NVQ 3级：在业务环境中进行交流

本单元介绍业务环境中的适当通信。

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在商务环境中进行交流是英格兰，威尔士和北爱尔兰提供的A级三学分必修课，该课程为3级国家商务和管理职业资格证书。该模块帮助应聘者全面了解交流的目的。考生还学习了如何进行口头和书面交流，如何寻求和使用反馈（及其重要性），以及如何发展下一阶段的交流技巧。

本文将介绍每个模块的成果，解释其含义，并讨论如何实现它们。它将帮助您了解应聘者通常会写些什么。根据您的特定工作，在准备自己的投资组合时，您将必须修改此处为自己的工作和组织编写的内容。

如何使用本文

本文介绍了NVQ 3级商务和管理文凭课程304单元的成果1和2，其中涵盖了工作场所环境中的沟通要素。

它纯粹是有用的，旨在指导您完成自己的投资组合的编制过程。请勿在此处直接为您的文件复制任何内容，因为您的文件需要根据工作和组织的具体情况进行定制。直接从本文复制语言不仅不诚实，而且还会削弱您的文件。

成果1：了解计划沟通的目的

1.1解释了解交流目的的好处

交流是指个人，团体或个人与团体之间思想或内容的传递。交流包括：

来源：创建消息的人。
消息：通信的内容。
中：通讯的传输方式（电子邮件，电话，面对面等）。
接收者：与之交流的听众或人。接收技巧包括有效的听力和阅读。

在业务环境中，我们通过倾听彼此的问题并共同解决日常问题进行沟通。

1.2向传播对象介绍听众的原因

如果您了解听众，则可以更有效地与他们交流并说服他们。

为了确保您的信息能够被良好地接收，您需要了解听众的期望，他们的心情以及他们可能希望您回答的问题。

1.3说明了解预期通信结果的目的

了解交流的“预期结果”意味着理解您自己的信息以及听众如何接收信息。

听众可以是：

一个同事
很多人在开会
满屋子的房间

交流时，您应该知道自己是否在尝试：

传达信息
说服
招待

沟通的有效性取决于您对目标与受众的立场和期望如何融合的了解程度。

1.4描述不同的通信方法以及何时使用它们

交流可分为：语言或非语言，正式或非正式。

口头

言语交流是最重要，最常见和最有效的交流方式。直接说话和倾听有助于我们理解彼此的情感需求。
有效的言语交流与您聆听他人声音的能力和与他人说话的能力息息相关。

非语言

非语言交流意味着写作，但也指手语，面部表情和手势。非语言交流的效果不如口头交流有效（直接交流总是更好），但是掌握非语言暗示仍然很重要。
非语言交流可以增强言语交流。肢体语言和面部表情通常是诚实的，可以帮助传达诚意。
有些人（包括但不限于那些难以听清的人）主要使用手语，手势和面部表情形式的非语言交流。

非正式沟通是一整天偶然发生的面对面的互动。它们可以与工作相关，也可以与语言无关，也可以与语言无关。
例如：关于午餐室中与工作无关的事情的聊天，询问项目状态的快速电子邮件，或要求即席开会的便条，仅举几例。

正式沟通

某些类型的交流符合官方的期望或协议，以某种方式记录，或被预先计划和演练。
正式口头交流的一个例子是脚本演示。非语言形式的正式沟通包括书面项目，例如年度报告，雇用条款和合同。

成果2：了解如何进行书面交流

2.1确定准备书面交流时可能使用的相关信息来源

信息来源可分为主要或次要信息。

主要资源

事件期间产生主要来源。这种信息是由直接与事件或事件联系的人收集的。
这些来源可以是日记，信件，报纸，法院记录，访谈，调查等。
主要来源通常是纯净的，并且最接近事件本身。

次要来源

此类信息是通过从主要事件中删除的人员进行过滤的。
这些来源可以作为主要来源的解释或分析文献，包括书籍，解释性文件或事件的局外人陈述。
通常，辅助来源会解释事件，并且可能在事件发生后产生。

2.2描述在业务环境中使用电子形式的书面交流的交流原则

电子通讯是指电子邮件，传真或任何以电子方式传输和存储的书面通讯。

有效的电子通信涉及一定程度的技术精通。您应该足够熟练地通过电信技术传输信息，并且知道如何使用必需的软件。
在选择用于信息交换的电子通信时，您应该仔细考虑并确定哪种是最佳，最有效的通信方法。
在办公室环境中，您应该能够解释电子资源中的信息并具有良好的措辞技巧。

