目录:
利文斯塔的摄影
本文是三分钟会议记录中的一组（另外两个是会议记录和会议记录的目的，以及会议主席和会议记录者的角色）。本文介绍了不同类型的会议记录，以及使用的不同写作风格记录，整理，选择和组织信息以产生分钟数，并在书写分钟数时使用正确的语气和专业语言。
不同类型的分钟
会议记录有不同的类型，您编写的会议记录类型将取决于会议记录的目的或用途。通常在团队会议中使用简单的非正式会议记录，而如果会议记录是供外部听众使用的，则将编写详细的正式会议记录。因此，通话时间的类型取决于听众的类型和目的。
分钟基本上有三种类型：
- 逐字记录
- 话语分钟
- 动作说明
逐字记录分钟：逐字的意思是“用相同的词来表达作者或说话者”或“逐字逐句”。特别是在发生某种争议并且必须记录演讲者的每个单词时，都使用这些会议记录。它用于正式的董事会会议或股东周年大会上，或用于个人逐字记录讨论内容的法律场合。记录所有的论点和评论。通常情况下，讨论的重点是特定的个人。由于这可能是一个乏味的过程，所以根据所讨论问题的敏感性质，记录人员将不得不使用录音机，或者必须使用速记方式，然后在以后键入注释。进行音频录制时，请务必小心，以免录制的曲目落入错误人员的手中。进行逐字记录的情况包括上诉，公开听证会，理事会会议，纪律小组，投诉程序等。
讨论性会议记录：这类会议记录是在举行更正式的会议（例如委员会或董事会会议）时使用的。它们具有讨论的主要内容和行动要点。这些类型的会议可能有外部受众，他们将传播会议中讨论的信息。因此，会议记录将采用段落形式，按节整齐，按讨论顺序排列。
在这种类型的会议记录中，很少有人看到他们的名字，因为董事会或委员会将采取行动和讨论，因此在会议记录中被称为董事会或委员会。会议记录将由秘书或具有类似作用的人员记录，他们将不参与讨论，因此可以自由地准确记录会议记录。在这种情况下，秘书将负责准备议程，安排会议，如会场，茶点，跟进行动要点，为主席做简报并分发其他相关文件。
动作要点： 这些是最常见的会议记录类型，通常记录为简短说明，其中包含决策和操作说明的详细信息。讨论没有详细记录，只是提及。这些会议记录是在团队会议，小组讨论，内部会议，项目讨论等会议上记录的。顾名思义，这些会议记录仅包含决策列表或带有行动要点的简短说明。这些关注成果和未来行动。它具有非正式的风格，因为它们仅在内部传播，因此可以写为要点。通常，会议记录者也参加会议讨论。这些会议记录很简单，可以更快，更准确地记录下来。这些会议还具有由管理员或会议负责人准备的议程。在会议进行过程中，有时参与者之一只是写下笔记。
以上都是分钟的类型，重要的是正确有效地使用每种样式。
数分钟内使用的不同写作风格
会议记录的写作风格是会议记录过程中最重要的任务。记录是指在会议进行中或在会议中记录的笔记。您需要以一种稍后会在制作会议记录时理解的方式写下来。没有特别的规则可以遵守，因为每个人都有自己的记笔记风格。
花几分钟时间使用的不同写作风格是：
- 根据议程有一个大纲是很好的，因此在讨论进行过程中，您可以轻松地在每个项目下做笔记
- 准备好与会者列表，然后在他们进入房间时将其打勾，这也将为您提供缺席人员列表。这将有帮助，因为您不必写下所有与会者的姓名，因为如果有一大群人，这可能既费时又令人困惑。
- 写下会议的名称，日期，时间和地点，包括由于某些原因而没有讨论而留下的项目，因为将来需要将其转回。另外，请不要忘记在会议结束时添加下一个会议日期和时间。
- 除非是逐字记录分钟，否则不要尝试捕获所有内容。仔细听并捕获重要细节。不要写长句子，只需用直截了当的语言记下要点（子弹点）。还要避免重复，并且要具体。
- 如果由于过多的讨论和交叉引用等而导致记笔记变得太困难，则可以随时获得许可，以查看是否可以在音频记录设备上记录会议。确保参与者知道这一点。这有助于在生成会议记录时澄清事情。
- 涉及逐字记录分钟时，请在相关标题下逐字记录所有内容，因为这在您生成会议记录时会很有用。您需要为此做一个快速的作家，并且最好知道速记。尽可能写下来很重要，以后可以省去任何不必要的事情，因为如果您遗漏了某些信息，则以后记笔记时可能无法记住它们。
- 对于漫长的会议记录，请写下每次讨论的重点，以使您想起在编写会议记录时所讨论的内容。同样，最好在适当的标题下书写，以免在产生会议记录时造成混乱。
- 对于操作说明，请使用项目符号记下要点。您可以使用模板，其中包含讨论主题，决策和行动的列
- 最好在编写时使用缩写，即使对于成员名称也是如此，因为这样可以使编写更快。确保使用您遵循的缩写，因为当您稍后在生成会议记录时查看注释时，其他缩写将毫无意义。例如，分钟（mins），管理机构（GB），准备（prep），重要（imp）等
- 始终按照讨论的顺序写下讨论，但是您仍然可以根据议程获得项目编号。例如，如果议程项目7在会议上进行了第三次讨论，请将其写下作为第三次讨论，但是您可以在其旁边加上数字7，以方便日程参考。
