了解如何管理预算

为了有效，高效地管理预算，有必要。。。

• 监控，控制和记录所有财务（收入和支出），
• 知道如何在您负责的领域将成本降至最低，
• 能够调查或发现问题区域并加以纠正，并且
• 有效地管理和授权支出。

本文基于NVQ 4级单元“管理预算”。为了使您对预算的目的有一个清晰的认识和理解，请阅读本文。您将了解预算的目的，包括有效和高效地管理财务资源的好处；管理预算的法律，法规和组织要求；以及不同类型的预算系统及其功能。

现在，您需要全面了解如何管理预算。预算过程通常由高级管理人员和财务人员负责。这些工作人员必须掌握准确和最新的信息，并了解有效的预算程序。

为每个财政年度制定预算。所涉及的管理人员和员工将不得不为自己的职责范围制定预算，然后将其移交给财务部门。然后，这些预算草案将由上级管理层进行审核，然后由委员会或其他类似机构（取决于组织）批准。

监视，控制和记录收入和支出的方法

您知道预算的目的。现在，管理它们是您的责任。管理预算要求您不断监视，控制和记录收入和支出，以跟踪每个财务状况及其结果。您将如何实现这一目标？让我们看看几种方式或方法。

监测收入和支出

进行预算监控以确保按照预算中概述的计划来利用资源。对于每个部门和组织而言，跟踪或监视财务资源的使用方式都非常重要。这是一个连续的过程，以确保达到预算中规定的目标。通过这种监视，您将能够在必要时随时随地做出预算决策并采取适当的措施。

需要监控收入和支出以发现模式的任何变化，以便可以采取适当的措施。可以定期执行此监视过程，例如每月一次。在监视数据时，要考虑到前一年的预算计划以及迄今为止的支出和收入。

查看当前财政年度剩余时间的剩余余额，并预测到该财政年度结束时按此比率的情况。查看任何正面和负面的变化，并采取必要的措施加以纠正。在每个步骤中，重要的是记录（记录）所有事实和行动。

最好通过定期会议监视预算持有者和更高管理层的收入和支出。必须有有效的现金流量管理，因为这对于企业提供的服务和产品非常重要。

可以根据成本中心或其他代码或级别划分预算，以便于监控。这将有助于确定超额完成和不足的领域。

您应该能够分析和解释建议支出的任何变化，无论是正数还是负数。这必须伴有一项行动计划。这将确保经济，高效和有效地使用资源。

控制收支

下一个重要问题是控制收入和支出。如果没有这一步，人们的支出就会偏离轨道。为了控制收入和支出，最好在制定预算时直接让负责控制部门财务和绩效的负责人参与。可用预算应与所有相关人员进行沟通。

预算中可能有不同的部分，这些部分将由不同的人员控制，因此最好分配和授予直接参与人员的权限，例如，预算的批准人和预算经理。应使部门或团队了解负责控制收入和支出的人员。

特定年份可用的财务总额应反映该特定年份计划的总费用。

记录收支

收入和支出的记录可以手动或电子方式完成。记录必须立即进行，每天进行。所有与收入和支出，应收任何收入，已收付款，已收发票和发票，债务等有关的所有账目均应清楚记录，并注明日期和目的。

记录收入是确定企业是否在盈利的一种方式，因为其中包括已收和已支出的详细信息。

5种用于跟踪业务费用的出色工具

按顺序记录业务领域的详细信息，从利润最高的到利润最低的开始。这将自动帮助您分析造成巨大损失的区域并采取措施。

对于小额支出，最好使用零用现金帐户来跟踪并跟踪小额支出。记录这些将有助于有效地偿还金钱，并且仅记录的金钱将得到偿还。这是一种记录小额费用的有效方法，否则可能不会引起注意。

在责任范围内将成本降至最低的方法

降低业务成本是管理预算或可用资金的一种有效方法。如果每个人都将自己职责范围内的成本降到最低，那么这将总计为企业节省大量资金。在花钱购买特定业务领域时，需要知道做出正确的选择。