2.3解释可用于书面交流的语言和情况的不同样式和语调

口语，随便和正式的写作风格各有不同，它们都有自己的期望和成果。您使用的写作风格取决于您的意图，媒介和听众。

随便的语言是非正式的和对话性的。这就是您如何编写友好的短信或聊天记录的方式。您可能只在工作中明智地使用随便的语言，尤其是与您的上司一起使用时。随便的语言是您与同事交流的方式。
口语很相似，是指我们用来与家人和密友交流的语言。口语包括语和方言。
正式语言用于商务沟通中，当您想成为专业和权威人士时可以使用正式语言。它还取决于您使用的字词和语气。在正式写作中，您的语言应具有正确的语法，词汇和语法。

2.4解释选择和使用适合书面交流目的的语言的原因

交流是通过语音，信号，写作或行为交流信息，思想，思想，情感和情感的过程。我们使用的语言应易于理解，准确且机智。

每种类型的消息（包括投诉，分钟和不满，仅举几例）都需要不同程度的机智。

尤其是在撰写重要的文章时，请始终尝试对组织或小组进行总体介绍，而不要使其变得个人化。
从积极的观点开始，在消极的观点之前，这样接收者就不会马上处于防御状态。
直接解释事实，而不要使用模糊或间接的语言。
书写时，避免使用粗体或大写字母。在书面交流中，这是敌对的。

2.5描述组织，组织和展示书面信息的方式，从而满足不同受众的需求

在组织，组织和展示书面信息时，请记住以下几点：

进行演示时，请提前准备所有必要的文件。这些内容可能包括PowerPoint演示文稿（或类似的幻灯片显示软件），讲义或自己的脚本。
保持文档顺序正确无误，以确保通信畅通无阻。事先仔细检查订单。
在介绍时，要明确自己的目标。提供有关您将要呈现的内容，表达动机，参与者为何出席以及为何主题很重要的介绍。
逐步介绍您的工作，并在需要时使用正确的参考资料。
最后，通过解释如何实现所有目标作为结束。
花时间回答问题。

2.6描述检查书面信息内容准确性的方法

任何书面交流都需要准确，专业的格式，并且没有拼写或语法错误。在最终确定文档发送给收件人之前，请检查以下内容。

检查点的准确性

错误可能会损害您和组织的声誉。根据问题的不同，影响范围可能从令人尴尬到灾难性的。
要仔细检查的详细信息包括：日期，名称，统计信息，事件和报价。
如果不确定什么，请确保与知识渊博或经验丰富的人员进行核对。

检查拼写和语法

大多数文字处理器和电子邮件系统都具有内置的拼写检查器。但是，请使用您的判断力，因为它们并不总是准确的，尤其是在涉及人名或行业专有术语时。
在定稿之前，请务必自己通读两次文档。
让其他人为您阅读和编辑文档。一双新鲜的眼睛会注意到您错过的错误。

使用模板

许多组织都有内部样式来处理不同的文档。它们都将作为模板提供，您可以在其中轻松输入信息。
如果通信没有规定的模板，则应根据组织或部门的需求研究正确的样式。询问您的同事或查找类似文档，以了解适当的样式。

2.7解释准确使用语法，标点和拼写的目的

正确的语法，标点和拼写可确保您的读者可以轻松地阅读您的交流信息，从而使交流更加高效。
当文档存在事实错误时，读者往往会不信任整个事情。感知到的不可靠性可能会对您的声誉产生负面影响，从而影响您在组织中的地位。

2.8解释普通英语的含义和用法

普通英语是一种强调清晰度并且避免使用技术性语言或专业术语的语言。与专业以外的人交谈时，这一点尤其重要，他们需要将技术语言翻译成易于理解的语言。

普通英语：

可以与任何人交流，无论他们的阅读技能或知识如何。
清晰直接，没有任何隐藏内容，没有不必要的文字或想法。
不含技术术语或语。

2.9说明校对和检查书面作品的目的

您应该校对所有书面作品。这有几个原因：

语法正确的写作很好地反映了您以及组织的专业素养和挑剔精神。其他人将根据您书面作品的外观判断您。
精心编写的散文比带有错误的文本对您的读者更省时，从而使书面交流更有效。

从电子邮件到会议纪要再到正式报告，所有书面工作都应进行校对，以防出错。

2.10说明认识重要工作和紧迫工作的目的

在我们的日常工作中，我们混合了一些任务，其中一些任务很重要，一些任务很紧急，有些任务的优先级较低。所有任务都有必须满足的截止日期。但是，重要性和紧迫性是两回事。有些任务可能两者兼有，但要认识到哪些任务是