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当您真正想做的只是潜入一个项目并开始觉得自己已经完成某件事时，准备工作可能会显得乏味而耗时。特别是在截止日期很紧的时候。但是，采取一点预防措施可以减轻干预的负担。在项目开始时花一些时间进行组织和制定计划，可以节省大量的时间，以后再做工作或帮忙摆弄手指，因为您不知道接下来要做什么。此外，花时间遵循正确的程序可以防止以后出现浪费时间的问题，给客户带来不好的公司形象，并给同事带来不必要的压力和焦虑。
从工人到经理的跨越
随着我们逐步履行企业责任阶梯，即使我们的职称未包含“一词”，我们也可能会从一名工蜂角色转变为一名管理人员。工蜂的工作是遵循命令，并在合理的可能范围内尽快将众所周知的“待办事项”清单剔除。但是，当您担任管理职务时，“必须完成”这个根深蒂固的想法实际上可能会阻碍您的管理能力。
管理人员需要从喧嚣中退后一步，学会花时间进行准备，委派和沟通。从工蜂的心态来看，这些事情似乎非常无形，可能会让您觉得自己还没有“完成”任何事情。但是，忽略这些角色要求可能意味着您管理的人实际上没有做任何事情，因为您没有花时间告诉他们需要做什么，或者您没有花足够的时间来确保他们了解您的要求。对于。对于管理人员而言，考虑每个工人的需求并根据该工人的需求量身定制沟通和指导风格以最大程度发挥其潜力也很重要。
知识就是力量
准备未来事件的最佳方法之一是记录当前事件。知识就是力量。现在花一些时间逐步记录您为解决问题或配置功能所做的工作，这意味着下次需要执行相同的操作时，您可以将该任务委托给其他人，因为所有需要做的是将他们指向逐步阐明他们需要做什么的文章。现在花一个小时记录一个将要重复的过程，在3个月内一次又一次地在6个月内一次又一次地为您节省了两个小时，而不必每次都弄清楚该过程再执行一次，教给别人。不要重新发明轮子，记录发明，然后再让别人去做。
项目规划要集中精力
纵观整个项目的范围可能令人望而却步，甚至无法应付。当一个项目细分为小部分和特定任务时，集中精力处理每个小任务并高效地从一项转移到另一项变得容易。计划项目并确定任务和截止日期是准备进行下一步工作的关键步骤。这个过程是可以学习的。您可以学习如何组织自己和您的工作，这样，您将在更少的时间，更少的压力下完成更多的工作。面对新项目时，首先要确定的是截止日期。接下来，将项目分解为关键主题工作。这些将是您的里程碑。估计每个里程碑的截止日期，以便您可以达到最终的截止日期。如果您使用的是看板风格的组织者Planner，这些里程碑将成为您的专栏或桶。然后，获取每个里程碑并将其进一步分解为实现该里程碑所需的任务。按顺序组织这些任务，瞧，您有一个计划计划可以使您保持正确的状态。
每日和每周准备
也许您的工作不是基于项目的或跨越多个项目。然后，每日和每周的准备工作成为保持重点和实现目标的关键。每天开始时，不要只是跳入您看到的第一封电子邮件并开始回复。每天开始准备。
- 维护任务列表，包括日历
- 查看现有任务
- 查看所有新通信并将项目添加到任务列表。如果它们是特定于日期的（例如会议），请在日历中添加对这些任务的引用。
- 优先任务列表
- 使用日历和任务列表，确定您希望在一天结束之前完成的任务
- 现在开始工作。
每个星期一，查看任务列表和日历，以了解一周的状况。排除会议或大型任务所需的大部分时间。
关键点
- 准备是必不可少的，不是必须的
- 做好准备可以提高效率，节省时间和金钱
- 未能做好准备会使客户满意度受到威胁
- 缺乏准备会增加员工的压力，焦虑，旷工和疲倦。
- 通过管理任务列表和记录流程进行准备。