纳税季节的备案技巧

这些提示将帮助您度过税收季节，而不会遇到通常的痛苦。

奥尔加·德拉劳伦斯

年终很忙，常常压力很大。毕竟，我们有两个假期，需要时间，金钱和准备。最重要的是，到12月31^日，旧版本已全部退出。哦，我不是说要清理壁橱或棚子。不，我是在谈论财务记录，文件，收据，并让您的鸭子连续展示给Sam叔叔。

令人生畏的，不是吗？

好吧，不一定如此。遵循这些提示，年终清理轻而易举。因此，收集您的记录为准备年度纳税申报表做准备。

这些技巧旨在使在家中以企业家或企业家身份工作的人们的生活更加轻松。上帝知道我们现在很忙，所以为什么不整理您的记录呢？这样可以节省时间和压力。相信我！

随时掌握当年档案

图片由Shauna L Bowling

整理您的物理文件

我们中的许多人仍然更喜欢通过邮件接收帐单并以支票付款。在您的办公桌或便携式文件系统中放置一个抽屉来存放当年的收入。为每个债权人创建一个文件夹，并在选项卡上标记当前年份。存放医疗费用的文件夹也是一个好主意，因为会要求您在纳税申报单上提供此信息。

另外，为您的业务费用制作一个当年文件夹（如果有）。记录费用后，将所有收据放入文件夹中。如果您的收据与银行对帐单或信用卡对帐单相符，请进行复印以放入您的公司文件夹中。（更多有关在本文后面记录与业务相关的支出）。

如果您有一个文件归档系统，例如结婚证书，保险单，担保，车辆所有权，纳税申报单等，（并且您应该！）年终时该将其清除。仔细检查每个文件夹，将过期的或不再适用于您家庭的所有物品丢掉。

您需要将银行对帐单，已付账单等保存三年。将它们与您长期保存的文件一起存储在机柜中。美国国税局（IRS）只有三年来审核退货，因此，比该年限早的任何东西都可以发送到文件十三，包括所有备份。

切碎所有可丢弃的文件，并将它们添加到堆肥中，或用作壁炉的火种。

现在，您已经整理好物理文件，是时候建立一个将定期维护的记录保存系统了。这是保持理智发挥作用的地方。

电子表格是您的朋友

现在，别再让我烦透了。即使我没有会计背景，我仍然会使用它们。它们是维护记录和使您一目了然的信息的最简单方法。学习在Excel中插入公式并不难。而且，不必费时（在计算器上）运行磁带，可以节省大量的时间。

对于不熟悉Excel的人，下面是一个基本教程，它指导您完成如何设置电子表格和格式公式的步骤：

如何在Excel中复制和粘贴

始终记得清除所有数据，但公式除外。这样，当您添加新数据时，计算将自动执行。

如您在下面的照片中看到的，我已经清除了所有数据，但是公式仍然在那里等待着为我工作！

推荐的电子表格来跟踪业务活动

我为自己的业务维护了几个电子表格，但仍为我的个人纳税申报单维护。以下是我建议您简化纳税时间的工作。每当您需要向提出要求的实体提供财务信息时，这种类型的记录保存也会为您提供良好的服务。只需按一下按钮，您就可以附加这些电子表格或将其转换为PDF并将其通过电子邮件发送给发出请求的实体

按客户跟踪您的收入

图片由Shauna L Bowling

自由职业者的收入

打开一个新的工作簿，并将其命名为Freelance Earnings或使您的船浮起的任何东西。只要确保它是您在需要查找时会记住的东西即可。

添加您的姓名，公司名称，工作簿的名称及其所属的年份。（见图）。

在我的自由职业者收入工作簿中，我添加了与我的业务有关的工作表。它们如下：

1. 2015年收益
2. 2015年费用
3. 2015年里程
4. 2015年的间接费用

注意：我于2015年关闭了自由职业者，但本文提供的信息是常青树。

因此，在“收入”标签下，我将各列命名为：

• A栏-项目名称
• B栏-开票日期
• C栏-发票编号
• D列至M列-每个列都分配给收入来源（客户）
• N列-小计（行中所有数字的总和）
• O列-总计（实际上是多余的）
• P栏-付款日期
• Q栏-费用减少（有时PayPal会评估未验证付款人的费用）
• R栏-已付金额（付给我的净额）
• S栏-余额（未付余额）
• T列-每月总计（这需要一个单独的公式，该公式取决于我一个月中有多少行记录）

在电子表格的底部，我为每一列提供了公式。这让我一眼就能知道我从每个客户那里赚了多少。当您重新评估客户群时，这非常方便。在年底也有帮助；您知道哪些客户可以期待1099（600美元以上的产品）。

