召开更有成效的会议的六个秘诀

我参加的会议

每个人都希望开会更好

好的，我们所有人都去过那里。。。我们只是坐在一个会议上，似乎花费了过多的时间，似乎是巨大的浪费。每个人都在谈论很多话题，其中有些完全不在话题范围内，并且尚不清楚实际完成了什么。听起来很熟悉？

幸运的是，有一些方法可以召开会议以提高会议效率。富有成效的会议总是有目的的，它们在进行方式和安排适当的时间上是有效的。

以下六个技巧可能有助于改变您的下一次会议：

伟大的会议不会自己办。
规划始于最终目标。
总有一个正式的议程。
明确规定并同意基本规则。
有一些关键的角色分配可以使会议按时进行。
有一个后续行动计划。

让我们花一些时间来更深入地探讨这些内容。

1.伟大的会议不会自己办

有人需要指挥管弦乐队，让每个人都和谐地演奏，关注奖品，从正面领跑……嗯，拿到照片吗？当会议中的每个人都将重点放在自己的角色上时，应指定一个人作为主持人，以便随着讨论的进行而扩大视野，并指导进行有效沟通的过程。

良好的便利性可以帮助参与者在行程中顺利进行，并在遇到挑战时解决挑战。主持人应该是一个很好的沟通者，可以是会议主席，参与者之一或不参与会议讨论的外部人员。

2.规划始于头脑中的结局

问问自己以下问题：

我们通过召开会议要完成什么？预期的结果是什么？
会议是最佳选择，还是可以通过使用电子邮件或其他通讯方式实现某些或全部目标？
谁需要参加？我们如何确定合适的参与者和合适的参与者数量？
为了达到最佳结果需要什么准备水平？
我们需要将什么流程纳入会议？例如，我们是否需要考虑进行集思广益会议以产生新想法，或者是否进行个别演示以进行更明智的协作？

通过从需要实现的结果入手，您可以更好地识别与会人员，并处理有效会议可能需要的时间和准备工作。

3.总是有一个正式的议程

最有效的会议有一个议程，即会议上需要讨论的项目清单。虽然我们习惯于仅说明要讨论的项目的议程，但更好的方法是包括每个议程项目的目的（目标）和期望的结果，以便所有与会者都在同一页面上。

以这种方式创建议程后，当讨论偏离轨道，已经完成或可能需要继续进行时，就会变得更加明显。正式目标将告诉与会人员如何最好地做出贡献，而 成果则 可以衡量讨论的有效性。对于主持人或主席来说，这也是引导会议取得圆满成功的绝佳工具。

显示时间表，结果和目标的议程示例

4.明确表达并同意基本规则

实施正确的基本规则可以使会议更具流动性，减少摩擦。通常，当您听到基本规则一词时，您可能会想到“振动电话”或“准时”或“应用黄金法则”等。这些可能是最常用的标准，但富有成效的会议的基本规则也应着眼于加强沟通，提高团队参与度。

Roger Schwarz（Schwarz，2016）很好地证明了这一点。他列举了有效会议的八项规则：“发表意见并提出真正的问题；分享所有相关信息；使用具体示例并就重要词语的含义达成共识；解释推理和意图；关注利益，而不是立场；检验假设和推论；共同设计下一步；讨论无法讨论的问题。”

这些规则旨在指导个人和小组讨论的行为，以进行更广泛的对话，但这只是一些可以促进积极参与的协议的示例。建立或调整自己的一套程序和行为规范可能会规范并引导会议取得更丰硕的成果。

在每次会议开始时对每个基本规则的充分理解对于与会人员达成共识并尝试符合所需的标准非常重要。

5.有关键角色分配以使会议保持正常进行

最成功的会议具有一些重要角色，可以作为双重角色分配给参与者，也可以分配给外部人员。分配的角色将取决于会议的持续时间，与会人员的数量以及会议的目的。

计时员

根据议程要求志愿者监督时间。这可以归纳为会议主席或主持人的职责，但是如果会议时间长或预期性质复杂，则最好请一个单独的志愿者。

计时员的作用是在某个特定议程项目的时间即将结束时提醒参与者，以便小组可以决定是否要取得成果还是同意继续前进的额外时间。

活动挂图/白板笔记记录器

当某人在活动挂图画架或白板上绘制会议进度图时，它可以提供会议进展情况的广阔视野。

绘制图表有助于激发新的想法，或者在其他概念之间无法建立联系。它也可能鼓励那些犹豫不决的人分享，特别是在一群有声望的人中，他们倾向于自我主张。相反，这也可能会缓和这些人，特别是如果他们的倾向源于没有人在听或认真对待自己的想法的感觉时。想法一旦被捕获，就可以重复。

活动挂图笔记应清晰易读，并能准确记录关键贡献。它们可以用视觉符号或缩写来表示或伴随，以使操作更加轻松自如。在会议结束时，可以将它们转录并添加到正式说明中，或存储起来并在以后的会议中用作参考。

会议记录/会议记录

无论会议多么短暂或简单，都无法保证您和其他会议成员在以后的讨论或达成一致意见时会拥有相同的理解。会议记录或会议记录应提供重要决策，协议，讨论和行动项目的记录。

因为对“会议记录”或“会议记录”的含义可能有不同的解释，所以最好事先提供模板或就格式达成一致。

负责记录笔记的人员可以是会议参与者或外部人员，其唯一目的是创建会议的准确记录。

6.有一个后续行动计划

成功召开会议的最后秘诀是确保会议不只是“谈话店”。如果有一个项目需要跟进，那么它应该有一个分配的时间表和一个或多个负责人。在会议结束时，作为总结的一部分，应创建并同意项目，时间表和负责人的清单。不应将其埋在会议纪要/注释的正文中，而应有单独的部分，以供清晰参考。

应用这些技巧

因此，这里有六个简单的提示可让您进行更有价值的会议。您可以放心，在使用所有这些技巧或其中一些技巧的情况下，会议效率更高。

如果您打算将这些建议中的任何一项添加到下一次会议，则可能需要分阶段实施，这样对您或与会议相关的其他人来说这并不是一个压倒性的改变。

参考文献：

Schwarz，R.（2016年）。8次重要会议的基本规则。检索2019年7月23日。