如何制定沟通计划

沟通词拼贴

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如果您遇到工作变更时遇到的阻力，那么良好的沟通计划可以帮助支持您的变更管理计划。一个好的沟通计划不仅可以帮助您确保所有利益相关者都了解，而且还可以帮助您的组织获得项目或组织变更的支持。

什么是沟通计划？

沟通计划将帮助您组织重要的事情，以告知所有利益相关者，您要传达的信息是什么，如何说和何时说。沟通计划应涵盖5大问题-谁？什么？为什么？怎么样？什么时候？

首先创建一个简单的矩阵（如下所示），以帮助您组织计划，并在完成以下每个步骤时进行填写。

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）	目标（何时）
内部利益相关者
外部利益相关者

请查看以下这些简单的步骤，以帮助您开始为企业建立成功的沟通计划。

步骤1.了解您的观众

确定您的受众是开始制定沟通计划的最简单方法。如果您的项目要求您使组织内部和外部的人员保持最新状态，请首先列出内部和外部利益相关者。

内部和外部利益相关者的一些例子

内部利益相关者示例：	外部利益相关者示例：
行政层领​​导	该项目的执行发起人
部门经理	企业主
一线员工	一线客户

在获得所有内部和外部利益相关者的列表之后，在每个回答以下问题的注释下进行注释可能会有所帮助：

• 他们知道什么？
• 他们需要知道什么？
• 哪个组比其他组具有更高的优先级？
• 不同的小组需要不同的消息吗？

回答了每个细分受众群的基本问题后，就该确定与每个细分受众群进行交流的方式了。

您的交流矩阵现在应该已完成“受众群体”列：

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）	目标（何时）
内部利益相关者
行政领导
管理人员
雇员
外部利益相关者
执行赞助商
拥有者
一线客户

步骤2.您的留言是什么？

在考虑您需要传达给观众的信息时，只需考虑回答“什么？”这个问题。消息的目的及其传递方式将在稍后介绍。

使用以下清单来帮助确定受众需要了解的内容：

• 您的目标受众目前知道什么？（将其标识为您在步骤1中创建的每个细分受众群的列表）。
• 他们需要知道什么？
• 他们不需要知道什么？
• 您需要为每个听众采取什么样的语气？（您可能会采用专业，直接的方式进行高层管理人员沟通，而直接与客户的沟通则可能需要更有活力和切实性）
• 观众的关注点是什么？确保您给每个听众的信息都解决了他们独特和个性化的问题和疑虑。请记住，内部员工对项目或变更的问题可能与高管发起人所关心的问题完全不同。

回答完这些问题后，请填写矩阵的^第二列：

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）	目标（何时）
内部利益相关者
行政领导	变更的业务价值。
管理人员	您的团队需要了解哪些变化。
雇员	更改将如何影响您的日常工作。
外部利益相关者
执行赞助商	变更对组织的好处。
拥有者	更改将如何影响您的底线。
一线客户	更改将如何影响您的日常工作。

步骤3.消息的目的是什么？

在此步骤中，回答问题“为什么？” 为什么有必要将每个消息（什么）传达给每个听众？回答这个问题将帮助您理解为什么将每条信息传达给员工和客户很重要，以及传达这些信息将给您的企业和客户价值带来的价值。

与利益相关者交流关键信息的一些常见原因：

• 增进对变更和项目的了解
• 强调项目或变更的好处
• 指出对组织底线的积极影响
• 让听众知道他们需要在准备中学习的任何技能或信息
• 帮助您的听众了解如何影响他们

记住，尝试回答“对我有什么帮助？” 在确定每种交流的目的时，以确保您对所有受众都有充分了解。

一旦你知道“什么在它”对每个利益相关方，填3^次的矩阵的列：

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）	目标（何时）
内部利益相关者
行政领导	变更的业务价值。	告知财务和客户价值。
管理人员	您的团队需要了解哪些变化。	在变更发生之前为团队做好准备。
雇员	更改将如何影响您的日常工作。	使员工能够在更改发生之前学习技能和日常更改。
外部利益相关者
执行赞助商	变更对组织的好处。	告知成本节省和收益。
拥有者	更改将如何影响您的底线。	通过突出显示对底线的影响来获得对变更的支持。
一线客户	更改将如何影响您的日常工作。	为客户做好应对变化的准备；突出好处。

