有效议程的五个要素

发现有效议程的5个基本方面。

坎瓦

有效议程的五个基本要素

如果我告诉您，您可以做一件简单的事情来增加会议的出席率和参与度，您就会无所适从，对吗？好了，准备跳，因为那里是一件事，你可以立即执行，这将使您的会议更加有效和高效：创建这五个基本要素和您的会议效率将得到大幅提升的议程。

创建和分发议程

像你们大多数人一样，我被文书工作淹没了，有时觉得我需要在白纸上宣战，并用任何其他颜色打印，以便在寻找时可以找到想要的东西。话虽这么说，议程不是放任不管的地方。我们可以将大部分作品转换为电子格式和电子阅读器，但是当涉及到议程时，在会议上创建和分发纸质版非常重要，以至于当我面对面开会时，我总是制作额外的副本以供分发。 -在线开会时仅发送议程的副本。

将议程视为路线图，您可以在计划行程时使用它-组成部分相同，并且您需要了解以下信息：

谁和你一起去，你什么时候，什么时候离开？
你为什么走？
您要去哪里，将用来衡量前进进度的里程碑或里程碑是什么？
您需要多少时间到达那里？
如果碰到坑洼并弄平会怎样？

这些问题中的每一个都与制定有效议程有关。让我们看一下每个元素。

基本要素1：议程标题

标头的主要目的是快速识别以下内容：

召集会议的实体，组织或委员会
召集机构的名称；这是董事会，咨询小组，委员会
会议预定开始和结束的日期和时间是什么
会议地点

尽管可以很容易地假设人们出席会议，但他们必须知道地点和时间，但是，此标题信息开始充当接下来几个要素的基础，并且还创建了一个组织档案，宣称会议确实确实在适当的日期，时间和地点举行了，这减轻了所有参与者的负担，使他们不得不记住或尝试回想他们被质疑时决定做某事的确切时间。

示例标头可能如下所示：

当地儿童保育协会

董事会每月会议

2014年4月15日1:00 – 2:00

公共图书馆

我更喜欢将议程标题居中，但左对齐（所有单词都与左空白对齐）也可以。无论您选择哪个选项，对于该类型的每个会议都使用相同的格式。一致性始于议程。

您的会议参与者将在会议议程上的某个位置欣赏所有重要的会议信息，因此他们不必去寻找下一张会议记录的餐巾纸或纸条。标头也传达了一定程度的可信度，它具有包容性，信息量和官方性，并开始奠定本次会议将被认真对待并且不会浪费时间的基础。

我经常被问到谁应该起草议程并将其发送出去，而答复是完全不同的文章，但是简短的答复是，负责召集会议的人应该主动将本次会议讨论的五个要素汇总文章。可能已经委托或指派了其他人来实际键入或发送文档，但是议程的内容必须由负责会议的负责人掌握。

基本要素2：会议目标

会议的目的是回答以下问题：“我们为什么要开会？我们希望完成什么？”

在议程的开始部分说明召开这次会议的目的。回答“我们为什么见面？我们希望完成什么？”在议程开始时，有助于使和保持小组的注意力集中，尤其是当事情开始失控时。如果会议是定期安排的每月会议，则将其写在议程上，如果要开会讨论事件，问题或主题，请列出这些细节。最后，如果您的组织有任务说明，请确保将任务说明列在议程中的此位置，以便您保持专注。

将会议目的写在议程上可以使主持人和所有参与者有机会重新聚焦已经转移到另一个主题的对话。在会议开始之前先阅读会议的目的和任务说明是一个好习惯，以确认您对计划要完成的事情和计划很认真。如果参与者有目标感，或者事情朝着这个方向发展，参与者将不会漫不经心地讨论或闲聊，或者分享无关的故事，将谈话重新聚焦于眼前的目的是一项简单的任务。

从组织档案的角度来看，列出会议的目的将创建一个书面文档过程，以回顾您在何时进行的工作，这在计划类似活动或试图记住您做某事时确实很有帮助。列出会议目的还可以帮助您评估成就并转发会议进度。

会议议程的目的声明样本：

目标：开会计划领导力培训

编写会议目的很简单，只需回答“我们为什么要开会？”这个问题。如果该问题没有答案，或者答案是“我不知道”，则不要安排会议，如果是定期会议，则不要取消。时间太宝贵了，不能为了开会而开会。

基本要素3：议程的主体（会议工作计划）

这是会议的重点，在会议期间需要完成的工作，首先列出时间最敏感的时间，然后列出最有争议或最耗时的时间，然后列出敏感度较低且影响较小的项目，并最后完成论文停车场。

在下一个要素（#4）中，我将讨论要花多少时间专门用于这些领域，所以当您看到议程中最耗时的问题时不要惊慌-没有理由不这样做在一个小时内解决繁忙的议程。人们不仅可以在一个小组上捐赠或花费一小时的时间，而且我们的注意力跨度也只能应付这么多。如果采用了所有这些要素，则不仅可以在一小时内完成具有高成果的有效会议，而且在一小时内可以实现规范。