然后有个公式可以给我总计。它应与Q，R，S和T列中的总数一致。这称为“证明”。如果总数没有交叉核对，则说明您在某处出错。

在这一点上，我想发言。如果我的任何读者对设置电子表格感到不知所措，我将非常乐意为您完成此工作。然后，您所要做的就是在信息出现时就将其放入。通过Bravewarrior个人资料页面向我发送电子邮件（在“粉丝邮件”下查看）。

跟踪您的业务费用

图片由Shauna L Bowling

花费

接下来，我们将转到“费用”工作表。在这里，您将跟踪所有与业务相关的费用。我将这个设置得有些不同。前三列分别是日期，收款人和总计。第四列留空以查看总数，而不必转到最后一列。当您看到我命名的列时，您会明白为什么我要用这种方式进行设置。请记住，包括所有可扣税的运营支出，也就是做生意的成本（间接费用之外，我们稍后再讨论）。

这是您应该包含在电子表格中的内容

• 办公用品-纸张，墨水，碳粉，笔，铅笔等
• 软件
• 硬件-CRT，显示器，笔记本电脑，扬声器，打印机等
• 培训-您参加的任何研讨会或需要付费的在线培训
• 维修与保养（R&M）设备—计算机维修等
• 广告/市场营销-不包括里程，但包含将您的名字发布在那里的实际费用。这可能是您的车辆贴纸，名片，打印费用等。
• 许可证/税项-您的企业名称的职业许可证和费用在此处适用。我还在此列中列出了我的年度域名和网站费用。
• 保险-如果您仅为企业购买单独的保险，例如专业责任险
• 比赛费用
• 费用（其他） -这将是银行费用，PayPal费用以及您为了支付而承担的任何其他费用。
• 邮资
• 娱乐活动-如果您带客户去吃午餐或晚餐，请务必写下客户的名字以及收据上讨论的内容，否则您将无法注销。
• 再次旅行，这不包括里程；那是一个单独的计算。如果它们与业务相关，则包括机票，酒店住宿，汽车租赁等。

您将需要总计沿着每一列（垂直）运行的“总计”，以“证明”行（水平）总计。

里程选项卡非常简单。基本上，它看起来像这样：

记录您的里程

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当您开车去参加社交活动，邮局，办公用品商店，与客户见面或在本地招待客户时，您的里程是可以扣除的。美国国税局每年发布不同的费率。提供总里程后，您的税务软件或会计将进行正确的计算。停车费和通行费也可以扣除，因此请务必保留收据并记录下来。我通常在里程电子表格中保留一个单独的列来跟踪停车和通行费（有关示例，请参阅本文后面的“医疗费用”表）。

注意：如果您仅将车辆用于工作目的，则可以选择将汽油和机油，维修和保养包括在运营费用区域中。但是，如果您这样做，就无法注销里程。此外，如果确实是公司车辆，则应摊销车辆（取决于车辆的使用年限）。

间接费用

转到间接费用：

如果您在家工作并且有专门的办公室（我将我的第三间卧室改成了办公室），则可以扣除一部分开销。计算基于办公室的平方英尺数除以您房屋的总平方英尺数。您的税务软件将根据您提供的平方英尺进行数学计算。

这些是您每月应记录的项目

• 按揭付款-如果您的税款和保险已包括在付款中，则在提交税款时必须打破原则。只需从当年的总付款额中扣除您的保险和财产税号码，即可得出正确的细分。
• 电动
• 煤气—用来给住宅/水加热和冷却
• 水
• 房屋维修-仅适用于影响整个房屋的维修，例如重新铺设结构，重新布线等。
• 手机-如果您将其用于商业活动。
• 电话-如果您有专用的电话线，请将其包括在费用工作表中，而不是在此处。
• 互联网-这尤其适用于作家。任何依靠互联网开展业务的自雇职业人士都应包括这笔费用。

跟踪您的间接费用

图片由Shauna L Bowling

适用于所有纳税人的简单电子表格

对于所有逐项列出扣除额的纳税人，最好保留电子表格以支付您的医疗/牙科费用以及慈善捐款。还要跟踪两个类别的里程，因为这会计入您的自付费用，并且可以扣除。

您的Medical / Dental电子表格是一个非常简单的布局，如下所示：

跟踪您的医疗费用，包括里程

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您的保费可以扣除，如处方，看病，住院，实验室工作，门诊治疗等。如果您的医师已制定了减肥计划或健身房会员资格来治疗特定疾病，包括肥胖症，则可以扣除。好。请注意，此处指定了关键字。您的医生说您应该减肥并不符合您接受此扣除的资格。

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