项目管理时间和成本估算技术：概述

图1：与项目计划有关的时间和成本估算

初步计划可以进行早期估计，而更详细的计划可以进行更精确的估计。

西德·坎普

项目时间和成本估算的需求

在商业中，大多数项目的目的是赚钱。这就要求该项目赚取或节省的资金要多于完成该项目的成本。一个项目要花钱才能完成，直到完成后才开始提高公司的底线。而且，每年企业只能在项目上花很多钱。因此，即使在项目开始之前，高管也要回答以下四个问题：

• 该项目将花费多少？
• 我们确定我们不会超出预算吗？
• 该项目将花费多长时间，何时完成？
• 我们确定我们不会迟到吗？

这些是非常合理的问题。当我们上车维修或修理空调时，我们会问同样的事情。但是，所有项目中，甚至超过一半的项目，甚至管理良好的项目，都迟到或超出预算。因此，以我们可以依靠和致力于的估计来回答这些问题是一个巨大的挑战。

在项目管理世界中，我们将为项目投入金钱和组织努力的高管称为项目发起人，他们的承诺对于我们作为项目经理的成功至关重要。如果他们不认可该项目，始终坚持不懈，提供必要的资源并消除障碍，我们的项目将失败。从他们的角度来看，他们要求的时间和成本估算是完全合理的。

提供它也是非常困难的，有时甚至是不可能的。根据定义，项目是“为创建独特的产品或服务而付出的独特努力”（PMI Lexicon）。如果每个项目都是唯一的，并且以前从未完成过，那么我们如何知道这样做需要多少费用？我们如何知道需要多长时间？我们如何估算未知物的成本？我们如何确定自己是对的？如果我们做错了，那么当我们超出预算或交付延迟，或者两者兼而有之时，我们将看起来很糟糕。

这些是真实的问题，并且有真实的答案。我已经教了3500多名项目经理，这些人如何计划项目，估算成本和时间，以及在预算范围内按时交付。我用时间和成本估算技术编写了三本不同的项目管理书。而且，从我的客户和学生那里，我看到了从可以赢得竞争性投标的出色的，低至最低的估价到无法做出好的估价的管理系统的所有内容。但是可能会有很好的估计。当我们作为项目经理评估项目时，我们获得了很多授权，这使我们的工作更加轻松。

在本文中，您将了解我们作为项目经理的方式如何创建准确，可靠的估算。您将学到：创建估算所需的内容；哪些类型的估计是可能的；以及每种估算的基本程序。估算技术的详细说明太大，无法适合本文。但是您会知道正确的估算技术的名称以及如何使用它。您将得到一个示例。从那里，您可能可以自己做。如果没有，您可以在项目管理教科书或PMBOK（项目管理学院知识管理项目指南）中轻松找到详细说明。

本文向您展示了如何在项目初期和计划完成时（如图1所示）做出最佳的时间和成本估算。

一直运行的计算机

我的一位客户向政府机构提供了计算机系统。在我与他们合作之前，一家代理商要求为他们的电子邮件系统配备一台可以“一直运行”的计算机。项目经理对此表示满意，并购买了一台价值100万美元的计算机，该计算机每周7天，每天24小时运行，并且对所有内容进行双重自动备份。当他告诉客户时，他们感到震惊。“但是我们一天只营业16个小时。我们不需要它整夜营业。而且我们当然不会为此付费！”

该公司坚持使用客户不想要的一百万美元的计算机。真正的解决方案成本远低于项目经理认为所需成本的一半。

本课：不要做假设，也不要假设您了解客户使用某种语言时的含义。以清晰，可定义的方式检查每个细节。

先决条件：创建时间和成本估算之前必须具备的条件

想象有一个朋友来找你，说：“我买新车要花多少钱？” 如果不问“您想要哪种汽车”，就无法回答该问题。如果他回答说：“哦，我对汽车一无所知。只要给我买一辆对我有用的汽车，要花多少钱？”

在这种情况下，我们无法估算汽车的成本。我们必须与我们的朋友一起工作，问诸如“您的家庭有多大？”之类的问题。 “你开车去上班吗？”和“您想在假期做什么？”如果我们的朋友通过所有这些与我们一起工作，并且我们知道汽车，我们可能可以为他挑选一辆好汽车，然后告诉他费用。但是，如果我们的朋友说：“我没有时间回答您所有的问题！请告诉我汽车的价格！”然后我们回到无处。或者，我们说的话，如果您想要现代，价格在12,500美元之间，如果您想要凯迪拉克，价格在85,000美元之间。这是一个正确的答案，但不是一个非常有用的答案。

