NVQ 3级：使用日记系统（用途，类型等）

审查日记系统在业务管理中的使用，包括可用日记的类型，应包含的信息以及如何安全地存储条目。

Viktor Talashuk在Unsplash上​​的照片

本单元简介

这是第2级的B组可选单元，共有3个学分。完成本单元后，候选人将对日记系统的目的，如何使用它们以及为什么使用它们有充分的了解。他们将知道维护日记需要哪些信息以及为什么要这样做，并且他们将知道如何清楚，准确地输入日记以及为什么要这样做。

候选人将了解更改的目的以及如何确定优先级和进行沟通，以及了解进行沟通的必要性。候选人还将知道如何报告和解决日记条目中的任何问题以及如何安全地存储日记，因为它们可能包含敏感和机密信息。还介绍了共享日记，包括共享的级别，每个人对日记拥有的权利以及如何使所有用户都不能进行保密和私人约会。

我还包括个人声明。

1.1使用日记系统的目的是什么？

时间非常重要，可以通过维护日记系统以非常有效的方式利用时间。因此，您自己和他人的有效计划和组织是您可以参与的最重要的活动之一。

日记是办公室的主要资源之一，没有它，我们谁都不会知道在任何给定时间我们应该在哪里或应该做什么。

日记可以手动或电子方式维护。

1.2描述日记系统的不同类型。

日记系统基本上可以分为两种类型：

手动系统

办公室中使用的最常见的手动日记系统类型

是记录约会的装订本。

这些可能是：

• 每页一天
• 每页两天
• 一周观看
• 两周后查看

在选择最适合使用的手动日记类型时，您将需要考虑一天中可能要写多少个日记。

装订书的替代方法是活页系统，通常称为时间管理器。这具有日记部分是连续的优点。随着时间的流逝，只需添加新页面即可，因此无需在每年年底前获取新日记。

另一个完全不同的手动系统是墙面计划器。这些通常是层压图表，每天都有一天的空间覆盖整个一年。

电子系统

电子日记可以保存在个人计算机，笔记本电脑，掌上电脑或电子记事本上。与手动系统相比，它们具有许多优点：

• 突出约会之间的潜在冲突
• 常规活动只能进入一次
• 使用更少的纸张。
• 密码保护。
• 可以进行多路访问。
• 在屏幕上提醒约会。
• 数据库兼容性。
• 电子接触。

检查条目更改的影响很重要。

123rf.com

1.3为什么要获取有关请求的日记条目和更改的相关信息？

变更请求似乎相对较小，但可能产生连锁反应，可能会产生重大影响。延迟约会可能导致参加会议的人迟到，甚至无法参加当天晚些时候安排的其他会议。因此，重要的是在同意之前检查所请求的更改将产生的影响。

必须获取所有相关信息，因为您必须确保参加会议或进行任何约会的每个人都方便且获得所有详细信息，以便在任何时候任何时候都不会出错。

2.1录入日记需要什么信息？

时间，持续时间，日期，地点，与会者，主席，访客等信息都需要进行日记输入。

2.2 / 3为什么要优先处理请求，如何处理？

如果要同时接收到许多请求或安排的更改，则必须对需要采取的操作进行优先级排序。显然，最好按时间顺序处理更改。此外，在确认请求或更改之前，必须与参与会议的每个人联系并确保方便所有人。在您收到更改当天影响到约会的更改将需要在将来更改约会或会议之前进行处理。

日记软件的一个例子。

2.4为什么要尝试平衡所有相关人员的需求？

必须给参与约会或会议的每个人足够的时间进行计划，旅行和其他需求，以使会议顺利进行，并且对任何人都没有任何问题。为了使会议取得成功，所有相关人员都必须出席并且有足够的准备时间。

2.5为什么要向受影响的人传达变更？

变更必须及时传达，如果您要负责其他人的日记，那么您必须及时将任何变更传达给他们，以使他们为参加任何会议或旅行做准备是至关重要的。同样重要的是，要在一天中留出足够的时间来处理日常事务，必要时还要在约会之间留出足够的旅行时间。

