处理邮件：OCR NVQ 3级工商管理文凭

介绍：

该单元是级别2的B组可选单元，共有3个学分。该单元帮助候选人描述他/她在邮件服务方面的技能。候选人将在处理内部和外部邮件（包括入站和出站）时遵循安全和安保程序，并具有一定的处理理由。他们将充分了解可用的各种服务，为何需要这些服务以及如何使用它们。他们将知道根据需求和优先级选择特定的服务，计算邮资，处理问题，遵循程序并报告错误和问题。

此单元的个人陈述也包括在内！

1.1 / 2处理邮件或包裹的安全程序的目的是什么？

邮件可能包含机密信息。它可能包含有关员工的个人信息，或者包含商业机密（例如客户名称）以及与企业，客户和客户有关的机密信息。邮件和包裹还必须检查可疑功能。因此，必须遵循安全程序。

例如，当我们从陌生地址收到邮件或包裹时，或者以可疑形式，形状或大小收到邮件或包裹时，必须遵循安全程序并将其报告给办公室经理。

2.1为什么要在约定的时间范围内将邮件分发/分发给正确的收件人？

邮件应始终发送或分发给正确的收件人，因为它们可能是重要的机密信息，不应透露给其他人。还必须按时分发它们，以便在上述时间范围内完成电子邮件中指定的任务，并在截止日期之前完成任务，以便我们避免投诉或其他严重问题。

2.2什么是组织结构以及个人和团队的名称，角色和位置？

我没有在这里发布我的答案，因为它是机密信息。您可以为组织绘制流程图，也可以从组织的网站上删除。从部门负责人开始，然后扩展到不同的团队和经理，最后以团队成员结束。确保提及每个人的姓名，位置和位置，以获得清晰的肖像。

希望这可以帮助！

2.3组织可以使用哪些内部和外部邮件服务？

可用的内部邮件服务用于在______________________的办公室和部门内分发邮件（出于保密目的而删除）。他们每天收集和交付。

外部邮件通过______发送（出于保密目的而删除）。当邮件可以或不包括内部邮件服务标准时，使用外部邮件服务。例如，必须将邮件传递给客户，其他公司或县外信件。它也每天交付和收集。

2.4给出选择内部和外部邮件服务的原因

选择外部邮件服务在县外或其他公司或客户的地方。这些区域将不在___________________ （出于保密目的而删除）办公室区域之内。

内部邮件用于需要送达____________________之下的办公室或部门（出于保密目的而删除）的地方。内部邮件可以节省时间和金钱。因此，任何可以通过内部邮件发送的邮件都通过该方式发送，只有其余部分通过外部邮件系统发送。

2.5您使用什么方法计算邮资？

该职位必须根据其作为一等或二等的紧迫性和重要性进行分类。任何海外职位都必须进行整理。一个人需要知道不同大小的邮件的邮资，以及大宗邮件的邮资。邮件服务可能会为批量邮件提供折扣，并且只有在我们对邮件进行预分类后才能应用。

如果我们需要发送邮件并保证在下一个工作日或同一天将其发送，或者如果需要以记录的发送方式发送邮件，则我们必须寻找邮寄费用以及邮件必须寄出的时间范围发送并相应地发送。

2.6传入和传出邮件可能会发生什么类型的问题，您将如何处理？

可能出现的主要问题是延误，缺少投递和可疑邮件。为避免延误，我们必须在正确的时间以正确的邮资发送邮件。为避免错过重要文件的交付，可以通过记录的交付方式进行交付，这样就可以跟踪交付情况。任何可疑邮件或包裹必须格外小心，并报告给有关负责人。