目录:
介绍：
通过书面和电子方式进行交流通常需要使用设备。为了成功沟通，考生应该知道有效地操作所涉及的设备。如果预计在响应通信方面出现延迟，则需要使客户随时了解情况和进度。
如果文档没有交到正确的人手中，电子或书面通讯可能会有风险。需要注意确保上述通信方式的安全传递。
这是一个3级单位，其信用值为6。为便于理解，该单位分为两部分，并且不会将太多信息塞到一个集线器中。
要阅读本单元的第一部分，请点击以下链接：
与客户进行书面或电子交易-第1部分
123rf.com
4.6解释如何操作用于产生和发送书面或电子通讯的设备。
书面和电子通信可以以不同的方式完成，并且不同的设备用于不同类型的通信。为了有效地发送和接收这些通信，需要知道如何操作这些设备。
对于书面交流，一个人需要具有写作技巧，并使用适合该交流的合适的笔，纸和铅笔。如果要打印并发送通信，则需要知道如何使用打印机。在电子通信中，我们使用计算机或传真机。因此，进行交流的人需要知道如何操作计算机或笔记本电脑以及传真机。传真材料可能是手写的，也可能是印刷的，并且可能需要人们知道如何操作传真机，计算机和打印机。
要产生文件，我们需要
- 带有键盘，鼠标和显示器的计算机或笔记本电脑或笔和纸
- 打印机
要发送文件，我们需要
- 传真机
- 带有键盘，鼠标和显示器的计算机或便携式计算机
- 信封和邮票
操作电脑：
- 人们需要一台带有键盘，显示器和鼠标以及附带打印机的计算机或CPU。
- 该计算机需要具有操作系统，即我们组织中的Windows XP。
- 在打开计算机之前，需要确保电源线已完全固定在CPU的背面板上，显示器中的视频电缆以及电源线已正确固定，并且鼠标和键盘也已正确连接。端口。
- 检查之后，电源按钮在CPU中打开。
- 机器将要求输入用户名和密码以登录系统。对于每个组织，这取决于计算机的设置方式。
- 对于公司特定的系统或软件，可能会有其他登录信息，以使用资源和软件，访问硬盘驱动器等。
- 人们应该知道使用文字处理软件，Microsoft应用程序以及组织用来生成文档的其他应用程序。
在准备好文档之后，应该知道如何将其附加到电子邮件上，并使用组织提供的电子邮件服务（例如Microsoft Outlook）发送，或者如果需要通过邮件发送，则取决于所需的打印方式，具体取决于使用的方法发送通讯。
有时，文档可能需要在闪存驱动器，CD或DVD上加密发送。在这种情况下，需要知道如何将文件复制到闪存驱动器上并对其进行加密，并且如果将它们刻录到CD或DVD上，则需要知道如何使用刻录或编写软件。
wikihow.com
操作传真机：
当无法通过电子邮件发送文档或组织认为该特定类型的文档电子邮件通信不安全时，通常会使用传真机。为了通过传真发送文档，需要知道如何操作传真机。为了操作传真机，您需要一个传真号，一个收件人传真号，墨盒或色带或碳粉，具体取决于传真机的型号，需要发送的必要文档以及封面和空白白纸（如果接收）传真。
您需要先设置和配置传真机，然后才能使用它。最初，需要插入电源和电话线，并打开电源。请按照说明手册将电话线插入正确的插座。确保有拨号音。大多数组织都有专用的传真线电话号码，因此可以将传真机设置为自动应答。确保已装入碳粉/碳粉盒/碳带，并且在纸盒中始终需要有一定数量的纸张才能接收传真。
为了便于记录，最好为传真设置一个确认页面，该页面将告诉您发送是否成功或是否有任何错误。它在发送机密和重要或法律文件时会有所帮助。但是，如果您仅将传真用于简单的事务，则可以关闭此功能以节省纸张。
另一个有用的设置是标题选项，该选项将在文档顶部包括一行以说明传真的来源以及日期，时间和传真号码。这对于识别发件人的详细信息以及在必要时通过传真与发件人进行通信非常有用。
在发送传真时，请确保已打开电源，并始终发送传真用封面纸，注明要发送的文档的详细信息，发送方和发送目的。这将使事情变得非常清楚和容易。将文档放在正确位置的正确纸盘中，并拨打您要发送传真的号码。按下发送按钮，等待所有纸张被扫描并发送传真。该过程完成后，传真机将根据设置打印确认报告。
如果机器安装正确，已装入纸盒且墨盒或碳粉已准备就绪，则接收传真非常容易。如果将传真机设置为自动接收传真，则当传真线路振铃时，设备将自动接收传真并将其打印。将传真设置为自动应答非常有用，这样您就不会错过一天中任何时候收到的重要文档。
操作打印机：
为了使您通过邮件服务或传真发送键入的文档，您需要先打印它们。要打印文档，需要将打印机连接到计算机或计算机所连接的网络。与传真机非常相似，您需要确保已插入打印机电源并已打开电源。根据打印机的类型（是喷墨打印机还是激光打印机），打印机将具有墨盒或墨粉盒。确保墨盒仓中装有墨水或碳粉。根据打印机的类型，您可能有不同的纸盘用于不同类型的纸张和不同尺寸的纸张。确保已装入纸盘。在打印机上进行一些初始设置，以实现打印质量，双面打印等。
