计划和组织会议：NVQ 3级商业和管理文凭

审查计划和组织此单元中的会议的重要方面。

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本单元简介

该单元是第3级的B组可选单元，共有5个学分。该单元帮助候选人了解计划和组织会议所需的安排和行动，如何为会议做准备，如何支持会议的进行以及如何跟进会议。

本单元还包括一个个人声明示例！

1.1解释人员计划和组织会议的作用

为了使会议有效地进行，需要进行良好的计划和准备。这两个步骤需要大量时间。

计划会议时请考虑以下事项：

• 查找会议的基本详细信息：会议的类型，可以花费的预算金额，与会人数，举行会议的地点以及其他详细信息。
• 找出会议目的
• 找出团队中每个人的角色。
• 组织清单并将所有日期放在日历上，以确保不同的会议或事件不会相互冲突。
• 如果必须定期安排会议以监视所采取的措施，则可以将每月或每两周重复一次的会议记录在电子日历中

组织会议时请考虑以下事项：

• 充分了解会议目的
• 找出参加会议的人员的时间限制，以确定举行会议的最佳时间，以免与其他约会发生冲突。
• 选择所有与会者都可轻松进入的场地。
• 计划会议的时长，要考虑到访问者和需要讨论的问题数量。
• 计划提供哪些茶点，以及谁来负责。
• 收集议程项目，并以适当的格式和顺序准备它们。
• 如果需要在不同的人之间分配责任，请列出谁将要做什么！
• 确保主持会议的人员知道在会议上需要达成的目标以及会议计划持续多长时间。

1.2描述会议的不同类型及其主要特征

有各种各样的会议。会议在以下方面有所不同：

• 参加会议的人数
• 会议目的
• 组织规模
• 主持会议的人
• 会议时间

会议的基本类型如下。

• 常设会议： 这是每周或每两周与经理定期举行一次有关正在进行中的项目的会议。这些会议持续到项目完成为止，并且具有议程和会议记录的一般格式。
• 专题会议： 旨在讨论与工作或项目有关的特定主题的会议。
• 演示文稿： 通常举行一次会议，以通知团队有关流程和程序方面的更改。在此会议中，有一个或两个演示者，最后，与会者有机会提出问题。
• 会议： 由主持人主持的会议，会议的计划和结构相当可观。参加人数取决于会议的目的。
• 紧急会议： 突然召开会议，无需事先通知，以解决组织内部或外部的任何危机。团队的所有成员都必须参加会议。
• 研讨会： 召开会议主要是出于教育目的，由特定领域的专家主持。

1.3说明如何计划实现商定目标的会议

需要计划会议时要特别注意和详细，因为它们在实现组织目标中起着非常重要的作用。首先，为会议准备一份清单。

会议清单：

• 检查是否设置了具体和现实的目标。
• 检查是否所有人都可以进入会议场地。
• 检查日期和时间是否对所有与会者都方便。
• 检查以确保主席知道议程。
• 准备可以实现所有目标的议程。
• 检查议程是否已打印并准备就绪，会议资源是否准备就绪以及所有邀请均已发出。
• 检查主席，会议记录主持人和演示者是否准备就绪，并且茶点都已准备好。

计划：与主席和所有与会者一起计划会议，包括会议的类型，目的，可用预算，与会者人数，地点和其他基本细节。

场所要求：在选择会议场所时，请查看会议的目的，与会者人数以及是否可以很好地到达会议场所。请与会场联系，以了解他们是否具备会议所需的所有设施。如有必要，还应告知主席和与会人员，并在需要时获得有关他们对会场期望的想法，以免造成会议的麻烦或失败。

目标与会者和邀请：清楚列出会议的与会者并发送会议邀请。询问他们将要谈论什么以及需要多长时间。这样，您可以计算会议的时间。

1.4说明同意会议摘要的目的

一个简短的简短说明是会议的全部内容：目的，参加者以及参加会议的原因。

简短的介绍可以使我们专注于会议的目标及其结果，这有助于有效的团队建设。

一个好的简介必须简短，清晰和重点突出，加总所有需要传达的思想。这将使您清楚地了解您要做什么。

简介必须非常清楚会议相对于业务的目标。

场地的大小是会议的重要考虑因素。

1.5说明如何为不同类型的会议确定合适的场所

在选择会议场所时，必须牢记一些注意事项。

• 适用性 ：检查场地是否足够大以容纳所有会议参与者。
• 位置 ： 确保该地点位于会议所有与会者均可访问的位置。
• 可用性： 检查场地在要求的日期是否有空，以免在最后一刻失望。在做出所有安排并且所有与会者都到达后，如果不知道场地不可用，可能会造成其他问题。
• 大小 ： 检查场地是否可以容纳所有与会者及其所需的资源，以及是否有帮助使用所需的资源。
• 设施： 检查场地，看是否可以在不浪费资源的情况下在那里举行会议。
• 费用： 还要检查场地是否符合预算，是否符合成本效益。

