良好电子邮件礼节的规则和提示

收件箱的屏幕截图，其中包含有用的提示。

（c）C. Calhoun2012。保留所有权利。

随着我们深入数字时代，我们发现仍然需要遵循礼节规则。电子邮件世界也有特定的礼节规则。每次发送电子邮件时，也会发送有关您自己的消息。人们会根据您的写作对您做出结论，无论他们是否认识您。

如果您遵循电子邮件礼节的这六个规则，那么您将尽力而为。您可以确信自己会给人留下积极的印象。这些规则尤其适用于工作场所。

电子邮件礼节规则1：确保您的邮件格式专业

• 发送电子邮件时，请使用适当的称呼。您可以按姓名称呼该人，甚至可以包括“你好”。
• 使用不分性别的语言。
• 如果这是您第一次向某人发送电子邮件，但您不知道该人是谁，请使用地址“亲爱的先生或女士”。
• 以适当的结尾结尾电子邮件，例如 ，真诚的感谢， 以及其他类似的词。
• 包括带有您的姓名，职务和电子邮件地址和/或其他通信方式（例如电话号码，网站等）的电子签名。

电子邮件礼节规则2：让您的消息简短

• 包括一个主题，使人们可以知道消息的含义，并可以确定电子邮件的相关性。如果您未将主题放在主题行中，则收件人可能会警惕，因此请不要检查邮件。
• 消息的正文应该简短-立即指出重点。只需要几句话。
• 您的写作应包括短句。
• 撰写简短的段落并使用空格。也就是说，为互联网写信。

糟糕…不是要发送那个

电子邮件礼节规则3：使用专业语言

• 电子邮件不像写信件那样正式，但不要让自己草率。
• 检查语法，标点和拼写是否正确。信息充斥着错误，无损于您的信誉。
• 避免过度使用表情符号。如果插入过多，可能会损害您的专业水平。有人会认为，通常使用表情符号是不专业的。
• 考虑一下消息中的措辞。有时很难在写作中传达您的意思。避免讽刺，因为您的读者很容易将其误解为侮辱。
• 避免写充满感情的消息。如果您处于情绪状态，请等到您的情绪更加平静后再尝试写任何东西。
• 使用ALL CAPS意味着您在向某人大喊。这也很难读。

修改后的“ KISS”原理。少即是多。

C·卡尔洪

电子邮件礼节规则4：没有垃圾邮件

• 发送垃圾邮件会使人烦恼，并可能提示他们阻止您。
• 不要附加不必要的文件。人们对来自未知发件人的附件持谨慎态度，这是理所当然的：它们可能包含病毒。
• 避免发送“转发”。这些消息是非个人的，通常人们在阅读之前会删除它们。
• 花哨的字体和背景可能难以阅读并且分散读者的注意力。听众也可能不太重视您。谁想被称为“ Curly Cue Sue”，这并不是她的头发。

电子邮件礼节规则5：电子邮件不是私人的

• 您仍然可以将消息设为个人消息，但请注意，其他人可能会看到您的消息。
• 您发送给某人的任何邮件都将被转发。
• 如果对方需要了解手头的信息，请仅使用“抄送”（抄送）功能。否则，您将使某人的收件箱混乱。
• “密件抄送”（BCC）功能适用于群发邮件，因为收件人无需滚动浏览大量电子邮件地址。如果您暗中与某人进行对话，请记住，电子邮件不是私密的。
• 确保您发送的个人消息确实发送给了您想要的人。许多电子邮件已发送给错误的一方，从而损害了发件人。
• 如果您正在寻找工作，请不要使用。请勿使用您当前雇主的电子邮件进行此类业务。您未来的雇主只会假设您会再次这样做-但对他们而言。
• 因为电子邮件不安全，所以假设您的雇主正在监视所有传入和传出消息。

电子邮件礼节规则6：迅速回应收到的邮件

• 如果您快速回复邮件，您将保持专业形象。
• 请回答电子邮件中有人问过您的问题。有时人们会发回不相关的信息，而忘记回答原始问题。
• 惹恼读者的一个好方法是，如果您使用“请求投递/阅读”收据。有时，由于电子邮件过滤程序，您的收件人将无法阅读此类消息和/或无法阅读。避免使用此功能。

分级为4 +©2012 Cynthia Calhoun