作为项目经理，我们一直处于这种情况。例如，客户可能想要一个新的网站。但是他并不真正知道对自己的业务而言是一个好的网站。他只知道他当前的那个不工作。我们知道，一个网站的价格在1200美元到15,000美元之间，花费两周到四个月的时间，具体取决于特定业务所需的功能。但是，直到我们了解他的业务，我们才能做出时间或成本估算。

底线是：在我们准备准确的时间或成本估算之前，我们必须与客户合作以定义项目范围。如果术语“范围”不熟悉，则表示“我们在做什么”。完整范围的定义清楚地说明了我们通过该项目所做的工作。要了解有关此内容的更多信息，请参见如何制定项目管理计划。

除了明确的范围声明，我们还需要三件事：

• 我们需要消除不言而喻的假设。例如，我们的朋友要一辆“新”汽车。他是说全新的，今年的车型，还是说“对我来说是新的”，买一辆二手车就好了。我们不知道，直到我们问。有关此类项目成本估算灾难的真实案例，请参阅关于“始终运行的计算机”的侧栏。
• 我们需要决定 如何 该项目将完成，并获得来自客户端的基本方法一致。我们不需要知道所有细节。但是我们确实需要了解一般方法。例如，如果我们的项目是建立装配厂，我们将想知道客户是否希望很快将其淘汰。如果是这样，那么最好租房而不是买房或进行长期租赁。而且涉及租赁财产的项目的成本与涉及购买或租赁建筑物的项目的成本完全不同。
• 我们需要了解当前情况。如果客户想要一个新的网站，那么我们需要了解他们的旧网站的全部内容，有效的方法以及无效的方法。我们还需要了解他们的印刷营销材料，产品描述和产品图片。从当前目录创建网站的成本要比从头开始创建网站的成本低得多，在该站点中，我们不得不安排获取数十个项目的照片和说明。

有一个故事说明了最后一点。有一次，有一个项目排干沼泽。一位县行政人员问：“排干沼泽要花多少钱？” 项目经理回答说：“这取决于里面有多少只鳄鱼。” “那么，我们怎么知道那里有多少只鳄鱼呢？” “我们排干沼泽，看看有多少耗尽。”

这是时间和成本估算的大问题。在进行准确的成本估算之前，我们必须进行足够的计划以了解客户的真正需求，并在项目上做足够的工作以发现实际情况。但是，通常，高管们甚至希望在项目开始之前就进行准确的成本估算。

您还需要做一件事，而我已经写了一篇文章：对良好估算时间，成本或其他任何因素的关键因素的理解。

现在我们已经解决了问题，让我们看一些解决方案。

我们的案例研究：简单的网站成本估算

进行良好成本估算所需的工作量取决于您正在做的项目的规模，还取决于您和团队对项目工作的熟悉程度。对于成本低于10,000美元的项目，此处介绍的估算技术可以在几个小时内为您提供良好的项目成本估算。在几周内应用相同的技术，就可以估算出大约10万美元的项目成本。同样的技术，经过大量研究而仔细应用，可以用于估计将耗资数百万美元的项目。但这将需要数月的工作，并且许多其他有用的项目计划也将涉及成本和时间估算。

因为我们专注于技术，所以我们将处理一个非常简单的小型项目：一个新成立的初创公司的第一个网站，其中包括40页文本和图形，以及一个包含约200种产品的购物车。包含所有产品图像和说明的打印目录已经完成。但是该公司不喜欢目录布局，并且需要网站的新图稿和概念设计，并将其用于未来的印刷营销。

表#1：早期估算总计

项目组成	低	中	高
托管（第一年）	$ 300	$ 360	$ 396
图形	$ 2,500	$ 3,500	$ 5,000
网页	$ 1,824	$ 2,280	$ 3,420
目录项	$ 1,920	$ 2,400	$ 3,600
上线	$ 300	$ 500	$ 600
总	$ 6,844	$ 9,040	$ 13,016