受到更改影响的其他人的日记中也会有其他约会。重要的是，不要让他们给自己以轻微或相反的变化的印象，因为发生了更重要的事情。

电子日记系统可能会自动将更改传达给与您的系统联网的相关人员，但您需要与其他受影响的人取得联系。根据所涉及的时间范围，可以通过电话，电子邮件，传真，信件或口头方式完成。

手动日记的示例。

getentrepreneurial.com

2.6为什么要更新日记系统？

在已同意更改的情况下保持日记最新非常重要。您必须确保已删除所有取消的约会。只能预约被告知取消约会既令人烦恼又尴尬，而且浪费时间。

不完全保持最新状态的日记会引起各种混乱。这将使人们失去信心，并浪费时间。

在传达对安排的修订时，可能涉及安全性和保密性问题。可能正在进行谈判，这可能会影响组织的未来。如果您由于安排会议而意识到这些问题，那么请不要提供此信息，这一点很重要。

可以说整个组织的效率取决于使用中的日记系统的正确维护。尽管从表面上看似乎只是一个很小的角色，但如果每个工作人员都必须记住他们在任何给定的时间有什么任命以及打算去哪里，这将是非常困难的。

2.7描述提出新请求时可能出现的不同类型的问题以及对这些问题的解决方案。

可以针对会议或约会，房间预订或对现有预订的更改提出对日记系统的新请求。请求取决于日记持有人所扮演的角色。发出请求时，请求者可能会或可能不会在日记系统中查找可用的时段或空闲时间，这可能是因为他们无法访问必要的信息。提出新请求时，可能会发生以下问题

• 对现有请求的影响–这些影响可以基于以下因素，例如重叠和重复
• 多个请求重叠–需要注意的是，请求不要重叠，因为它们会造成混乱并阻止人们参加会议或约会。
• 重复或重复预订–日记由多人处理且沟通不畅时发生的常见错误
• 不交流请求或请求变更–交流不畅会使整个系统瘫痪
• 未确认请求-需要确认请求，否则无法确定请求是否继续。有时，这会导致空缺的位置，使需要等待的人
• 未记录请求-当实际有请求时，它将显示为空置
• 对请求进行优先级排序-当一些优先级高/紧急/紧急的请求进入时，请求重新安排请求的时间
• 更新请求-避免错误沟通和错误信息
• 数据保护
• 安全

解决方案

这些问题的解决方案是：

• 全面了解日记系统，如何使用它们，如何计划和协调请求，避免重复和重叠
• 有关获取有关请求的相关信息和所需信息类型的知识
• 根据需求和紧急程度对请求进行优先级排序，并以正确的格式记录请求，还可以访问所需的人员
• 沟通是另一个重要方面，如果不使用沟通，将使组织无法正常运行
• 更新以多种方式避免了失望和错误
• 遵循与数据保护和安全有关的组织政策和程序。
• 使用记录的文件系统，以便没有人可以访问文件而不将其记录在系统上

共享您的日历

2.8说明使用日记系统时遵循安全和保密程序的目的。

日记可以用于各种目的。其中一本在日记中记录个人或机密约会，会议约会，讨论和其他信息。也可能存在与他人的机密信息有关的敏感和个人条目。因此，每个日记条目都必须具有“私有”之类的设置来获取私人信息，并确保只有适当的人才能看到所做的任何条目，否则将违反机密性。我们不希望有人看到我们或他人的机密信息。例如职业卫生任命，正式审查，纪律会议，康复或保障会议等……因此，必须维护和监控人们对信息的访问。

关于安全性问题，如果日历或日记不受保护，则任何人都可以访问日记中的信息，他们甚至可以编辑或删除重要信息。当授予人们访问日历的权限时，在考虑访问权限和编辑权限时，他们将获得一定级别的权限。另外，日记应该只对需要特定信息的人开放，并且对其他人不公开。

因此，为了使组织或部门正常运行和运作，必须遵循保密程序和安全程序。

祝你学业顺利

我希望这对您有所帮助。请不要犹豫，留下您的评论或反馈。如果您有任何疑问或需要帮助和建议，请随时与我联系。谢谢。