为什么更新职务说明很重要

重要的是要定期更新职务说明，以真实反映正在执行的职务。

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职位描述是雇主在工作场所拥有的有效工具。作为分配给某个职位的任务和职责的摘要，由于以下原因，职务说明对雇主很方便：招聘新员工，完成绩效评估，调查工作场所投诉以及理解基本要求与ADA相关的工作功能。

定期更新和准确的职位描述对于履行职责特别重要，因为它们与实现组织的目标和目的有关。它们是非常有用的工具，可帮助主管和执行工作的员工。

要正确创建工作描述，必须包含工作的几个要素。

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什么是职位描述？

了解工作描述的定义有助于理解工作描述在工作中的作用。职位描述是在进行职位分析之后创建的。该分析着眼于工作的基本功能以及成功执行分配的功能所需的最低要求。规格列表或“描述”成为工作描述。 SHRM学习系统（第2单元，劳动力规划和就业2006）将工作描述定义为总结了工作的重要特征，包括：

人力资源管理协会（SHRM）的人们认识到，通过在工作场所进行有效的职务说明来准确描绘职务的重要性。有关职务说明和其他人力资源事宜的更多信息，请访问SHRM网站www.shrm.org。

所有作业（包括临时作业）都应具有更新的作业描述，以提供对作业的准确描述。

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经理为什么要定期更新职务说明？

管理人员通常被要求审查和修改职务说明，以确保他们正确地描述职务。有几个原因可以更新职位描述。考虑以下：

1.招聘和雇用

当工作场所出现空缺时，主管必须采取措施寻找替代者以填补空缺。招聘过程中的第一步就是提取最新的职位描述，以审查要完成的工作的最低要求和基本功能。

由于目标和目标会受到组织整体战略计划变更的影响，因此主管会发现有时职位描述不再真正描绘要填补的职位。由于有限的人员和/或工作场所的组织结构变更而导致的优先事项转移通常会导致实际需要完成的工作发生变化。一旦职位描述更新以反映要完成的工作，雇主将准备好发布职位空缺供申请人申请。

此外，一些雇主在填写在线职位申请之前将职位描述发布在其网站上，供申请人进行审查。当求职者可以访问职位描述时，他们可以更好地了解他们的技能是否与职位职位相符。当职位描述被发布或对感兴趣的求职者可用时，雇主和雇员都可以避免很多浪费的时间。

2.新员工入职培训

新员工应在工作的第一天收到一份工作说明副本。例如，在新员工入职培训期间，新员工会收到许多有关雇主政策，薪水信息，健康福利和/或给予全职员工的其他福利的文书资料。他们在收到此类信息的同时，还可以获得一份工作说明的副本。

同样，应更新此职位描述，以为新员工提供关于他们被雇用从事的工作的准确描述。如果新员工认为自己正在申请的工作与网站上发布的工作大不相同，则很容易对新工作失去兴趣。雇主可能因此失去选择不与新雇主待在一起的好雇员。

还建议让员工在职位描述上签名，以便可以将签名的副本放置在人事档案中。签名的副本仅表示该人已收到一份工作说明的副本，该副本描述了他/她已被雇用执行的工作。

3. ADA住宿

为了确定是否可以为雇员或残障求职者提供合理的住宿条件，组织必须审查该职位的职位描述。在雇员提出住宿要求之后，法院很可能会对雇主做出职务描述的雇主不利。仅当有更新的职位描述存在时，才可以进行住宿。

4.员工投诉

来人力资源部或直接主管抱怨某方面工作的员工通常会从其工作说明中受益。职务说明列出了该工作的基本功能，这对于认为自己被要求执行超出其职务说明范围的职责的员工经常引起争议。

尽管许多雇主在职务说明中列出了“已分配的所有其他职责”这一行，但主管人员不得对雇员进行超出其职务说明范围的工作。当可能存在某些临时或超出正常职责范围的工作时，使用该语言是为了为雇主提供一定的灵活性。当员工被定期执行这些任务时，最终会有一个不满意或不满的员工感觉他们没有得到公平的对待。

5.赔偿问题

薪酬专业人员评估工作描述，以确定应为执行工作而支付的工资。确定工作的工资是工作描述准确，最新的另一个重要原因。由于在工作场所进行重大变更并不罕见，因此管理层应每年或根据需要审查和/或更新职务说明。

此外，如果员工认为自己的工作属于正常工作之外的工作而被低薪，他们可能会挑战雇主。如果政策规定了工会合同语言规定了应如何支付雇员额外工作的费用，则此问题可能尤其麻烦。

6. EEOC收费

当雇主通过平等就业机会委员会（EEOC）投诉系统收到雇员或前雇员的歧视指控时，管理层的任务是调查索赔，并对指控的细节提供书面答复。通常，提供的文档将包括工作说明。从员工的人事档案或过帐中检索到的工作描述将为EEOC的研究人员提供对工作职责和要求的良好描述。

7.绩效评估

当主管准备完成对员工的绩效评估时，查看职位的职位描述以完成评估表上的各种评估因素会很有帮助。它将提供一种结构，从该结构可以审查与工作的各种任务和职责相关的绩效。

准确的职位描述很重要

职位描述必须准确，才能满足上述工作场所职责的需要。尽管并不一定要详细说明已执行任务的确切数量或员工可能面临的每种可能情况，但它们应包括要执行的工作的总体范围和级别。

主管应定期检查职务说明，以确保他们对职务职责有一个清晰的了解。诸如离职，员工投诉和其他员工问题之类的就业活动常常使这一点成为管理的最前沿。

使职务说明成为工作场所的优先事项

职位描述是在工作场所备案的重要文件。如上所述，职务说明可用于许多定期或不经常进行的人力资源工作（EEOC收费，年度绩效评估等）。文件中包含的信息用作记录保存的手段。

像任何其他文档一样，应将职务说明归档，以备在工作场所用于某些目的时使用。当他们的重要性没有得到认可并且不能有效地反映出他们所描绘的工作时，雇主将面临各种不必要的问题。