所有会议记录必须简明扼要，准确无误，为了做到这一点，必须以正确的顺序和样式正确书写笔记。在会议前做一些高级准备，使笔记写作尽可能简单，如果笔记写作进展顺利，这将使会议记录的制作变得更加简单。会议纪要还应该帮助无法参加会议的任何人清楚地了解会议的内容，而无需召开另一次会议以澄清相同的讨论。
如何分类，选择和组织信息以生成会议记录
分钟记录是分钟记录过程中的下一个任务。最好在会议结束后尽快写下会议记录，这样您会更好地记住事情。在记录会议记录时，不必包括在记笔记过程中记录下来的所有内容。应该有足够的信息，以便未参加会议的人员能够跟踪和捕获内容，而不会感到困惑或需要更多信息。因此，写下要点/重点。
要记住的第一点是对分钟进行编号。会议中讨论的每个项目或讨论的每个议程项目都有一个称为分钟的简短记录。分钟总共是一些短笔记的集合。因此，为了便于阅读和跟踪以及参考，最好在每分钟提供一个数字。
每个议程项目或每个讨论都应对讨论内容，讨论要点，任何分歧，决定和行动进行解释（如果是会议纪要）或简要说明（如果是行动说明）。如果会议定期召开，最好有一个分钟的标准模板，因为这样会使会议记录的编写工作变得更简单。议程上的任何标准项目都可以添加到会议记录模板中。
所有分钟的标准项目是：
- 会议名称/会议名称/董事会/委员会
- 会议日期
- 会议时间
- 地点/地点
- 与会者列表–这些是受邀参加会议的人
- 道歉清单–收到道歉的人
- 缺席者名单-受邀但未出席或未道歉的人
- 确认之前的会议记录以及上次会议的日期
- 前分钟的修订
- 问题出现
- 讨论，决定和行动摘要
- 进行中或推迟或完成的事项
- 其他业务
- 下次会议日期
对于其余的项目，请在模板上添加/创建标题。现在，您有了一个布局，其中包含会议中讨论的所有项目的标题。现在，遍历您的笔记并在每个标题的上方或下方添加相关信息，例如讨论，决策和行动要点，并丢弃不相关的信息。
编写会议记录不是一件困难的事情，因为有一个公认的标准，样式或模板可用于记录会议记录。会议记录的结构还取决于议程，因为会议记录是按照讨论议程项目的顺序来编写的。
如果会议上批准了任何报告，政策或程序，则必须将其附在会议记录中。当分钟带有附件时，注释 Att 出现在分钟的边缘。附件的首页上也有引用，以指示会议或委员会或董事会的名称，会议日期以及附件所属的分钟数。该附件必须与批准后的会议记录一起存档。
起草会议记录后，可以将其发送给主席以进行任何澄清，然后再获得批准。经主席批准后，可以将其分发给相关人员，即出席会议的人员和需要执行决策的人员。如果将动作列表和截止日期一起附在会议记录上，则很有用，以便各个人员更容易采取行动。
如果在分发后人们要求进行更正，则可以将其记录下来并带入下一次会议，以便主席可以与会议中的其他成员一起进行验证和澄清。仅在进行所有更改之后，会议记录才被同意并以准确的方式签署。
在几分钟内纠正语气和使用专业语言
在写作时，作者的语气非常重要，因为它传达了信息并显示了作者对主题的态度或情感，并影响了读者。所使用的适当音调取决于听众是谁，还取决于所写的信息。
会议纪要是专业文件，不仅内部人员可以查看，而且组织外的任何人都可以查看，即使在涉及法律事务时内部会议也可以查看。因此，使用正确的专业/正式语调和语言以专业的方式写下来很重要。另外，请确保文档中的句子简短明了，而且要使用易于理解的简单单词。
会议记录应以过去式书写，因为它们是关于过去的会议或讨论的。在写下会议记录的同时，请尽可能使用被动语态，因为这将避免使用任何人的名字，但是仅使用被动语态将毫无意义，并且难以理解。因此，在写下会议记录时，请始终混合使用主动和被动语音语句。
会议记录详细介绍了一组成员在会议中讨论和决定的内容，因此最好以第三人称写会议记录。这样，您就可以与写作保持距离，并且中立地写下来。使用诸如“主席说”，“被指出”，“委员会决定”，“决定”等短语。个人，重要的是要指明该人和他们所说的话，因为这将有助于将来的参考。
会议中的口头表达不应在会议记录中准确写出，但必须将其转换为专业文档可接受的另一种语言。如果成员在会议中使用语，则不要在会议记录中包括语，而应使用适当的单词替换它们。如果它们与决策无关或不重要，则将其忽略。同样，在会议上发生争论或意见分歧时，请勿将其写下来作为争论，而应使用“表达各种观点”或“表达各种观点”等替代短语。这并没有说明意见分歧的人，而是告诉读者由于意见分歧而进行了讨论。
使用诸如“被关注”，“董事被强调”，“董事会解释”，“首席执行官要求”，“对此表示关注”，“建议参加会议”，“提出问题”之类的词组或词，等。要注意的下一点是检查拼写，语法和标点符号。不要仅仅依靠文档编辑器上的拼写和语法检查。最好在草稿后手动阅读会议记录，并让其他人阅读和反馈。
希望这对您有所帮助。感谢您的阅读。如果有任何关于该中心的疑问或反馈，请随时与我联系。如果您认为它没有涵盖相关主题，请提供反馈！
谢谢。
利文斯塔