早期成本和时间估算技术

正如我们已经说过的，最早的成本估算必须在明确定义项目范围，达成项目方法并澄清假设之后进行。完成此操作后，但我们还没有逐步完成所有工作的计划，我们可以创建 早期成本估算。 早期的成本估算被项目管理协会称为 数量级成本估算 。当我们创建它时，我们提供的范围几乎可以确定该项目的成本将下降。但这是一个很大的范围。低端是我们估计的50％，高端是我们估计的两倍。因此，如果我们认为该项目将花费100,000美元，我们可以充满信心地说该项目将花费50,000至100,000美元。

呈现幅度估计的顺序

当我们提供如此广泛的估算时，项目发起人可能会选择弹道。大多数项目发起人都希望并需要比可能的更早的准确估计。需要 向上的教育 ，即向我们的老板们讲授切合实际的方法，以帮助他们理解，一个数量级的估计值是即使是世界上最好的项目经理也可以在项目初期，接近计划之前就做到的最好的估计完成。在这个阶段，存在太多未知因素，无法做出更现实的保证。

对于我们和我们的赞助商来说，有关早期项目估算的好消息很多：

• 如果我们正在执行团队熟悉的项目类型，那么我们可以更有把握地认为成本不会比我们的估计中心高太多。
• 如果我们可以控制范围，则可以通过提供某些功能（但不是全部功能）将项目限制在可用预算内。

例如，假设我们创建了一个介于$ 50,000和$ 200,000之间的估算，而赞助商说：“我真的只能预算$ 120,000，如果超出预算，也许我可以总共挤出$ 150,000。我们可以答复，$ 100,000很有可能，我们很有可能会低于$ 120,000。如果您想要$ 150,000的保证金，请同意，如果我们必须这样做，我们可以削减清单上的五项中的两项，将以15万美元或以下的价格完成该项目。您可能会得到所需的一切。否则，您将获得三到四项最重要的事情，而我们可以在明年的预算中进行最后一到两次。”

将我们的样本项目分解为几个大块

大多数项目可以分解为几个大部分，从各个部分汇总的估算总是比从整个项目创建的估算更好。因此，让我们看看示例中的网站项目。我们将包括：

1. 托管：使用购物车为电子商务站点设置托管和线框
2. 图形：设计新的图形设计：7条产品线中的每条产品的颜色，站点图像，徽标，关键图像
3. 网页：创建40页文字和图形
4. 商品目录：根据现有商品名称，商品说明和图片创建一个包含200个商品目录的购物车
5. 上线：测试整个网站，解决问题，然后上线

对每件作品进行高估和低估

我们的第一步是找出对上面列出的项目的五个部分中的每个部分进行成本估算的最佳方法。对于第一，第二和第五项，我们最好的解决方案是根据过去客户在相似地点做相同事情的实际成本来估算。对于项目1，我们甚至可以锁定固定价格。在第2项上，我们与图形艺术家交谈。他可能会说：“嗯，这要看情况。如果他们知道公司的总体风格，并且喜欢我的第一个想法，那是一回事。但是，如果他们不知道他们想要什么，并且有一个委员会来做出决定，然后他们在我制作图形时开始更改其产品线的名称，这可能会花费更多。”如果我们与客户保持良好的沟通，我们可以尝试使这些问题得到解答。但是，可以说我们没有。然后，我们要求图形艺术家估算最佳情况和最坏情况的成本，而这是我们的低估和高估。

最好使用存储桶方法估算项目3和4。但是针对项目1、2和5所述的方法也将起作用。

项目5与项目2相似。例如，如果所有销售都在美国大陆，则测试购物车是标准的。如果您需要国际运输，以及国际税收和关税，则需要进行更多测试。在这种情况下，我们去了客户那里，他们说：“哦，我们现在在美国，现在只在美国销售。因此，我们估计上线的上下限很窄，因为您可以在表#1中看到。

这种方法可以很好地进行早期时间和成本估算。成本估算如表1所示。时间估算以类似的方式创建，要求每个工人或团队负责人对工作需要多长时间进行低，可能和高的估算，然后将这些估算加在一起。

这种方法的主要优势在于，即使一个部分估计过低，另一部分也可能被估计为高。因此，总概算比任何一部分概算正确的可能性更大。这是将一个项目分解为多个部分并分别估算每个项目的主要原因，而不是一次全部估算整个项目的主要原因。

精度随行业而变化

我们的估算有多准确？这因行业以及其他项目和团队因素而有很大差异。在建筑行业中，随着公司组装竞争性投标来为国家资助的项目（通常选择成本最低的投标）建造道路，我看到了一个2500万美元的项目，估计到最后一美元。出价过高将无法获得合同，出价过低将对公司造成财务损失。

