J46，并将背景色更改为白色。在整个突出显示的区域周围添加细边框。
• 在单元格F1中，输入“发票编号：”，然后在Excel的“主页”菜单上单击“增加缩进量”按钮7次。将字体大小更改为20并将其设置为粗体格式。我将字体更改为“ Bookman Old”，但这完全取决于您。
• 在单元格I1中，输入您的起始发票编号。每次您开具发票时，都需要更改发票编号。您可能要添加的另一个有用的标签是发票注册，您可以在其中跟踪所有发票。
• 在单元格I2中，输入以下公式： = today（） 将显示当前日期。
• 如果要在发票上插入公司徽标，请转到Excel的“插入”菜单，然后单击图片按钮。这将打开一个窗口，允许您浏览以选择徽标图片。拖动图片，使其位于日期和第11行底部之间的中间位置。
• 在单元格B4中，将格式更改为粗体，然后输入公司名称。在公司名称下方的行中输入您的地址，城市，州，邮政编码，电话号码，电子邮件地址和网站。将城市，州和邮编合并为一行。
• 突出显示单元格A1：J11，并将背景更改为所需的任何颜色。如有必要，更改字体颜色。另外，在此部分周围添加细边框。
• 突出显示列A并将列宽更改为2.5。
• 突出显示列B和C，并将其列宽更改为8.5。
• 突出显示列D，并将列宽更改为12。
• 突出显示列E并将列宽更改为16。
• 突出显示列F，并将列宽更改为9.5。
• 突出显示列G​​并将列宽更改为12.15。
• 突出显示H列并将其宽度更改为9。
• 突出显示列I，并将列宽更改为15。
• 突出显示列J并将列宽更改为2.5。
• 在单元格B13中，将格式更改为粗体，然后输入“收件人：”
• 为了完成下一步，请单击Microsoft Office图标，然后从菜单底部选择“ Excel选项”。在“使用Excel的主要选项”标题下，将弹出一个对话框，选中“在功能区中显示开发人员选项卡”框。现在单击开发人员选项卡。单击文件夹图标上的下拉箭头，其中包含工具。单击“插入控件”按钮，选择组合框图标，它是左侧的第二个图标。在单元格B14中绘制组合框。使它与行的大小相同，并对其进行拉伸，使其进入D列的一部分。右键单击组合框，然后选择“格式控件”，这将弹出一个对话框。对于输入范围，请转到“客户设置”选项卡，并一直突出显示B5到列表底部。在单元格链接框中，转到“控件”选项卡，然后单击B6。我总是选中3-D框，因为它看起来更干净，然后单击“确定”。
• 在单元格B15中，输入以下公式：

• 在单元格B16中，输入以下公式：

• 在单元格B17中，输入以下公式：

• 在单元格F13中，将单元格的格式更改为粗体，然后输入“运送至：”
• 在Excel的“开发人员”选项卡上，单击“插入控件”图标，然后单击复选标记框。将其绘制在单元格F12中。将描述更改为“运送到相同”。现在，我们需要将复选框与“控件”选项卡链接起来，因此右键单击复选标记框，然后选择“设置控件格式”。这将弹出一个对话框，在其中查找“单元格链接”，即“控件”选项卡上的单元格B4。单击3-D复选框，然后单击确定。
• 在单元格F14中，输入以下公式：

• 在单元格F15中，输入以下公式：

• 在单元格F16中，输入以下公式：

• 在单元格F17中，输入以下公式：

• 突出显示B19：C19，然后在Excel的“主页”选项卡上单击“合并和居中”按钮。在单元格中输入“推销员”。
• 在单元格D19中，输入“运送方法”。
• 在单元格E19中，输入“客户采购订单编号”。
• 突出显示F19：G19，然后在Excel的“主页”选项卡上单击“合并和居中”按钮。在单元格中输入“付款条款”。
• 突出显示H19：I19，然后在Excel的“主页”选项卡上单击“合并和居中”按钮。在单元格中输入“到期日期”。
• 高亮显示B19：I19并将背景色更改为深色，将字体颜色更改为浅色。在每个单元格周围添加白色细边框。
• 高亮显示B20：I20并将背景色更改为较浅的颜色。
• 在B20中，插入一个下拉框并将其拉伸以与上面的标题匹配。右键单击下拉框，然后从菜单中选择“格式控制”。在“销售人员”选项卡上列表的末尾，“输入范围”为A5。“单元格链接”是“控制”选项卡上的单元格B8。选中3-D框，然后单击确定。
• 在D20中，插入另一个下拉框。在“运输方式”选项卡上，列表的末尾，“输入范围”应为A5。“单元格链接”是“控制”选项卡上的单元格B10。选中3-D框，然后单击确定。
• 在F20中，插入另一个下拉框。在“销售条款”标签上的列表末尾，“输入范围”应为B5。“单元格链接”是“控制”选项卡上的单元格B12。选中3-D框，然后单击确定。
• 在单元格H20中，输入以下公式：

