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介绍
本文旨在帮助正在寻求业务和管理资格的候选人。这并不意味着它对他人没有帮助/用处。本文将使为企业或组织工作的任何人受益，并花费几分钟时间来生成准确的讨论记录，以及在会议期间进行的决策和作为其工作角色的行动记录。
为了能够在会议上花费几分钟，一个人应该具备良好的沟通能力，评估能力，人际交往能力，组织和计划能力。会议记录不仅是坐在会议上并写笔记。会议前后需要进行大量准备工作，还需要掌握很多技巧，以取得最佳的会议记录。
在实际召开会议之前，需要根据地点，与会者，议程，更新，访问要求和所需文件为会议做准备。对于任何演示，您都需要准备好所有设备，例如笔记本电脑，高架投影仪，展示创意所需的材料和文件。
在会议开始之前，记下对议程的最后更改。始终保留上次会议和行动要点上出现的问题的副本。花几分钟的时间，最好有一个与组织的要求，样式和标准相关的模板。
完成本单元后，候选人将充分了解会议的作用，举行会议的原因，可能需要记录会议记录的法律和组织要求，记录会议记录的原因及其好处，必须记录会议记录的原因。在会议记录，会议前和会议后的一部分中使用准确且不同的文件。
候选人还将了解不同类型的会议记录以及会议记录的写作风格，如何组织会议记录并用正确的语言书写它们，以及如何存储以及安全地存储它们的目的。这些将在本系列的第三部分中讨论。
在开始本单元之前，您需要了解分钟的定义或含义。
会议记录是正式文件，它们是会议记录的摘要。它们是准确的，并且包含有关会议讨论的内容，建议的内容，讨论的决定及其行动要点的信息。
精心编写的会议记录将简短，准确且信息丰富，并在逻辑上进行清晰的讨论，建议，决策和行动要点。
会议的作用
字典将会议定义为“ 正式安排的聚会 ”或“ 出于某种共同目的而 聚集 的社会行为 。”
会议是两个或更多人的聚会，以进行讨论，信息共享并达成协议。会议可以通过多种方式进行，例如面对面，电话会议，视频会议等。会议不应该浪费时间并且有效。有效的会议需要适当的计划，并且应该有目的和结果。
会议的角色是：
- 协调行动，以达成共同商定的决定。
- 比通过电话和电子邮件更快地做出决定。例如，可能会令人沮丧地打电话给别人，留下语音邮件或给他们发送电子邮件并等待很长一段时间。
- 例如，为了节省时间，如果您遇到面对面的问题，可以花两分钟的时间来聊聊一些花费您超过15分钟才能写成的邮件，但收件人仍然不清楚。
- 分享信息，获取或寻求思想和信息以及澄清事物。
- 解决问题或任何问题并计划工作策略。
- 在电子邮件通讯难以解决的情况下，详细讨论组织或部门事务。
- 为了避免混乱，冲突和差异。
- 讨论项目或与工作有关的任何事物以及实现方法。
- 澄清和解决冲突并解决争端。
- 就所讨论的问题做出决定，并帮助跟踪针对过去做出的任何决定采取的行动。
- 为了帮助更快地制定决策，每个人都可以在一个地方进行讨论和决策。
- 根据所涉及的组织或事项就合同和协议进行谈判。
- 使每个人都有机会发言和表达自己的想法和想法。
- 在需要时采取紧急决策和行动-危机管理。
- 帮助团队建设和激励。
- 帮助设定目标。
总的来说，会议的作用是进行一些重要的讨论并通过将所有相关成员召集到一起来做出决定。这样可以避免大量的电话，电子邮件和相关的混乱情况，从而帮助您做出明确的决定并为相关人员，人员或部门分配行动。
可能适用于会议记录的法律和组织要求
出于多种原因，会议记录必须符合组织的法律和组织要求。
会议记录的最低要求如下：
- 会议在哪里举行？
- 会议何时举行，包括日期和时间？
- 谁在会议中出席会议，以及他们在会议中的不同角色？
- 谁缺席？
- 会议如何举行？
- 会议上发生了什么事？
- 会议讨论了什么？
- 讨论和决定的决定内容和官方行动要点是什么？
会议纪要在许多情况下和许多组织中均充当具有法律约束力的文件，并且在将来面临法律挑战时，可以作为某些讨论和决定的证据。
会议记录必须在下一次会议结束时注明日期，并尽可能安排时间和地点。会议记录需要记录仲裁的存在，因为大多数有效的决策需要最少的人员才能做出决策。例如，在我的组织中，当运营经理在团队会议中做出决定时，他们希望团队负责人出席，以便使该决定有效，成为我们组织的法律和组织要求的一部分。
会议记录的好处是准确记录讨论和决策
会议纪要在正式和非正式会议上进行，会议可以是简短会议，委员会/董事会会议或小组讨论等。会议纪要的样式随目的而变化。
会议记录是活动或会议的记录，因此可以记录下来，以提供发生情况或会议中讨论和决定的内容的正式证明。它可以帮助无法参加会议的人员，还可以帮助组织或公司将来参考。因此，分钟数必须准确。
会议记录作为讨论和决定的准确记录的目的和好处是：
- 许多公司不仅要记录会议记录以供自己参考和记录，而且还必须与合伙公司和股东共享这些信息。在这些情况下，会议记录可以为召开会议提供证据，也可以反映组织的质量和标准。
- 它们提供了讨论和决策的记录，因此成为组织的记忆和历史。
