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会议通常在每个组织中举行，它们在确定更好的绩效中扮演着非常重要的角色。我知道，要使会议顺利进行并成功进行，需要适当的计划和组织。在计划会议时，我会考虑会议的目的，会议的类型，与会者的人数，地点等。我检查是否有任何要求参加会议的访客。如果是，我也与他们联系，以查看日期是否方便。
计划之后，我组织了会议。我确保开会的时间不会与有关人员的其他任命相冲突。我选择一个可以容纳参加会议的与会者的场所。我向与会者提供会议时间和大概的会议时间。我确保也安排茶点。安排茶点时，我会研究与会者的饮食要求。提供茶点很重要，因为它会使与会者感到宾至如归，并防止他们感到疲劳，特别是对于某些人来说这是很累的一天。
会议类型
在我们的组织中，根据需要和与会者人数，我们有不同类型的会议。我们根据需要将团队会议每两周一次或每月一次。与会者通常是我的团队成员，如果有要求，则是任何访客。我们有联合团队会议，这是____________________________ （出于保密目的而撤消） 团队与任何访客一起参加的联合会议。当有紧急问题需要讨论时，我们有时会召开紧急会议。在讨论机密问题以及个人表现时，还会举行一对一的会议。当对系统进行了更改或引入了必须与部门沟通的新政策和程序时，将进行演示。
计划会议时，请确保有充分的理由开会，并且所有与会者都可以轻松访问该场所。我准备了议程，并将其贯穿于主席，以确保她知道将要讨论的项目。我向她简要介绍了会议的内容，将要参加的人，将不参加的人，来宾将要参加的会议，会议将在何处举行，会持续多长时间并继续进行。向她介绍情况很重要，这样她就可以准备好并知道要事先准备什么。我将议程副本发送给所有与会者，并会见并邀请他们参加。我通知他们开会的地址。如果任何人拒绝会议邀请，他们将必须说明原因并征得经理的同意，并为会议致歉。另外，我确保查看会议是否可以与不参加会议的人员一起进行。
预订和设置
在预订会议场地或房间时，我会寻找能够容纳所有与会者的场地或房间，并且该房间或场所具有会议所需的所有设施。我会与会场进行澄清，或检查会场是否在结构上是安全的，所有电线均已密封，并且符合健康和安全程序。如果有残疾人，我确保他们拥有会议场所所需的所有设施。我还要确保该场所易于访问，并且对所有与会者都很方便。如果提前预定了场地，我会打电话给他们，以确保有足够的空间供会议使用，以免在最后一刻感到失望。预算经理同意为场地支付任何费用。茶点的预算由团队中的所有员工共享。
会议之前，我拥有会议所需的所有资源，如记事本，笔和设备（如OHP），笔记本电脑，投影仪，扩展电缆和以太网电缆等。椅子和桌子按照会议要求布置。我打印了几份议程，还打印了以前会议的会议记录，以检查所有动作是否已完成。如果有任何讲义需要打印和分发，我已经为与会者准备好了。如果会议需要它们，我会设置笔记本电脑和投影仪。参加会议的所有机密文件，我都将其保存在安全的地方，以免被他人误入歧途，并仅允许经过授权的人员浏览。
议程
议程中包含日期，标题和地点，会议名称，道歉，访客姓名以及需要讨论的项目列表。如果有特定主题将由特定人员讨论，则议程中也会提到该主题。议程和会议记录称为会议论文，其中包含会议中讨论的所有重要事项的每个细节。
会议期间
欢迎所有与会人员，并为他们提供茶点。我分发议程和任何需要分发的讲义。如果有人对任何问题有任何疑问，我会向他们提供清晰的信息，如果不知道，我会从我的同事或经理那里获得建议和指导。
会议期间，要求我花几分钟时间安装IT设备以提供支持。我还将复制议程和以前的会议记录。
我知道我将必须准备好应对会议期间可能出现的任何问题。如果IT设备存在问题，我将尽我所能在我的管理权限内解决问题。但是，如果要解决此问题，我会与IT服务台联系以寻求帮助。由于专业和个性问题，与会者之间可能会有问题。这些问题可以通过面对面的讨论来解决，如果需要的话可以改变职位，执行申诉程序等。
在记录会议记录时，我会记录所有重要的内容，因为它可以作为将来的参考，并有助于组织的发展。我把会议记录清楚简短地写下来。我非常细心，以免错过任何信息。我随身携带了一个模板，其中包含将在会议上讨论的所有项目的详细信息。它将具有会议的日期，时间，标题。它还包含讨论内容，已采取的决定和需要采取的措施的详细信息。如果决定，下次会议的日期也将被记录。会议开始时，如果有任何新的参与者和访客，我们将互相介绍自己。在写分钟和写页面时我会保持警惕，以免以后感到困惑。
会议结束后
在会议结束时，我收集了所有需要取回的文件。我断开并包装所有使用过的IT设备。重新布置的所有椅子和桌子都放回原位，以避免妨碍下次会议。会议结束后，我仔细阅读了注释并进行了详细说明，并输入了一份合理的副本，然后才忘记了讨论内容。然后，我将完成的会议记录通过电子邮件或打印的副本发送给主席，并请他们进行审核，然后将其发送给与会者。主席对其进行审核，并进行必要的更改。我修改它们并准备一份公平的副本，然后将其发送给与会者。
会议结束后，我会跟踪需要跟进的操作。我会打电话或给人们发电子邮件，以确保在目标时间之前完成操作。
另一个重要的事情是收集参与者的反馈。它可以帮助我听取人们的意见并做出必要的改进。我非常冷静地听取反馈并进行反思。它可以是正数，中性或负数。我不要让负面反馈影响我。相反，我用它来改善我的表现和团队的表现。团队合作时，个人的想法或观点并不重要。重要的是整个团队的观点。任何一般性的反馈都会与整个团队进行讨论和沟通，以提高团队绩效。
会议中的所有问题均已记录下来，并在经理人会议中进行了讨论，他们决定可以采取哪些措施避免将来发生这种情况。