由于方法，材料和成本非常标准，因此可以如此精确地估算建设项目。

另一方面，众所周知，信息技术（IT）项目估计很差。我知道的最坏的情况是，一个IT项目估计价值2,000美元，最终花费超过170,000美元-但这是一个极端的情况。但是实际结果最终要花费时间或成本估算两倍或三倍，这太普遍了。原因之一是工具，技术和环境在IT世界中发生了迅速变化。甚至碰巧是为一个版本的Windows编写了一个程序，然后在发布另一个版本的Windows之前必须对其进行重建。

我们如何在自己的行业中做出最佳估计？关键是要保持一致，完整的项目管理计划和跟踪，并在每个项目结束时吸取教训以改进我们的方法。而且，在进行每次估算时，请问：“我的团队对这种确切类型的工作有多熟悉？我们曾经合作过吗？该项目有何新之处和不同之处？” 您的特定团队以前进行此类工作的次数越多，您的估算就越准确。同时，当您使用新工具和方法评估工作，开发实验原型或与新客户合作时，请考虑到这一点，并为意外情况留出更多余地。

后期成本估算技术

在项目计划过程的后期，我们可以创建更准确的估算。而且，这也容易得多。PMI将延迟时间和成本估算称为自下而上的估算，因为我们估算每个详细活动，然后将它们全部加起来得出总数。PMI表示，使用自下而上的估算，实际成本将是估算成本的-10％至+ 15％。和进度差异是相同的。这意味着，如果估计费用为100,000美元，则实际项目成本预计将介于90,000美元和115,000美元之间。如果一个项目预期从开始到结束运行100天，那么它很可能在90到115天之间运行。较小的范围对于项目发起人来说更容易合作。

延迟时间和成本估算需要详细的项目计划，包括：

• 工作分解结构（WBS）-所有项目组成的详细列表
• 活动列表-将要完成的所有工作以及谁将完成的工作的列表。
• 详细的成本信息，例如工资，合同工的小时工资，以及其他项目，例如办公空间或设备。
• 采购计划，包括要购买的每个项目的估计成本，或在可能的情况下确认的成本。
• 风险计划

理想情况下，详细的成本估算将成为完整项目计划的一部分，其中涉及项目管理知识的所有九个领域，如上面列出的第一篇文章“如何规划项目计划”所述。

利用所有可用的信息，创建详细的成本估算非常容易-实际上，与创建早期估算相比，这更容易。我们只需将项目每个活动的成本（时间和材料）相加，然后得出总计。作为此过程的一部分，我们可以使用PERT估算值。 PERT代表“项目评估和审查技术”，它是一种使用每个订单项的乐观，可能和悲观估计的中心平均值来获得单个成本估计的方法。您可以通过阅读如何在项目管理中使用PERT图表来学习PERT。

成本估算的最佳实践包括将风险因素纳入方程式。风险管理的一部分将包括应急计划，即，如果发生风险事件，我们 可能会 进行的工作计划。假设我们要在佛罗里达建造一座新建筑。我们知道，如果发生飓风，可能不得不关闭施工现场长达两周的风险。我们计划了一个时间表，即使飓风过后，也要通过飓风过后的周末加班来完成建筑物。当然，这增加了成本。我们可以将风险因素表示为应急资金。例如，我们可以说：“建造该建筑物的估计成本为100万美元。但是，如果发生重大飓风，我们将需要额外的50,000美元应急资金才能按时完成该项目。”

跟踪项目工作并调整估算

当您的项目计划，进度表和成本估算被接受后，项目的计划工作即告完成，您可以开始进行工作。正式地，这称为项目执行和控制。执行意味着完成工作。控制意味着跟踪工作，并确保其按时完成并在预算之内。根据时间和成本跟踪完成的工作（范围可交付成果）的过程称为挣值分析（EVA）。在进行EVA时，我们会努力确保在预算范围内交付。我们还了解了我们是否首先做好了估算工作。

跟踪我们工作的实际时间和成本非常重要，原因有两个。首先，这些数据对于将来的估算很有用。其次，在项目结束时，我们逐日将估算成本与实际成本进行比较，并将计划进度与日常实际进度进行比较；并创建一个经验教训文档。汲取的教训包括为我们的下一个项目提供的更好的成本估算方法。

估算技术