在自己的职责范围内可以最小化成本的方法是：

有效利用技术

如今，从在线购物到支付账单等，都有许多先进的技术可用。有效利用以下技术可以节省时间和金钱。

• 可以使用电话会议来召开会议，这意味着您可以节省旅行，安排会议室/场地的费用，节省组织和规划会议室的时间等。
• 您可以通过不在纸上打印以及将电子存储用于文件和其他业务数据来有效利用技术。这样可以节省时间，金钱和环境。
• 可以根据性质在线管理某些业务，或者至少可以在线进行营销。这将帮助节省大量用于营销人员，办公室空间，设备等的费用。

债务

信用卡的利率很高，因此必须尽快付款。从长远来看，这将对企业有所帮助。

预算

始终为您的职责范围制定预算并遵守预算。偏离它可能会造成很大的破坏，但是它将为您提供明确的计划，该做什么该做什么，不该做什么以及应该避免什么。

减少开支

仅购买日常业务所需的必要的文具，设备，家具和软件。减少其他不必要的支出。购买节能机器并使用节能灯泡，以便节省电费。使用适当的隔热门窗。有时，制造商会以较低的价格出售翻新产品，如果它们看起来质量好，那就去买。

居家办公

这是节省办公空间和燃料成本的有效方法。在削减成本的同时，明智的做法是在正确的区域削减成本，因为在错误的区域削减成本可能会造成灾难性或负面影响。始终追求物有所值，这可以通过与供应商和合作伙伴组织保持良好关系来实现。

如何确定可能需要采取纠正措施的情况

在不符合组织政策，程序或流程的领域中，需要采取纠正措施。这些不符合项的原因需要查明，并且需要从将来发生的不符合项采取预防措施，这称为纠正措施。由于投诉或审核或对公司财务的不利影响，可能会采取纠正措施。为了采取正确的行动，需要对特定问题进行调查。

有些情况可能需要采取纠正措施：

• 项目预算一发不可收拾。如果您密切监督预算，并且员工知道您正在监督预算，则可以避免这种情况。每周检查并重新预测预算。
• 工作时间比计划的时间长，因此需要更多的预算，精力和时间。
• 当一个或多个团队成员转储项目时。

• 当任务或项目由于技术或财务限制而超出计划进度或超出预算时。
• 错过了重要的任务，项目或目标。
• 当执行的工作或任务不符合目标时。
• 客户对服务或产品不满意，因为他们不符合规格或期望。
• 资源或赞助者失败时。
• 在风险评估，审核或质量保证检查中。

纠正措施可以是诸如重新计划项目，重新分配资源，重组团队，以不同的方式管理项目，重新设计流程或产品等。确定根本原因并采取必要的措施。

自行管理预算和授权支出的权限范围

管理预算不仅仅是保持正确的财务数字，还在于管理相关人员。例如，员工或团队成员。一个人需要具备良好的管理技能，才能管理预算和批准支出。预算负责人负责为特定预算分配的资金，因此他们需要检查费用是否合法，然后授权预算。拥有花钱的权力并不意味着人们可以简单地花掉分配的钱，就这样。这意味着需要以负责任和明智的方式花钱。如果预算管理失败，可能会遇到麻烦；如果预算管理成功，则会受到奖励。

在管理预算和支出预算资金时，预算持有人必须牢记组织的宗旨和目标。为了实现目标或目标，将需要考虑特定的目标和责任。在处理/管理预算时，还必须牢记法律法规和组织要求。始终采取必要的措施以最小化成本，并在预算超支的情况下采取适当的措施。

监视，控制和记录收支。创建根据预算概述组织绩效的文档。保持所有记录为最新且准确。

我希望您发现这里的信息有用。请不要犹豫，留下您的想法和经验。一切顺利，谢谢您的光临。