1.6描述不同类型的会议所需的资源类型

以下是会议所需的一些基本资源。

• 书面材料： 记下会议笔记。
• 高架投影仪： 演示或显示文档或幻灯片。
• 干板： 这有助于演示者清楚地为与会者写下事物或想法，从而毫无疑问。
• PC /笔记本电脑： 它们与投影仪结合使用以显示幻灯片或文档。
• 其他与会者的信息打印输出： 这些内容包括与会者可能需要的议程和其他文书工作，以确保会议顺利进行。

1.7概述议程和会议文件应涵盖的要点

议程是在会议之前准备的，并发送给所有与会者。它是将提出以供讨论的主题列表。

议程需要包括：

• 会议目标的简要说明
• 要涵盖的主题列表
• 列出谁将解决每个主题以及持续多长时间的列表。
• 会议的时间，日期和地点以及与会人员都需要知道有关会议主题的知情讨论。

会议文件记录了

• 那些在场
• 会议开始和结束的时间
• 讨论的所有主题；不应遗漏任何东西。

1.8说明会议目的和特殊要求的目的，并向他们提供会议所需的信息

会议组织者必须确保满足所有与会者的需求。如果您被分配了一些特定的东西，请务必做好准备。如果要安排电话会议，请确保事先进行。可能会要求您带食物或饮料。

• 如果您只是参加会议，则应至少带两支笔和足够的纸做笔记。
• 如果您负责组织与会人员的饮食，请检查是否有与会人员有特殊饮食要求。
• 如果椅子或扬声器需要使用笔记本电脑和投影仪，请确保它们已经准备就绪。
• 如果与会者是肢体残疾并且需要特殊的进入安排，请确保会场中有适合该人的设施。
• 向会议地点查询会议的日期和时间，以及会议地点在整个时间内是否可用。
• 如果与会者需要地址和指示，请确保提前将详细信息通过电子邮件发送给他们。

向所有外部参与者简要介绍会议目的和个人任务。

1.9描述组织会议时需要考虑的健康，安全和保障要求

健康，安全和保障是召开会议时要考虑的最重要因素。

• 检查场地是否适合举办此类会议。
• 检查电线是否正确固定并且没有在地板上拖曳。
• 确保要使用的设备（例如笔记本电脑和OHP）工作正常，并已通过ICT测试，以避免安全问题。
• 确保不会遗留任何参加会议的机密文件，并将它们安全地带回。另外，请确保仅允许授权人员访问这些文档。

1.10说明在会议前向主席作简报的目的和好处

应该向会议主席简要介绍会议内容，以便他们知道会议的期望。一些主持人的日程安排很多，因此不能全神贯注于一个项目或领域。负责向主席简介的人员是负责使会议顺利进行的人员。

1.11解释欢迎和为与会者提供适当茶点的目的

欢迎与会者并为他们提供适当的茶歇的目的是使他们感到受欢迎和放松，并使他们有良好的心情进行专注和参与。适当的茶点还可以防止人们感到疲劳。

1.12描述会议期间可能需要提供的信息，建议和支持的类型

您可能会被要求提供的最明显的支持就是几分钟。可能会要求您提供议程和其他支持文件。其他类型的信息和支持可能包括IT资源，例如投影仪，笔记本电脑，甚至是食品和饮料。

1.13描述会议中可能发生的问题的类型以及解决方法

会议期间可能会出现各种问题。这些问题可能源于参加会议的人员或会议中使用的资源。

ICT问题

由于与软件冲突，用于会议的笔记本电脑或投影仪可能无法正常工作。在大多数情况下，问题在于没有连接到Intranet。只有拥有管理系统更改权限的人才能解决这些问题。如果没有，则必须寻求IT技术人员的建议。

参加者的问题

除此之外，会议可能会引起冲突。商务会议中的冲突类型可以包括：

• 专业差异： 由于意见分歧而产生。如果这些差异悬而未决，则会破坏工作关系。
• 权力斗争和人格问题： 当个人或群体彼此不喜欢时，就会出现这些问题。它们源于人们的个性，而不是工作冲突。

解决冲突

这些是可以用来解决冲突的方法和技巧。

冲突可能与以下内容有关：

• 关于工作负载的分歧
• 意见分歧
• 午餐休息，年假，假期等方面的分歧
• 关于不同工作方式的差异。

可以通过以下方式解决冲突：

• 必须进行面对面的讨论，让人们清楚地倾听。这些对于详细了解问题以及了解问题的严重性是必要的
• 可以更改或修改花名册以适应需要并解决任何冲突
• 当仅仅面对面的讨论不能解决冲突时，管理人员必须介入。
• 如果问题很严重，并且受影响的人希望对冲突进行申诉，则必须执行申诉程序。

