经理办公室电子邮件礼节

仅在极端紧急情况下，深夜从家里向员工发送电子邮件。在大多数情况下，您最好睡一会儿，第二天上班的时候就整理好邮件，这时您要头脑清醒。

哪个更好：电子邮件或面对面的交流？

管理人员通常依靠电子邮件将重要信息快速传达给员工。但是，如果不谨慎使用，当经理在与员工进行面对面对话时过于依赖电子邮件的弊大于利。请遵循以下简单技巧，以避免常见的电子邮件陷阱，这些陷阱会破坏您的权限并疏远您的员工。

7位常见的电子邮件错误经理

在大多数办公室中，当无法举行面对面会议时，电子邮件是办公室间通信的主要方法。也就是说，在某些情况下，在经理和下属之间使用电子邮件通信是不合适的。

如果您想保持与员工的良好关系，可以避免一些常见的电子邮件错误。

您是否躲在计算机后面以避免工作冲突？

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1.不要使用电子邮件来回避某人。

切勿使用电子邮件进行纪律处分，绩效评估或其他敏感问题。通过电子邮件交流坏消息会损害您作为领导者的信誉。您希望员工知道您可以依靠自己亲自面对棘手的问题。即使在您管教他们时，也要给您的雇员应有的尊重，并举行面对面的会议。

作为经理，如果您从下属收到令人困惑的电子邮件，而不是通过发送另一封电子邮件作为回应，则拿起电话或对讲机，并请您的下属亲自进行澄清。如果电子邮件消息未达到您的通信目标，作为管理员，您有责任停止循环电子邮件的周期并开始清晰地进行通信。

在向两个办公桌旁的同事发送电子邮件之前，请问问自己是否更适合面对面交谈。

2.不要低估电子邮件的永久性。

不要忘记，您在电子邮件中写的任何内容都将成为您的通信的永久记录，并带有日期和时间戳。您在电子邮件中写的任何内容都可以在法庭上用于错误的解雇诉讼。与传统的纸质备忘录相比，电子邮件更容易在办公室外进行查找，打印和/或转发。

如果您不高兴，请稍事休息并冷静下来，然后再发送电子邮件给工作人员。发送愤怒的电子邮件后，将无法将其取回，因此请谨慎选择您的单词。

3.不要在电子邮件中使用被动攻击性语言。

如果您觉得自己在最近的一次会议上对电子邮件，电话或讨论有强烈的反应，请静坐几分钟。然后确定写和发送电子邮件是否最合适。（当情绪激动时，通常不是这样。）

当您必须通过电子邮件回应困难的情况时，请注意使用的语气。像处理备忘录一样对待电子邮件通讯。不惜一切代价避免激怒，消极的攻击性语言和嘲讽，除非您想使员工严重士气低落，并在以后的工作中造成无法克服的沟通障碍。

为了避免在电子邮件中使用被动的攻击性语言并在发送邮件后提高接受能力，请尽可能在最开始的邮件中以最积极的方式清楚地陈述您的感受。有效率的经理人知道，积极加强与建设性批评同样重要。但是，如果这种积极的强化过于模糊，或掩埋在电子邮件的底部，您的员工可能不会“听到”它。

4.不要包括（CC）太多的人。

未经原始参与者的许可，请勿将其他人带入电子邮件对话。如果您正在与其他工作人员进行来回电子邮件对话，但在正在进行的线程中的某个地方，您认为可能需要其他人的参与，才可以对他们进行抄送，让之前与您交流的人知道您发送邮件。确保您解释为什么要邀请那个参加讨论的人，并且清楚您想说什么。例如，您可以编写以下内容：“我真的认为Jane可能能够帮助我们找到问题X的一些解决方案。她在XYZ部门工作了10年，我希望获得她的见解。我可以转发此电子邮件主题的副本，并询问她的 ABC吗？？

5.小心使用BCC。

应该使用密件抄送（BCC）功能来对组电子邮件中的其他人的电子邮件地址保密。不应将其用于在对方不知情的情况下秘密发送私人电子邮件对话给其他人。除非您有合理的理由（即，如果不发送BCC消息，某人的安全受到威胁）对发送消息的位置不透明，那么使用BCC功能就好像在一个人的工作背后轻声细语。这是不礼貌和不专业的。在某些情况下，将邮件转发或复制到意外收件人可能会使您陷入法律混乱。

6.不要忘记公平。

有效的经理人总是追求公平：如果您是一个关心以公平，善解人意但又坚定的态度与员工打交道的经理，您会发现电子邮件消息传递并不一定是联系员工的最佳途径。

Lee Iacocca对于将反馈提供给他人有以下建议：

当应用于通过电子邮件与员工进行交流时，这是适当且及时的建议。

7.注意您的语言。

如果您想成为有效的领导者和沟通者，请在给员工发送电子邮件时密切注意所使用的语言。有些短语可能会破坏您的信息并浪费读者的时间。这些短语在Inc.com上发布的便捷信息图中得到了体现：您永远都不应在电子邮件中包含的21个句子。

“我能问个问题吗？” 只是问这个问题。请勿在未获得许可的情况下提出询问。如果您使用的短语是“我可以问您一个问题吗？” 作为提出微妙话题的一种方式，这表明您的问题对于电子邮件来说过于个人化了。如果您必须提出个人问题，请当面询问；如果收件人可能有合理的顾虑，则不要通过电子邮件他们的回复可能会发生什么，它会通过电子邮件共享。
“这可能不适用于您吗？” 读者可能想知道为什么将它发送给我。
“那有意义吗？” 如果您不确定自己写给员工的电子邮件中的内容是否会被理解，则表明您需要重新编写电子邮件，直到您确定所讲的内容是清楚而直接的。