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无论是建筑油漆，屋顶，混凝土，还是任何大量的维修和更换项目，它们都在同一地点开始—招标过程。这似乎是一项艰巨的任务，但是这里有一些指导任务的提示。
在开始招标之前，第一个目标是确定要执行的工作范围。支出是否需要维修或更换？它是整个组件还是一部分？工作可以分阶段完成吗？工作需要在什么时间上完成？一旦做出这些决定，下一步就是将规格表或表格放在一起，其中列出了协会需要为项目完成的确切细节。 （尽管许多项目将非常简单，但协会可能需要额外的帮助来完成规格表。）这不仅涵盖了需要完成的工作，而且还可以使报价保持相似（如果没有）确切的，关于工作和材料。
正是在这个阶段准备了招标书。这是一封详细的信函，已发送给供应商，要求为完成的工作提供建议。最好将其发送给尽可能多的供应商，以更好地掌握市场平均水平，并消除频谱两端的极端情况。还有一些公司可能不响应的可能性，因此，做大量的公司不会使协会缺乏选择权。应该针对的承包商是那些从事更多商业项目的承包商，因为他们将更有能力履行手头的义务。
招标书应包括以下内容：
- 规格表应以单独的形式附在信函上。
- 工作范围应写在信函中。
- 协会正在寻找可携带的Workman's Comp保险等级。
- 要求证明承包商必须拥有的任何许可证。请与县和州联系，以了解强制性规定。
- 必要时提供履约保证金。尽管不是普遍要求，但在查看文件之前必须先检查是否有必要。
出价进入后，请留意具体细节。检查人工和材料的保修。如果支出的预期寿命为20年，则一年的保修将不足够。查看是否有与供应商合作的分包商。请与他们核对，以确保他们的保证和劳动力充足。检查以确保所提供的所有规格均已包含在投标中。如果添加了其他任何东西，请问为什么，不要害怕得到第二意见。最重要的是，请查看付款条件。这些是协会应坚持的术语：
- 预付款不得超过5-10％。卖方的业务和资金管理事宜不是协会的负担。明智地管理房主的资金是董事会的财政责任。
- 始终保留所有阶段付款的10％到15％，直到工作通过检查并获得董事会和管理层的满意为止。如果承包商走了，这将节省资金，这将有助于协会，并且必须引入另一人来完成该项目以及修复先前的工作。
- 仅在打孔列表完成后才付款。在纠正承包商发现的任何不合标准的事实之后，他们便向承包商付钱，说他们没有完成任何阶段或整个项目的动机。
最后，在签订合同之前，请花些时间让协会的律师对其进行检查。任何合同的作者都会以他们的意愿起草该合同。精通合同审查的律师将能够提请董事会注意对社区可能存在问题的争论点。是的，这样做会花费金钱。但是给律师事务所几百美元可以节省协会十美元，甚至几十万美元以后也可以。
分级为4 +©2018 Kristen Willms