为了打印文档，请使用所创建文档上的文件菜单，然后选择打印选项。出现的对话框将具有用于设置打印设置的选项或属性按钮。必要时可以在彩色打印机上进行彩色打印。可以进行双面打印以节省纸张。
尽管所有这些设备每天都在办公室环境中使用，但请确保每天关闭计算机和打印机，以节省能源。它还有助于延长设备的使用寿命。
4.7解释在回复通讯时可能会出现任何延迟的情况下，必须让客户了解情况的重要性。
客户关怀是每个组织中非常重要的要素。与客户的联系和关系非常重要，必须连续维护以使组织平稳运行。与客户保持联系是一项非常重要的任务，也是客户服务的一部分。这将有助于避免出现如此多的问题，误解和挫败感，并且在大多数时候将有助于加强与客户的关系。客户很乐意听到公司或组织的问题，而不是亲自发现问题。因此，主动方法比被动方法要好得多。
例如（从我的工作的角度来看），如果您知道发生了问题并且收到的推荐信中有等待名单，则可以让客户通知他们有关延迟以及发生延迟的原因，以及还给他们一个时间范围，以便在该时间范围内解决问题。您也可以发送一封信，说明延误的原因以及何时采取措施。如果不这样做，客户将再次响起，当他们获得负面回应时，将感到沮丧或寻找其他组织或公司。
与客户共享有关服务延迟或响应通信或服务的任何延迟的信息，将告诉客户公司在乎他们。它还将阻止客户打扰客户服务，并使其担心或沮丧。这将有助于加强客户关系。始终将自己置于客户的位置，并思考您的期望。必须为客户提供相同的内容。
当您收到客户的请求时，客户正在等待以查看是否将满足他们的请求。他们甚至可能想知道他们的请求是否到达了您。因此，作为第一步，最好确认收货并通知客户您已收到请求，并将处理或处理该请求。如果此请求需要一些时间才能解决，请及时告知客户有关进度。知道工作正在进行并且得到了照顾，这将有助于客户保持平静。
问题解决后，请确保您吸引客户并通知，而不是等待客户让您获取信息。这将帮助客户保持和平并提高生产力，否则，根据客户的说法，问题仍然存在。
使客户了解情况可以提高客户满意度。无论是好消息还是坏消息，都需要通知他们，以便他们知道自己被记住并且不会被忽略。
viseven.com
4.8说明与书面或电子通讯的机密性有关的风险。
所有形式的通信都不是完全安全的。各种形式的交流都有漏洞和弊端。
与书面交流的机密性有关的风险：
任何形式的书面交流将被保存为纸质副本或通过邮件服务发送。通信中可能包含不允许未经授权的人阅读或查看的机密信息。
与电子通信的机密性有关的风险：
电子通讯形式包括电话，移动电话，传真机和电子邮件。
- 电话：由于在某些情况下会窃听电话线，因此通过座机电话进行的通信并不完全安全。作为该过程和程序的一部分，电话公司可以监视电话，这再次使机密性成为一个严重的问题。另外，有些线路可以具有多个扩展名，一个人的谈话可能被其他人听到，从而破坏了机密性。
- 手机：手机通讯使用无线电波，可以轻松拦截。如果手机未使用密码锁定，则手机收到的任何消息都可以被任何人看到，只要他们被错误的人掌握。此外，智能手机还具有用于设置电子邮件和其他功能的简便选项。如果没有使用密码保护，这些智能手机功能会将信息发送到未经授权访问该信息的人的手中，从而可能导致严重的机密性问题。
- 传真机： 尽管传真机是一种发送和接收信息的安全方式，但是在通过传真发送信息时，需要非常小心。如果您在发送传真时输入了错误的号码，即使一个数字错误，机密数据也可能会落入错误的人的手中，甚至在法律上也会移交给对方。因此，在点击发送或发送按钮之前，需要仔细检查发送传真的号码。接收者端也可能会未经授权访问传真机。因此，总是最好与接收者确认是否是发送传真的正确时间以及接收者是否已收到手头的文件。即使在您自己的办公室中，也必须将传真机保存在只有经过授权的人员才能访问的地方，否则错误的人可能会收到接收到的机密文件。
- 电子邮件：与传真传输一样，在通过电子邮件进行通信时需要非常小心。需要确保正确输入电子邮件地址，并仔细检查它是否正确，否则电子邮件可能会进入错误的收件人收件箱。通过电子邮件进行通信还涉及其他威胁。系统管理员和黑客可以阅读和查看电子邮件及其附件。因此，在发送机密和敏感信息时，应避免使用公共网络并使用加密方法。
通常，始终最好通知客户或通信的任何接收者书面和电子通信存在风险，而私人会议是最好的方法。
我们的组织已采取措施在使用计算机技术时维护数据安全性。
电邮
要阅读本单元的第一部分，请点击以下链接：
书面或电子方式与客户打交道-第1部分
我希望您发现此中心中的信息有用。这纯粹是仅供参考。如果您有任何疑问或希望分享您的经验，请在下面的评论部分中进行。
一切顺利！