主持人使用这些元素来处理高效会议的最大责任是收集会议议程的内容，然后确定各个环节的优先级。这可以通过多种方式完成，我最喜欢的是在会议开始前不超过两周的时间向所有负责出席会议并要求他们提供反馈意见的所有人发出会议公告。达到目标或从过去的会议中获得任何他们想更新的信息。

有用的提示-会议公告包括来自基本要素1和2的所有信息，标题和目标。

如果您知道要报告的主题，或者您的小组需要或需要一些标准报告，则将这些项目中的每一项以及上次会议中未解决的所有项目添加到议程中。对于此类问题，我使用纸质停车场。

召开成功会议的有用提示–您无需解决议程上的每个问题，只需开始讨论，当您距离分配的时间只有几分钟的时间时，建议重新考虑尚待解决或有争议的领域在下一次会议上，人们进行研究或思考解决问题的策略和选项。仅当您有意将问题放入停车场，然后将其作为下一次会议的优先级并实际重新讨论主题时，此方法才起作用。即使您再次开会时该主题仍然有争议或很耗时，但如果您说将重新讨论该主题，则需要重新讨论该主题，即使将其放回停车场或安排专门用于会议的会议解决一个主题或问题。

现在，让我们将议程的主体（会议工作计划）放在一起：

如果该小组是遵循《罗伯特议事规则》或其他一些组织原则的小组，那么这些组成部分中的每一个都需要纳入议程。这些项目的示例可以包括：接到命令，点名，批准议程，阅读上次会议记录，批准上次会议记录，主席的报告，员工报告，新业务，旧业务，下次会议日期，休会。

您的议程主体可能还有其他必需的要素，因此请确保在进行任何重大更改之前确认与您的特定组相关的任何法规，但是，我将以略有不同的顺序合并其中的大多数要素并添加一些元素。对我来说，理想的议程机构按以下顺序包括以下各项：

致电订购（2分钟）
- 在预定的时间按顺序召集会议并阅读会议的目的
欢迎和介绍（5分钟）
- 每个人在会议上陈述自己的姓名，角色以及与他们在组织中或会议中的职责有关的其他事项
客房服务（5分钟）
- 审核会议的格式和操作规则
- 在参加会议之前，请确认下一个会议的日期和时间。
审查议程（2分钟）
- 询问是否有人要添加
批准上次会议记录（3分钟）
- 确认会议纪要已经分发，审查并要求更改或更正
- 必要时批准，或由您负责的理事会决定
主席报告（5分钟）
- 利用这段时间使每个人都集中精力并专注于手头的任务，因此可以分享我们有很多工作要做，或者有一件特别需要执行的事情，欢迎新成员加入委员会等。主持人定调所需的分钟数，会议就将进行得更加顺利-本节仅需几分钟。
员工报告（5分钟）
- 这是我看到的很多会议都陷入困境的领域，如果有需要向小组报告的人员，请与该人员一起报告仅对会议期间手头任务至关重要的信息。
- 会议之前，应撰写并分发所有审核组织运作的工作人员报告。
- 高效的员工报告应不超过5分钟，如果他们报告有关会议期间正在讨论的问题或话题的信息，则他们应在该时间（新业务或旧业务）中报告该信息。
- 如果您没有人员，那么这不是问题，但是，当委员会报告时也会发生同样的事情，因此我接下来将讨论适当的委员会报告。
常设委员会的报告，即财务，人事等（5分钟内有2份报告– 10分钟）
- 常设委员会的报告可能是召开有效会议的祸根，因此在将常设委员会的报告列入议程时，请记住以下策略：
- 大多数常务委员会的报告可以书面形式提出，最好是提前提交，如果报告不能早于会议日期分发，则应将它们整理好，并与将在此期间分发的所有其他内容打包在一起会议。
- 如果提及报告，则报告人只应突出显示小组在该会议上需要采取行动的项目，并且如果要进行口头报告，则应报告的唯一项目是小组将要采取的行动（在会议期间决定）。
- 如果委员会有新的信息要向小组报告新的事物，则应将其包括在“新业务”中，但可以在委员会报告中引用，例如“我们将在新业务中推荐一种新的付款方式。” 但这就是报告的范围–如果人们想了解更多，他们应该坐在该委员会中。
- 大多数常务委员会应分配5分钟的时间进行报告，如果除书面报告外没有其他报告（特别是，如果没有什么新的报告需要您的小组采取行动），则可以通过。
- 对于高效而富有成效的会议，仅招待小组需要采取行动或做出决定的业务。更新和信息背景可以提前以书面形式提出，或者在会议上分发以在下一次会议之前进行审核。
旧业务（从以前的会议的停车场中提取）（5分钟-10时2项操作）
- 在以前的会议上未解决的限时讨论，报告和对业务的行动。
- 确保您作为会议的主持人知道在此期间将要解决的所有问题，以及它是否将成为信息或行动（必须进行表决或作出决定）。
- 如果在指定的时间之后，显然该小组尚未准备采取行动，则愿意将问题放回停车场。
- 根据经验，一旦一个问题进入停车场超过4次会议，并且/或者围绕该问题有很大的情感或精力，或者它非常复杂–我安排一次会议开始讨论问题。如果社区要解决的紧急问题包括前面提到的一些内容，那么召开一次专门的专门会议将非常有用。
- 新业务下的每个议程项目分配的时间不得超过10分钟。
新业务（5分钟– 10分钟，进行2次操作）
- 新业务是指由委员会，员工或团队产生的，需要由集会的团队采取行动或做出决定的任何项目或问题。
- 处理新业务的最有效方法是将最复杂和耗时的项目首先分类，然后限制引入时间
- 新业务的重点是介绍该主题，确定需要哪些信息或资源以继续前进，然后在下一次会议之前提供必要的信息，此时该问题将显示为旧业务。
- 我倾向于给一个新的业务项目最多10分钟的时间，除非提出问题的小组愿意提前准备该小组，以便每个人都准备参加会议。
停车场（3分钟）
- 议程的这个区域是需要进一步识别，资源或信息的问题，直到它们在下一次会议上以“旧业务”形式出现。
- 正是这个议程项目，使每个人都必须拥有一份书面副本至关重要，他们可以填写停车场区域的空白，并用它来记录他们需要就特定主题或问题做出决定的内容。
- 在此时间段内，您将协商在何处，何时以及如何进行每个项目）