- 有关公共理事机构的会议纪要需要与公众分享。因此，会议记录将可供公众查看，因为人们希望了解会议和讨论的结果以及如何进行。
- 在将来发生冲突时，可以使用分钟来监视所提到的决策和行动。
- 几分钟内将有需要采取的行动要点，这些要点将有助于组织的变化和改进，因此，纪要将提醒人们这些行动，需要采取行动的人员以及在什么时间范围内应采取行动。 。
- 与无法参加会议的有关人员共享会议记录，将使他们随时了解任何更改，讨论和决定。
- 通常，这些会议记录不仅可以帮助组织发展，还可以帮助建立部门和团队成员。
会议议程样本模板
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会议上常用的文件：议程，会议记录，提出的事项，行动表
对于以程序方式进行的任何会议，都涉及一些重要且必要的文件，否则，会议将无法顺利进行。
会议的必要文件是：
议程–议程是由秘书或管理员或具有类似职位或职务的任何人创建的文档。然后由主席批准，并分发给将要参加会议的其他成员。它既可以电子形式分发，也可以硬拷贝形式分发。最好总是有一些备用副本。
议程的详细信息包括会议名称，会议日期，会议时间和会议地点。然后是与会者，道歉和访客/发言人。然后是议程项目，其中紧急和重要事项列在列表顶部。议程清单上的强制性项目是前几分钟或前几分钟的确认，所发生的事项以及任何其他事项。其余是与会议有关的成员收集的项目。
考勤表样本模板
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出席表–该文档是会议中所有与会者的列表。为了获得准确的详细信息，其中包括几列，例如，姓名，职位，联系电话，电子邮件地址。这将有助于会议记录者在几分钟内写下姓名，并在必要时尤其是在有外部成员参加会议的情况下，帮助与他们轻松联系。请查看我在组织中用于出勤的右侧格式。
通常不用于内部会议，而是用于涉及外部客户或合伙组织的会议。但是，有这么多成员或不同部门参加会议并且可能有人不认识的人总是一件好事。这也减少了您记下与会者列表的时间，尤其是在有大量与会者的情况下。
术语和首字母缩略词词汇表–如果会议将讨论使用技术术语和首字母缩略词的业务讨论，并且如果有些与会者不熟悉这些术语和首字母缩略词，则最好始终列出这些术语和首字母缩略词简短的描述或含义。这将帮助他们轻松地参加会议并避免过多不必要的打扰。
样本分钟模板
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道德准则/行为准则–并非在所有会议中都使用，但是可以在董事会会议和涉及公众的会议等中使用。这是向成员提出的一套原则和期望，他们在参加会议时必须遵守。它旨在确保会议的顺利进行和成功进行。在某些会议中，它用于维护言论自由。
以前的会议记录–是上次会议的记录，并被带入会议以进行读出和确认。此外，还会检查来自上次会议的行动要点，以查看它们是否已采取行动，或者行动处于什么状态（如果未采取行动），则将收集原因并记录在会议记录中，并记录必要的行动或决定。
做笔记（分钟） –做笔记是准备会议记录的步骤。这是会议中的主要文件，记录了发生或讨论或决定的所有内容。秘书，管理员或类似办公室人员记下笔记，并按照组织的政策和程序以一致的方式记下笔记。可以使用模板来简化笔记。
操作说明的样本模板
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会议记录的附件–有时在会议中，可能必须宣读并同意政策或程序或报告。在这种情况下，该文件将被带入会议，并向成员宣读，并且必须附在会议记录中。有关如何完成此操作的详细信息将在本单元的不同部分中进行讨论。
演示文稿–一些会议将提供演示文稿。尽管演示文稿是在带有投影仪的大屏幕上进行的，但最好还是给所有与会者一个副本，这样他们就可以记录下演讲的内容，也可以帮助他们记下对您有用或重要的要点。随着演示的进行，对他们有帮助，以供将来参考。
操作表–该表不是强制性的，但为了清楚起见和正确组织，您可以做的是，收集上次会议的所有操作要点，并提及每个操作要点的状态，以便更轻松地进行操作。他们在会议期间。同样，当前会议的所有操作要点都可以在该工作表的下方记录下来，而某些操作可能与以前的操作具有链接。在会议结束时，也可以更容易地总结此工作表中的所有操作要点。但是，这不是强制性的。不同的人的功能有所不同，因此您可以使用任何方便的方法，这些方法将使您的过程变得越来越简单。
除此之外，根据会议及其目的，会议通知，财务报告，研究报告，项目报告，信函，主席报告等各种其他文件也可以用作会议文件。
请按照下面的链接导航到本单元的下一部分，其中会议主席的角色及其职责，会议记录员在会议期间如何与主席一起工作，如何有效地倾听和记录笔记以及会议目的。讨论了澄清会议期间的任何疑问。
花时间-第二部分
希望这对您有所帮助。感谢您的阅读。如果有任何关于本文的疑问或反馈，请随时与我联系。如果您认为没有涵盖相关主题，请反馈！
谢谢。
利文斯塔