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您是否发现有太多东西要一次管理？
Robert Bye在Unsplash上拍摄的照片
1.分析情况
安排好活动安排并时刻保持忙碌并不一定意味着您正在有效地管理自己的时间。持续高速运动有其自身的弊端，其中至少还包括压力。
现实是，我们本身无法真正控制或管理时间。我们可以管理的是我们自己。为了拍摄整张照片，必须减速。
问问自己自己的问题： 这是我最有效率的时间吗？是否有一种更聪明的方式来实现我今天所要做的而又不花费太多时间？
忙碌本身可能是一个问题。有时候，忙碌成为一种回避的方法，一种避免生活中其他重要问题的手段。
因此，退回去思考而不是不断地投入到活动中可以节省时间，并使自己的工作更有效率和利润。
拥有清晰的视野至关重要
You X Ventures在Unsplash上拍摄的照片
2.清楚你的角色是什么
即使在正常的工作场所中，与时间管理不善相关的问题也可能导致危机管理情况，使雇员的原始角色和职责被掩盖，他发现自己将所有时间都花在原始工作描述中没有的事情上。
这就是为什么必须清晰地阐明需要完成的任务以及您的角色和职责的原因。如果您不知道要去哪里，那么任何道路都会带您到那里。您需要有一个可以连续用作进度基准的标准。
如果您被雇用，则可能需要与直属经理开会，以弄清您的优先事项在哪里。在其他方面，展开讨论也可能是有益的。它可以帮助您重新安排您的日程安排，避免精疲力尽，并有助于将额外的任务委派给其他团队成员。
请注意，由于商业环境的变化，优先级会随之变化，责任也会随之改变。对于自雇人士而言尤其如此。组织时间管理，以便将这些更改考虑在内。
保护你的时间
3.遵守时间表
时间是您拥有的最宝贵的资产。生活中的其他大多数事情都是可以替代的，但时间是不可替代的。您将永远不会忘记已经耗尽的生命。这同样适用于现在的每一秒。
因此，谨慎地保护自己的时间不仅是必要的，而且是当务之急。保留一份行动清单，一旦您确定了优先任务并预留了不受干扰的时间来完成它们，请尽力确保没有干扰。
这包括诸如激活您的语音邮件，禁用电子邮件通知，限制来电，利用虚拟会议而非实时会议，要求日历约会，使用“请勿打扰”标志等措施。
例如，如果您将会议安排为持续15分钟，请确保所有与会者都遵守时限并坚持当前的主题。对于在您设定的时间范围内无法处理的任何无关紧要的问题，可以单独安排。
除了上述内容，还要不断寻找释放时间的方法。这将使您更有效率。在一天结束时将每项活动节省下来的所有几分钟都可以带来很大的不同。
4.利用80/20规则
业务增长越大，职责越多，对有效时间管理的需求也就越大。
最初可能只有一个人的操作，但很快就会变得如此庞大，以至令人难以置信的需求，如果没有适当的管理，事情就会失控。
您需要事先做好准备的典型职责包括创建和管理业务战略，监督员工，处理账户，寻找更多商机。
因此，重要的是找到一种有效的方式来照顾所有的任务，并仍然活着。作为一名商人，您可能会被赶上在截止日期之前努力工作，以致于您无法确定优先事项是什么，以及实际上是什么在浪费您的时间。
根据80/20规则，80％的结果来自20％的时间和精力投入。该规则强调了将时间放在最有生产力的产品上的重要性。确定对您的业务影响最大的特定任务，并留出时间每天处理这些任务。
如果80％的业务结果是由于投入了20％的时间和精力而得出的，那么这就是您应将大部分精力放在该百分比上的方法。
许多企业所有者在外包和委派任务时都犹豫不决，因为他们认为这样做只会增加成本基础。
但是，当业务扩展时，是时候该雇用您为您工作的人了，对他们进行20％的培训，并将这些任务分配给他们。这样，企业将能够产生足够的收入来支付雇用新员工的费用。以这种方式进行自我复制将使运营更加有效和有利可图。
跟踪您如何度过时间
5.自我审核
预留一个星期，在此期间您将详细记录您的活动以及在每个活动上花费的时间。您越详细，分析将越准确。
解决此问题的最佳方法是将一天分为15分钟或30分钟，然后记下这些时段内的工作。这项练习将帮助您将每一秒都计算在内。
时间表不仅是公司必需的。它们对于包括自由职业者和独资经营者在内的所有级别的企业都是有用的。您可以选择保留每日基于计算机的时间表或书面时间表。
另外，您也可以随身携带随身携带的笔记本或日记本，并设置提醒，以确保继续保存正确的时间使用记录。
一旦开始以这种方式进行审计，您将需要纪律来维护它。此练习的目的是要有一个可以分析的记录。持续记录您的活动和所花费的时间，将有助于您确定时间的流向，并避免浪费时间。
这种浪费时间的事情包括不必要的会议，其他人应该做的工作，电话或电子邮件的中断，任务重复，低优先级的活动，灭火，计划不当和混乱。
您将能够确定在平常的一天中什么是无效的，破坏性的和不必要的。任何不直接有助于或支持您履行角色和职责的事情都是危险信号。
该过程还将使您能够确定生产活动，以便确定分配给他们的时间是否真的合适。您将能够清楚地了解在20％的活动中投入了多少资金，这些活动在您的生活和业务中产生了80％的结果。
6.采取支持措施
未雨绸缪
提前计划您的一天，一周和一个月。您的计划应考虑短期，中期和长期目标。缺乏结构化的时间管理方法会导致困难，包括缺少最后期限，业务和个人承诺失衡以及他人参与的压力。
这导致恶化。绩效受到负面影响，并且活动没有带来利润，反而变得繁重。另一方面，事先计划并应用适当的时间管理原则会使他们习惯。它们开始自然流动，成为您日常生活的一部分。
通信
让利益相关者参与您正在进行的决策。与您既有兴趣并会受到您的更改影响的同事，经理，供应商，其他团队和客户进行沟通。
与您的家庭成员共享此信息，以便他们可以为您提供支持并为您提供进行下一步工作的空间。
安排任务
从外发任务开始，然后再处理外来任务。首先发送当天所需的重要信息。解决了这些问题之后，请安定下来处理传入的邮件。
养成在处理新职责之前先从待处理的职责开始的习惯。在开始新任务之前，请清除积压的订单。
尽可能自动化
尽可能自动执行日常任务。例如，如果您的工作需要大量阅读和打字，则可以使用免费的“文本到语音”和“语音到文本”应用程序以节省时间。
充分休息
不要忘记在两次任务之间短暂休息。这样可以防止压力积聚在您的身心上。有足够的时间休息和刷新自己，会使您的工作效率更高，头脑更机敏。