了解存储和检索信息的过程

威廉·布特（William Bout），通过Unsplash

信息系统及其特征

信息系统负责管理，创建，处理，分发和查看数据，以帮助提高组织的效率和效力。信息系统的一些示例包括：

交易处理系统（TPS）：负责处理业务交易。交易的类型因组织而异，但是一些示例可能是下订单，开票，支票存款，工资单系统，预订系统和库存控制。它们有助于维护，添加，更改和删除数据。
管理信息系统：帮助执行解决问题和决策所需的任务。它们通过监视性能，效率，会计和交易数据来帮助管理。一些示例包括销售管理系统，预算，人员和库存控制。此信息必须准确且相关。
决策支持系统：协助经理制定决策。它使用内部和外部资源来分析现有信息并预测效果。它们有助于汇总报告，预测和图形。一些示例包括物流系统和电子表格。
客户关系管理（CRM）系统：企业主使用客户关系系统来累积和跟踪客户活动，包括购买，产品缺陷和客户查询
商业智能系统（BIS）：提供分析，以预测未来的销售模式，汇总当前成本以及预测销售收入。

制定有关信息安全性和机密性的规则非常重要，因为它可能包含敏感数据，例如：

如果使用不当，这些信息可能会对企业及其客户构成威胁，或者被用来进行欺诈，歧视和其他违法行为。

诸如1998年的《数据保护法》之类的法律如果不遵循，可能会导致法律诉讼。

组织不能保留他们获得的所有信息。存储错误或不相关的信息毫无用处，并且会占用宝贵的空间，从而使信息检索更加困难。

在决定应存储哪些信息时，该决定将首先取决于与每种特定类型的信息有关的法律要求。例如，法律要求规定：

一旦不再使用诸如与前客户有关的个人数据之类的信息，就必须将其丢弃。通过遵循这些指南，您可以确保仅存储相关信息，以便在需要时更容易查找。

Markus Spiske，通过Unsplash

1998年的《数据保护法》规定企业有义务确保其持有的个人数据的准确性。必要时，信息必须始终保持最新。这样做的一些方法包括：

未以正确格式提供的信息在使用前需要重新格式化，这会导致延迟，并带来信息被意外更改的风险。在约定的时间范围内未提供的信息可能没有用，因为可能没有足够的时间来解释数据。

组织就何时以及什么信息可能被删除设置了自己的准则。这些准则取决于组织的类型和规模，实时或当前归档系统中可用的空间以及信息的类型。

无关，过时或不正确的信息可能会被删除。

归档文件中的信息只有在其保留期限到期时才能删除。个人数据的保留时间不得超过必要时间。在不再需要时处理个人数据可降低其不准确，过时或不相关的风险。

信息系统中可能出现的问题及其解决方法包括：

信息存储不正确。例如：顺序错误；保留不必要的文件；复制品被存储；和丢失的文件。克服此问题的方法是，组织应设置有关如何存储信息的准则，从而在需要时可以更快，更轻松地检索信息。当信息丢失时，需要通知管理人员，因为这可能违反数据保护法。掌握信息的另一种方法是拥有一个定期检查和处理不必要信息的系统。
计算机系统出现问题，例如病毒。这些需要报告给IT经理或IT技术人员。
在组织内部，可能会出现通信故障，从而导致信息无法以正确的方式传输。这些问题需要在团队之间解决，或者如果无法立即解决，则报告给经理。
大多数组织使用事务处理系统来收集，存储，处理和输出企业核心运营的功能。 TPS信息系统从用户输入中收集数据，然后根据收集的数据生成输出。这些系统用于处理数百个事务，并且需要许多用户同时处理同一组数据。有时，这会导致系统崩溃。万一发生崩溃，至关重要的是组织必须备份其系统，以免丢失信息。建立规则并逐步遵循规则对于将交易视为成功非常重要。

存储信息的目的是为了将其保存在安全可靠的环境中，并遵守数据保护法律。这也是组织存储某些信息的法律要求。