• 这将导致到期日根据销售条款自动计算。将背景色更改为与发票顶部相同的背景色。

• 在单元格B22中，输入“数量”。
• 在单元格C22中，输入“项目编号”。
• 突出显示D22：G22并将单元格合并为一个。在单元格中输入“描述”。
• 在单元格H22中，输入“单价”。
• 在单元格I22中，输入“行总数”。
• 高亮显示单元格B22：I22，将背景色更改为深色，将字体颜色更改为浅色。此外，在每个单元格周围添加白色细边框。将格式更改为粗体。
• 突出显示单元格D23：G23并将它们合并在一起。复制该单元格并将其向下复制到单元格D38。
• 在单元格I23中，输入以下公式并将其一直复制到I38： = H23 * B23
• 高亮显示B23：H38并将背景色更改为较浅的颜色。此外，在每个单元格周围添加细边框。
• 高亮显示I23：I38并将背景色更改为浅色，但与上面的颜色不同。此外，在每个单元格周围添加细边框。将单元格格式更改为货币。
• 突出显示G39：H39，将单元格合并在一起，并将格式更改为粗体。此外，将单元格对齐方式更改为右对齐。更改单元格的背景以匹配您用来遮蔽I23：I38的任何颜色。将此单元一直复制到G44。
• 在单元格G39中，输入“小计”。
• 在单元格G40中，输入“折扣”。
• 在单元格G41中，输入“应纳税总额”。
• 在G42单元格中，输入“销售税”。在具有“ B5输入范围”的单元格的左侧添加一个下拉框，一直到“销售税设置”选项卡上列表的底部。需要在“控制”选项卡上将“ Cell Link”设置为B16。
• 在单元格G43中，输入“运费/运费”。
• 在单元格G44中，输入“应付总额”。
• 在单元格I39中输入以下公式： = Sum（I23：I38）
• 在单元格I40中输入以下公式：

• 这将在“销售条款”选项卡上进行查找，如果有折扣，则输入折扣金额，然后乘以“小计”。

• 在单元格I41中输入以下公式以确定应纳税总额： = SUM（I39：I39）
• 在单元格I42中输入以下公式，该公式将提取相应的销售税率并得出美元金额：

• 单元格I43是需要手动输入的单元格。将此单元格的颜色更改为与信息详细信息主体所用的颜色相同的颜色。
• 在单元格I44中输入以下公式以确定应付款总额： = SUM（I41：I43）
• 高亮显示I39：I42并更改背景颜色，使其与上面确定行总数时使用的颜色匹配。此外，将单元格I44更改为相同的颜色。
• 突出显示I39：I44并在每个单元格周围添加细边框，然后将格式更改为带两位小数的货币。
• 高亮显示A1：J46并设置打印区域。确保发票将打印在一页上。

发票模板的画龙点睛

我强烈建议添加一个宏以清除“发票”标签，以便下次需要时可以使用。在Excel的“开发人员”选项卡上，单击“创建宏”按钮，将打开一个对话框。将宏命名为“ ClearInvoice”，然后单击“确定”。单击“控制”选项卡，然后在单元格B4中键入“ False”。在单元格B6，B8，B10，B12和B16中，在每个单元格中输入“ 1”。这将重置下拉框，使其为空白。返回到“发票”，在单元格中，E20按下“删除”键。高亮显示B23：H38，然后按“删除”键。单击单元格I43，然后单击“删除”键。最后，单击单元格N1，然后单击停止宏按钮。在Excel的“开发人员”选项卡上，通过单击“插入控件”按钮添加一个按钮。将宏分配给它，然后将按钮上的名称更改为“清除发票”。

设置您的发票模板

浏览完每个标签并添加了必要的数据后，就该在“发票”标签的顶部填写您的公司信息了。通过插入图片并将其拖到占位符所在的发票的右上角来添加徽标。为您的发票指定一个起始编号，表格就可以使用了。

完整发票的屏幕截图

埃里克·克莱默

如何写发票

使用新的发票模板，创建发票很简单。从下拉框中选择一个客户。如果需要设置客户，请转到“客户设置”选项卡，然后在此处输入他们的信息。如果客户的收货地址与他们的帐单地址相同，请选中“运送至相同”地址框。选择适当的销售人员，运输方式，输入客户的PO编号并选择他们的付款条件。接下来，输入您要向客户付款的详细信息。选择适当的营业税代码，然后输入要向客户收取的任何运费的成本。我建议您在创建发票时打印两份，一份给客户，一份留作记录。另外，最好启动发票日志以跟踪您上次使用的发票编号。它将使每个月底的销售额计算更加简单。

在Excel中工作时，请记住，在前端进行一些设置可以节省大量时间，并在后端造成麻烦。您可以随意向此模板添加更多或简化此模板。