这些是会议有效工作计划的组成部分，也称为议程。每个人都有自己的书面副本的一个重要特征是，他们可以监视每个人在旅途中的行程。每个议程项目都可以在完成时被选中，并且里程碑也随之而来。说到滴答声……

时钟，计时器，铃铛和说话杆帮助主持人确保会议按时进行，按时开始和结束

凯西·斯图兹曼

基本要素4：分配时间，保留时间并提出问题

分配和保持时间，包括按时开始和结束是一个简单的尊重问题。及时的会议表明参与者的时间很宝贵。为每个议程项目分配最大的时间并坚持下去。尽管有些人可能对“提出问题”不满意，但这是富有成效的会议的最关键要素之一。

由于这一点至关重要，因此我喜欢在其中玩得开心，并因为我的及时会议而享誉全球。您可以读到我尊重与我见面的人。因此，有一些有趣的方法可以使会议按时进行：

使用计时器并将其设置在每个报告的开头，
无论何时，准时开始和结束。如果不是每个人都在那里，请不要盘旋以回顾他们错过的一切，这是他们的责任。由于会议即将结束，似乎还有很多事情需要完成，请在小组中进行投票，以了解是否有任何需要采取行动的内容，然后再将其移至讨论的顶部，其他一切都可以提交书面报告表格或等到下一次会议。
我有一个非常大的铃铛，可以放在床头柜上–众所周知，它会响起它来移动事物或召集分成较小小组的小组进行进一步讨论，而我时不时遇到一个人只是不愿意停止交谈而礼貌地打电话给该小组的成员。
提前提供报告和阅读任务，这样就不会在会议阅读和准备过程中花费时间。
如果其他人表示需要更多时间，请与计划报告其所需时间的其他人进行协商。
如果确实有一个问题确实需要更多时间，请安排一次单独的会议来探讨更复杂的问题，并报告给下一个小组。
使用说话棒或麦克风为每个人提供说话的机会。

在准时开始和结束时间上建立声誉，并控制预定的开始业务的时间，将确保人们参加并参加您所促进的会议。这是最简单的说法之一：“我尊重您，您的时间以及您对这次会议的贡献。”

基本要素5：应对出现的紧急和关键问题

在会议期间不可避免地会出现紧急情况，因此在议程中进行计划对于实现有效而富有成效的会议极为重要。或者是“专家”的某人想证明自己的知识，或者对超出主题的话题或随着时间的流逝发出热情的呼吁。灵活的主持人将使用停车场在其中“停放”有争议，情感或复杂的问题。我创建的所有议程都包含一个停车场功能。

无论问题的严重性如何，任何事情都可以停放，即使是暂时的也可以停下来，直到会议结束或可以组织新的特别会议为止。事实是有地方可以解决棘手的问题，这使任何参与者都可以确定某个主题或问题将随着时间流逝而需要在另一次会议上进一步关注。

停车场的忠诚度仅与将这些问题驱逐出停车场并再次召开另一个更适当或更及时的会议所引起的关注一样好，因此要确保这是一种有效的工具，必须使用它，如果使用得当，必须始终使用它，那么这将是召开富有成效的会议的有效策略。

如果您是召开会议或参加会议的参与者，则制定出色路线图的这5个基本要素将帮助您到达最终目的地。每个人都感到被重视，被倾听和参与的会议。这可以通过首先制定议程，也可以通过分发议程，然后遵循此处列出的元素来实现；结果将很快出现，很快您将看到出勤率和参与度增加。如果您突然发现自己处于“临时”会议的中间，请停止该小组并迅速起草一项议程，以防止其成为八卦盛会，除非这当然是一次集思广益的会议。那是另一篇文章。

与往常一样，我期待您提供有关您发现在建立人与人之间的联系中有用和有意义的策略的反馈。

一个好的日程安排将指导您像路线图一样达到成功，提高生产力和效率