1.14说明会议记录中应包括的内容，以及确保记录得到正确和批准的目的

会议记录应包括有关会议中做出的决定以及在一定时间内需要采取的行动的所有信息。记录决策后，所有参与人员可以使事情保持正轨，并提醒他们他们需要做什么。会议结束后出现的任何疑问或困惑都可以通过参考和记录来澄清。

会议记录必须简洁明了。会议记录者必须在会议之前做好准备，在会议期间要专心和警觉，并在会议之后写下会议记录。

会议之前

会议记录者不应该是会议的积极参与者，因为可能很难处理这两项任务。创建一个用于记录会议记录的模板，并确保留有一些空白来记录笔记。包括以下信息：

• 会议日期和时间
• 会议目的
• 会议负责人或主席的名字
• 分配的行动项目
• 做出决定
• 应采取的行动
• 任何其他问题
• 下次会议的日期

在会议之前，请从组织者那里收集尽可能多的信息。要求提供与会者列表以及有关会议目的的一些信息。

确定您要如何记录笔记。如果您不习惯依靠笔和记事本，请尝试使用录音机。

会议期间

当人们进入会议室时，请在您的与会者列表上取消其姓名，或者在人们进入会议室时写下姓名。如果有您不认识的新人，请主席或该人本人将他们介绍给团队。最好介绍一下所有在场的人，因为访客或某些与会者可能不知道会议的参加者。简介还可以帮助您在几分钟内记录下被分配执行任务的人员。

分钟记录者必须是一个非常细心的倾听者，不要将其注意力转移到其他任何东西上，以便准确地写下笔记。如果您不完全了解已做出的决定或已采取的行动，请询问会议负责人进行澄清。

会议结束后

会议结束后，仔细阅读便笺并添加所有遗漏的要点，然后在那儿澄清所有疑问，这样您就不会失去对会议讨论内容的跟踪。在会议之前创建的模板中键入笔记，这将使笔记更易于所有人阅读和使用。

写下笔记时：

• 对页面进行编号，以免日后混淆。
• 专注于行动项目，而不是讨论。
• 要客观。
• 如果您需要参考其他文档，请将它们附加在附录中或指出可以在何处找到它们。
• 完成会议记录的键入后，请会议主席检查文档是否有错误。

好的会议记录可以确保会议所做出的决定和采取的行动不会丢失或遗忘。它们还可以作为将来参考的记录，因此是组织平稳运行的重要文件。

1.15说明如何记录操作并在需要时进行跟进

然后必须在那里记录会议上讨论的任何动作。后续行动可能涉及个人或整个团队。因此，在下一次团队会议之前，如果后续行动与您或您的团队有关系，请确保已完成。如果它与外部团队的其他团队或人员有关，请通过电话或电子邮件追踪，以了解任务是否得到跟进。

1.16说明收集和评估会议参与者反馈的目的

反馈反映了团队中个人的绩效。团队中每个人的工作方式都不一样。从我们的角度来看，某些情况可能看起来正确，但我们也必须从观察者的角度看待事情。反馈使您有机会了解其他人对我们工作方式的看法。

反馈可以是正面，负面或中立的。

反馈可以通过多种方式传递，重要的是要注意尽可能多的反馈。反馈传达了人们对我们工作方式的看法以及如何改进它。并非所有反馈都一定是准确的。

收集和评估会议反馈的目的是：

1.因为组织为客户服务，所以客户服务对于组织的平稳运行非常重要。因此，我们必须听取反馈以改善客户服务。

2.获得反馈有助于您区分对与错。您还将了解什么是需要的或必不可少的，什么不是必需的，从而帮助您提高效率。

3.我们生活在具有不同文化和信仰的社区中。因此，收集反馈有助于您改善与多元化社区的合作。

4.我们与社区中具有不同性格，人际关系和性格的人一起工作。获得反馈有助于我们以适合社区中每个人的方式有效地工作。

5.反馈告诉您工作方式是否成功。它还将帮助您考虑提高性能的其他方法。

6.通过反馈，我们知道我们是否伤害了任何人，或者使任何人感到不舒服或不尊重任何人。我们可能会无意间这样做，因此反馈有助于我们识别这些错误。

7.反馈有助于我们专注于会议参与者的需求，而不是我们的需求。

使用参与者的反馈：

1.我们可以使用反馈信息更好地了解社区的需求。

2.我们可以用它来了解社区的变化。

3.我们可以使用它来改进程序本身。

4.反馈有助于建立一种组织文化，该文化包含并运用从他人那里获得的知识。

1.17描述如何同意学习点以改善未来会议的组织

记下您在会议中遇到的问题，并与经理讨论。因此，人们可以决定将来如何处理此类问题。

需要解决问题，因为它们会影响会议上的所有与会者和访客。如果不采取任何措施，未解决的问题可能对组织的平稳运行有害。