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在每个办公室中，大量的通信（如信件，通函和电报）被发送给外部人员或从外部接收。在组织内部，不同部门之间交换书面材料。有计划地，有效地处理邮件对于任何企业组织的成功都是至关重要的。它被描述为办公室的骨干和组成部分。
有效的邮件处理要求建立明确的程序，其中涉及逐步处理邮件。收到的邮件应被接收并快速准确地分发。处理传入邮件的确切方法因办公室而异。
我们组织中有两个不同的邮件系统，内部邮件和外部邮件。
- 可用的内部邮件服务用于在____________的办公室和部门内分发邮件 （出于保密目的而删除） 。他们每天收集和交付。
- 外部邮件通过______________发送 （出于保密目的而删除） 。当邮件不能或不满足内部邮件服务标准时，使用外部邮件服务。例如，必须将邮件传递给客户或其他公司，或____________ （出于保密目的而删除） 信件。它们也每天交付和收集。
邮件主要分为三种类型：内部，外部和部门间。邮件服务可帮助公司建立并与客户和广大公众联系。设有独立的邮件部门来处理办公室中的所有类型的邮件。集中式邮件服务的优势在于专业化，更好的监管，经济性，更好的性能，邮件室设备的最佳使用和受过培训的人员。
内向邮件例程包括诸如接收邮件，对邮件进行分类，打开邮件，标记邮件，记录邮件（内向注册）和分发邮件之类的步骤。
外发邮件例程还涉及多个步骤，例如收集外发邮件，输入外发邮件（发送寄件人，信使簿），折叠信件，准备信封，分类，称重和盖章以及最后发送。
我每天早上和下午收集内部和外部邮件。我将发给特定人的邮件分发给该特定人，该部门的其他所有普通邮件也由我打开。我浏览他们，看看他们在想什么，并相应地分发它们。当我的地区经理因年假或病假而休假时，我也会密切关注她的邮件，并通过与服务负责人联系来处理任何紧急邮件。我还确保按时分发它们，以便邮件中指定的任务在提到的时间范围内完成，并在截止日期之前完成。
我们使用外部邮件服务，该服务在县外或其他公司或客户处进行。这些区域将不在______________（ 出于保密目的而删除 ）办公区域之内。我们使用内部邮件，需要将邮件发送到___________________（ 出于保密目的而删除 ）下的办公室或部门。内部邮件可以节省时间和金钱。因此，任何可以通过内部邮件发送的邮件都通过该方式发送，而其余邮件则通过外部邮件系统发送。
我将外发的帖子带到下午的接待处。我根据大小对帖子进行排序。我将传出的内部邮件留在按地区分类的相关框中。另外，我根据紧急程度和重要性将发出的内部邮件分类为一等或二等。任何海外职位也必须进行整理。
在寄出邮件之前，将根据邮局是头等舱，二等舱还是已记录的交付量计算适当的邮资费用。为避免延迟，我会在正确的时间以正确的邮资发送邮件。可疑包裹或邮件将得到最大程度的保护，如果发现可疑包裹或邮件，则会将其报告给办公室经理，并在接待处记录在事件簿中。
处理邮件时，我必须遵守并遵循某些程序。
- 我首先浏览每个部门的邮件，然后按大小和类别对它们进行分类，然后找出发送它们的最佳方法-普通或已记录。
- 然后，我查看重量和尺寸并查找成本。可以在用来称重立柱的机器上查询重量。
- 如果出于任何原因有必要通过快递公司进行特殊交付，我将先征求我的经理的授权，然后再征求办公室经理的意见，然后我们将安排这笔款项从我们的费用代码中扣除。否则，我们公司使用的服务是___________ （出于保密目的而删除） 。
- 在我看到记录为头等舱的物品的地方，我记录了该帖子的所有详细信息，包括发件人和收件人的地址，并为紧急和记录的交货做必要的标记。
- 任何比正常重量重且比正常尺寸大的邮件包裹，我都使用机器称重邮件和包裹，并计算正确的邮费。对于其余的邮件，我们有一张图表，其中包含根据头等舱和二等舱交付的大小而定的成本。
- 每个部门都有相应的职位盖章。因此，每个部门的成本都在其相关成本中心上。对于其他记录的交货，成本会在接待处记录在书中。
- 所有帖子都加盖戳记并分类，并准备在每天下午3:45之前发送。我们有________ （出于保密目的而被撤离） 工作人员，每天都有人来接待处从大楼领取职位。
处理邮件和包裹时可能会发生许多问题。
- 接待处所有进来的邮包和包裹均由公司邮票盖章。来自可疑地址或人的任何邮件或任何感觉不正常或看起来可疑的包裹都会被搁置，不予处理。
- 可疑邮件和包裹将报告给办公室经理。接待处的办公室经理和管理员将事件记录在事件簿上，并采取必要的措施。他们还将确保____________ （出于保密目的而删除） 已获知问题。
问题和答案
问题：什么是垃圾邮件？
答：垃圾邮件是通过邮寄或电子邮件收到的不需要的或未经请求的广告或促销/宣传材料。这些通常是由营销公司发送的，用于介绍新产品或通知投资机会等。当通过电子邮件未经请求而收到时，也称为垃圾邮件。