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步骤4.交付方式是什么？

现在您知道了要与谁交流，将要说什么以及为什么要说这句话，您需要确定传达消息的最佳方式。根据您的组织，保留所有可用的不同沟通渠道的“备忘单”可能会有所帮助。

一些常见的沟通渠道可能包括：

• 电子邮件通讯
• 通过邮件传递书面通讯
• 短信提醒
• 社交媒体消息
• 市政厅会议
• 混合媒体
• 新闻发布
• 传单或海报

小费

虽然电子邮件通信可能很方便，但请不要犹豫，使用多个渠道发布同一封邮件。发送友好的提醒没有任何危害。太多的交流总比不够好。

现在，您可以填写矩阵的^第4列：

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）
内部利益相关者
·行政领导	变更的业务价值。	告知财务和客户价值。	电子邮件通讯
·经理	您的团队需要了解哪些变化。	在变更发生之前为团队做好准备。	电子邮件通讯
雇员	更改将如何影响您的日常工作。	使员工能够在更改发生之前学习技能和日常更改。	电子邮件通讯，海报，传单，市政厅
外部利益相关者
·执行发起人	变更对组织的好处。	告知成本节省和收益。	电子邮件通讯
· 拥有者	更改将如何影响您的底线。	通过突出显示对底线的影响来获得对变更的支持。	书面信
·一线客户	更改将如何影响您的日常工作。	为客户做好应对变化的准备；突出好处。	书面，邮寄信件，电子邮件提醒

注意

只要有可能，请始终在“方法”列中列出的每个项目后面分配一个“所有者”，以确保消息按时准确交付的责任。

步骤5.什么时候是最佳交流时间？

您的交流计划已接近完成！您已经确定了您的听众，您想传达的信息，每条信息的目的以及传递方式。现在，您需要确定将这些消息传递给每个受众的最佳时机。以下是您可能需要考虑的一些问题，以帮助您确定每条消息的最佳时机。

• 谁需要先被告知？
• 何时进行更改？
• 需要提前多少时间通知每个人？
• 是否需要注意最后期限？
• 您的受众群体利益相关者中有没有人可用，或者他们有需要解决的日期吗？
• 您是否为每个受众使用一种以上的方法来传达信息？首先，第二，第三等需要发生什么？

回答了这些问题，您应该能够轻松地在矩阵的最后一列中输入开始日期和结束日期，以确保对时间表负责：

听众	消息（什么）	目的（为什么）	方法（方法）	目标（何时）
内部利益相关者
行政领导	变更的业务价值。	告知财务和客户价值。	电子邮件通讯	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy
管理人员	您的团队需要了解哪些更改。	在变更发生之前为团队做好准备。	电子邮件通讯	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy
雇员	更改将如何影响您的日常工作	使员工能够在更改发生之前学习技能和日常更改。	电子邮件通讯，海报，传单，市政厅会议	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy
外部利益相关者
执行赞助商	变更对组织的好处。	告知成本节省和收益。	电子邮件通讯	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy
拥有者	更改将如何影响您的底线。	通过突出显示对底线的影响来获得对变更的支持。	书面信	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy
一线客户	更改将如何影响您的日常工作。	为客户做好应对变化的准备；突出好处。	书面，邮寄信件；电子邮件提醒	开始：mmddyyyy结束：mmddyyyy

第6步。交付您的计划！

恭喜你！您已成功完成沟通计划。与项目利益相关者共享计划后，您现在就可以开始创建消息，确定材料的外观和风格，并根据时间轴将消息传递给利益相关者。

通过使用矩阵模板进行一些高级规划，可以为您的项目创建沟通计划，从而使所有利益相关者都了解情况，避免混淆，误解并获得对项目的支持。对于工作场所的许多人来说，变化可能会让人感到不舒服。抽出时间来制定良好的沟通计划，甚至可以帮助那些最不舒服的人充满信心和理解地面对未知。